Software für den digitalen Rechnungseingang

edoc invoice unterstützt alle gängigen und gemäß GoBD zulässigen Rechnungsformate. Dazu zählen neben dem bisher am häufigsten verwendeten Format PDF auch TIF (G4) und die neuen E-Rechnungsformate wie beispielweise XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen, die noch klassisch in Papierform ins Haus kommen, können ebenfalls verarbeitet werden. Hierzu können die vorhandenen MFP-Scanner verwendet werden. Es ist keine spezielle Hardware erforderlich.

Wie die Daten einer Rechnung erfasst werden, hängt vom Format ab, in dem sie ankommt. Bei den klassischen PDF- oder TIF-Rechnungen, zu denen auch die Papierrechnungen zählen, erfolgt die inhaltliche Auswertung per KI-gestützter OCR-Texterkennung. Bei den E-Rechnungsformaten werden die mitgelieferten XML-Datensätze verarbeitet und interpretiert. Die Auswahl, welches der Verfahren angewendet wird, erfolgt automatisch. Es ist keine Interaktion durch die Anwender erforderlich.

edoc invoice verfügt über integrierte Monitoring- und Controlling-Funktionen. Dabei können prozessrelevante Daten beispielsweise über ein Dashboard eingesehen werden. Fälligkeiten und Skontofristen können über optische Kenntlichmachung im Sinne einer Ampel (rot, gelb, grün) dargestellt werden, sodass die Anwendenden schnell einen Überblick über den aktuellen Status der Rechnungsprozesse erhalten.

Die Archivierung der Rechnungen aus edoc invoice erfolgt entweder in das integrierte edoc documents oder in Content-Service-Plattformen (CSP) bzw. Dokumentenmanagementsysteme (DMS, ECM). Diese werden über entsprechende Schnittstellen angebunden. edoc invoice und die entsprechenden Prozesse sind in diesem Zusammenhang durch diverse Wirtschaftsprüfungssozietäten bereits im Rahmen von Verfahrensdokumentationen gemäß GoBD zertifiziert worden. 
edoc invoice erfüllt die Sicherheits- und Funktionsstandards der DSGVO und der GoBD. 

Ja, edoc invoice unterstützt die mehrsprachige Bedienung und internationale Rechnungen. Im Standard ist das deutsche sowie das englische Sprachpaket enthalten. Weitere Sprachpakete können bedarfsgerecht hinzugebucht werden.

Grundsätzlich ist die Rechnungsstellung in Papierform aktuell gemäß des Wachstumschancengesetzes in Deutschland noch zulässig und dies wird unter bestimmten Rahmenbedingungen bis 2028 noch der Fall sein. Die Digitalisierung (das Einscannen) der Papierrechnung muss in diesem Fall durch den Rechnungsempfänger selbst erfolgen. Dafür werden üblicherweise die vorhandenen MFP-Scanner genutzt, die die eingescannten Rechnungen im “Scan-to-Mail” Verfahren an edoc invoice schicken. Ab da an läuft die inhaltliche Auswertung (OCR) und der Prozessstart genauso ab, wie bei den digital empfangenen Rechnungen. Es müssen dafür keine separaten Verarbeitungswege eingerichtet werden. 

edoc invoice verfügt als digitale Prozessplattform über eine Vielzahl von Schnittstellen. So können beispielsweise diverse ERP- und FiBu-Systeme wie Microsoft Dynamics 365, SAP, DATEV, Infor COM, IGF, SHCware angebunden werden. Ebenso können verschiedene DMS-Systeme wie d.velop documents angebunden werden. Auch individuelle Schnittstellen für beispielsweise spezialisierte Branchenlösungen sind möglich.

Die Implementierung eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören insbesondere die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Beispielweise beeinflusst die Verfügbarkeit der kundenseitigen Ressourcen, z. B. die Beteilung der Fachabteilungen Finanzbuchhaltung und Einkauf, die Dauer der Implementierung maßgeblich. Durch die Standardisierung, die edoc invoice bietet, sind insbesondere die Anforderungen an die organisatorischen Rahmenbedingungen sehr überschaubar. Implementierungszeiten von ca. 3–4 Monaten sind dabei die Regel. Aufgrund der Standardisierung und vor dem Hintergrund, dass viele Kunden sich für eine cloudbasierte Lösung entscheiden, sind auch kürzere Implementierungszeiten möglich.

In unserem On-Demand Webinar „Erfolgreiches Projektmanagement in der Praxis“ erfahren Sie, wie wir bei einem Digitalisierungsprojekt vorgehen, alles über die einzelnen Phasen eines Projekts und das edoc Projektmodell – von der Anforderungsaufnahme bis zur Umsetzung.

Im Rahmen der Implementierung von edoc invoice bieten wir entsprechende Schulungspakete an. Diese richten sich insbesondere an die sogenannten “Keyuser”. Dabei handelt es sich um Anwendende, die jeweils in ihren Zuständigkeitsbereichen als Ansprechpersonen fungieren.

Darüber hinaus bieten wir administrative Schulungen an, sodass kundenseitige Ansprechpersonen / Administratoren in die Lage versetzt werden können, das System selbst zu administrieren. Für den Support steht im Rahmen der Software-Subscription ein edoc eigenes Supportteam zur Verfügung, das über eine Hotline und ein dediziertes Kundenportal erreichbar ist. Im Kundenportal werden auch weitere Informationen wie Beschreibungen, Bedienungsanleitungen, How-To Informationen und vieles mehr bereitgestellt.

Ja, für edoc invoice werden dedizierte Anwenderhandbücher im edoc Docs Center zur Verfügung gestellt. Diese sind immer auf einem aktuellen Stand.

Auch für die Administration wird ein Handbuch zur Verfügung gestellt. Es empfiehlt sich jedoch, vor eigenen Arbeiten am System, an der durch edoc angebotenen Administrationsschulung teilzunehmen. So erschließen sich die erforderlichen Tätigkeiten schneller und das Administrationshandbuch kann zielgerichtet genutzt werden.

Ja, für edoc invoice sowie für alle anderen edoc Softwareprodukte werden bei der Veröffentlichung neuer Softwareversionen die entsprechenden Release Notes im edoc Docs Center zur Verfügung gestellt. Diese können dort bequem eingesehen werden und sind damit immer verfügbar.