Software für den digitalen Rechnungseingang

Automatische Eingangs­rechnungs­verarbeitung mit edoc invoice

 

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Die Rechnungseingang Software edoc invoice

edoc invoice ist eine Rechnungsverarbeitungs-Software zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die vielfältigen Funktionen der Software-Lösung edoc invoice decken den gesamten Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ab und sind jederzeit ohne größeren Aufwand erweiterbar. Sie läuft wahlweise On-Premises, in der Cloud oder hybrid und integriert sich nahtlos in jedes ECM. 

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umfasst als renommierte Standardlösung folgende grundlegende Funktionen: 

  • Automatisierter Rechnungseingang 
  • Verarbeitung von E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, uvm.) 
  • Automatische Extraktion spezifischer Rechnungseigenschaften 
  • Sachliche Eingangsrechnungsprüfung unter Berücksichtigung von Wertgrenzen
  • Vorkontierung im Workflow
  • Genehmigung und Freigabe – mehrstufige Freigabe gem. kundenindividuellen Anforderungen 
  • Duplikatsprüfung, Hinzufügen von Zusatzdokumente etc. 
  • Automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellvorgängen
  • Automatischer Abgleich der Bestellmenge, Liefermenge und Rechnungsmenge und Preise dank 3-Way-Match
  • Buchungsübergabe an ein beliebiges FIBU-System 
  • Export an jedes beliebige ERP System 
  • Revisionssichere Archivierung
  • Dashboard mit statistischen Informationen wie Rechnungsanzahl, Rechnungsdurchlaufzeit etc.  

Diese grundlegenden Funktionen können je nach Bedarf konfiguriert und angepasst werden.  

Die Rechnungseingangsverarbeitung ist ein geschäftskritischer Prozess. Vertrauen Sie bei ihrer Automatisierung auf unsere Erfahrung und den Best-Practice-Ansatz unserer Softwarelösung edoc invoice. Und bauen Sie damit auf absolute Sicherheit für Rechnungserfassung, Compliance, Rechnungsprüfung und Steuer.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Automatisierter Rechnungseingang 

Überwachung und automatische Übernahme von Rechnungen per E-Mail oder Datei (ZUGFeRD, XML, XRechnungen, E-Rechnungen) über ein Funktionspostfach bzw. über eine Datenschnittstelle. Einfache Scan-Lösung für Papierrechnungen – auch über Multifunktionsgeräte –, die die Rechnung direkt in den Workflow weiterleitet. 

Automatisiertes Auslesen 

Automatische Extraktion spezifischer Rechnungseigenschaften und Stammdaten wie Analyse und Erkennung von Kreditor, Kopf- und Fußdaten sowie von Bestell- und Positionsdaten inklusive automatischer Validierung mit ERP-Daten. 

 

 

 

Posteingangsübersicht mit Anzeigen der Rechnung 

Die Darstellung des Posteingangs kann je nach Bedarf und Nutzen in Ihrem persönlichen Workplace eingestellt werden. So können Sie entweder die Dokumentvorschau aktivieren oder den Posteingang nach Empfangsdatum, Lieferantenname, Sachbearbeiter etc. gruppieren. Diese Ansicht kann als Profil abgespeichert werden, so dass die Übersicht immer entsprechend den gemachten Einstellungen angezeigt wird. Wenn Sie in der Posteingangsübersicht auf eine Rechnung klicken, wird Ihnen diese in einer Dokumentansicht als Vorschau angezeigt.  

Freigabeworkflow

Jede Rechnung wird geprüft und freigegeben bevor sie an ein Fibu- oder ERP-System weitergeleitet wird. In einem digitalen Prüfungs- und Freigabeworkflow wird die elektronische Rechnung den entsprechenden Personen oder Abteilungen zugewiesen. Entsprechend der kundenindividuellen Anforderungen sind auch mehrstufige Freigabeprozesse möglich. Freigaben können nach vordefinierten Regelwerken erfolgen oder manuell von einem Mitarbeiter.

 

Erleben Sie edoc invoice live!

Digitale Rechnungsverarbeitung – Vom Rechnungseingang bis zur Buchung unabhängig von Ihrem ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem

In unserem 30-minütigen On-Demand Webinar entdecken Sie die wichtigsten Funktionen von edoc invoice und lernen die Vorteile einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung kennen. Folgende Inhalte erwarten Sie im Webinar: 

  • Rechnungserfassung 
  • Extraktion spezifischer Rechnungseigenschaften 
  • Workflowbasierte Rechnungsprüfung 
  • Automatische Buchung im ERP-System 
  • Revisionssichere Archivierung 

Webinar zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Dashboard mit Power-Analyse

edoc invoice Dashboard Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Das Dashboard in edoc invoice ist ein umfassendes Rechnungscockpit mit umfangreichen Funktionen. Dazu gehören ein Eingangsrechnungsbuch out-of-the-box, die Überwachung von Skontofristen, Durchlaufzeiten und Rechnungsvolumen sowie die beliebige Erweiterbarkeit durch frei einstellbare persönliche Gruppierungs- und Pivot-Ansichten mit zahlreichen Aggregationsfunktionalitäten. Darüber hinaus können Sie praktische Funktionen wie den Ein-Klick-Export der jeweiligen Auswertung nach Excel/CSV oder den direkten Zugriff auf Echtzeitdaten eines ECM-Workflows (aktive sowie bereits abgeschlossene Rechnungen) nutzen.  
Ihr Vorteil: Sie benötigen keine eigene Workflow-Datenverwaltung mehr und sparen eine zusätzliche Datenschnittstelle, z. B. für einen externen Rechnungsmonitor. 

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Export an jedes beliebige ERP-System 

Über einsatzbereit integrierte Konnektoren verbindet sich Ihre digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit verschiedensten ERP-Systemen. edoc invoice bietet hier eine Exportschnittstelle zur Unterstützung aller ERP-Systeme zur Datenübernahme und -übergabe, sofern diese über einen Datenimport/-export oder eine Online-Datenbank-Schnittstelle verfügen. Ein Workflow-Protokoll wird automatisch erstellt und als Abschluss des Workflows inklusive einer detaillierten Auflistung aller verfügbaren Informationen in Ihrem ECM-System archiviert. Der Zugriff aus dem ERP-System auf die Workflow-Daten ist jederzeit möglich. 

Revisionssichere Archivierung mit der Rechnungseingang Software

Alle Dokumente werden über edoc invoice gemeinsam mit dem kompletten Workflow-Protokoll zu jeder Eingangsrechnung revisionssicher und rechtskonform in Ihrem ECM-System archiviert. Die Rechnungen sind bereits kurz nach dem Scan voll verschlagwortet und inklusive aller relevanten Zusatzinformationen wie Skontofälligkeiten, Beträge und aktuellem Workflow-Status optimal im ECM-System recherchierbar. Zusätzlich werden strukturierte ECM-Aktenpläne unterstützt. 

Schon nach dem ersten Workshop mit den Beratern von edoc hatten wir das Gefühl, dass unsere Anforderungen verstanden werden. In der Umsetzung unserer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auf der Basis von edoc invoice app wurden wir in dieser Einschätzung bestätigt.

 

Daniel Oswald, Projektleiter bei Stadler Rail AG

Stadler Rail AG entscheidet sich für edoc

Systemvoraussetzungen bei einer On-Premises Installation

Unsere Apps und Services stellen wir Ihnen in mehreren Docker-Containern mit Linux Kernel bereit. Das Zusammenspiel und der Betrieb dieser Container wird durch einen Single Node Kubernetes-Cluster sichergestellt. 

Betriebssystem und virtuelle Maschine 

­­Ubuntu Server Version 20.04 LTS (Long-Term-Support) mit aktuellem Servicepack. 

Virtueller Computer (Virtual Machine, VM). 

Empfohlene Speicherplatzkonfiguration und Anzahl von Prozessorkernen 

CPU: mindestens 4 Prozessorkerne. 

Arbeitsspeicher: mindestens 12 GB RAM. 

Festplattenspeicher: mindestens 150 GB. 

edoc invoice bietet vorgefertigte und standardisierte ERP-Integrationen für:

  • Microsoft Dynamics FO & BC 
  • Microsoft Dynamics NAV  
  • Microsoft Dynamics 365  
  • Infor COM 
  • jedes ERP-System außer SAP 

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – schnell, effizient, transparent

Lesen Sie hier, wie Sie mit digitaler Rechnungsverarbeitung Ihren Rechnungseingang um ein Vielfaches schneller, effizienter, transparenter und sicherer organisieren. Und erfahren Sie, wie ein Rechnungseingangsprozess funktioniert und die Integration einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen abläuft. 

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