Three-Way-Match

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Prüfkonzept für fehlerfreie Rechnungsverarbeitung

Der Three-Way-Match ist ein essenzielles Prüfkonzept im Einkaufsprozess von Unternehmen und bildet ein zentrales Element im Purchase-to-Pay-Prozess (P2P). Dieses Verfahren sorgt für Transparenz und Sicherheit, indem es drei wichtige Dokumente miteinander abgleicht: Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Durch die konsequente Anwendung des Three-Way-Match können Unternehmen Rechnungsbetrug vermeiden und Fehler in der Beschaffungskette frühzeitig erkennen.

Definition: Was bedeutet Three-Way-Match?

Der Three-Way-Match beschreibt ein strukturiertes Verfahren zur Überprüfung von Geschäftstransaktionen. Im Kern handelt es sich um einen systematischen Abgleich von drei wesentlichen Dokumenten im Einkaufsprozess:

1. Die Bestellung (Purchase Order) enthält die Bestellmenge und alle vereinbarten Konditionen
2. Der Lieferschein dokumentiert die tatsächliche Liefermenge beim Wareneingang
3. Die Rechnung (Invoice) zeigt die Rechnungsmenge und den zu zahlenden Betrag

Der Abgleich ist dann erfolgreich, wenn die Daten aller drei Dokumente übereinstimmen oder innerhalb definierter Toleranzen liegen. Nur wenn alle Daten korrekt sind, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Diese Methode dient als effektives Kontrollinstrument, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen ausschließlich für tatsächlich bestellte und erhaltene Waren oder Dienstleistungen bezahlt.

Wie funktioniert der Three-Way-Match-Prozess?

Der Prozess basiert auf drei klar definierten Prüfpunkten:

1. Prüfpunkt: Bestellung

Die Bestellung bildet den Ausgangspunkt und enthält die Bestellmenge sowie vereinbarte Preise. Häufig entsteht eine Bestellung aus einer Bedarfsanforderung (BANF). Diese Daten dienen als Referenz für den ersten Prüfschritt.

2. Prüfpunkt: Lieferung

Bei der Warenannahme wird die tatsächliche Liefermenge dokumentiert. Der Lieferschein bestätigt, was tatsächlich geliefert wurde. Anders als die Auftragsbestätigung, die nur eine Absichtserklärung darstellt, bietet der Lieferschein verlässliche Daten zur tatsächlichen Lieferung.

3. Prüfpunkt: Rechnung

Die Rechnung enthält die Rechnungsmenge und den zu zahlenden Betrag. Gemäß §14 des Umsatzsteuergesetzes müssen hier alle relevanten Informationen zu Mengen und Preisen angegeben sein (Pflichtangaben einer Rechnung). 

Der eigentliche Abgleich erfolgt, indem alle Informationen dieser drei Dokumente verglichen werden. Stimmen die Daten überein, gilt der Three-Way-Match als erfolgreich und der Zahlungsprozess kann eingeleitet werden.

Three-Way-Matching in der Praxis anwenden

In der Praxis sieht der Ablauf des Three-Way-Match-Verfahrens typischerweise so aus:

1. Ein Unternehmen erstellt eine Bestellung und sendet diese an den Lieferanten.
2. Der Lieferant liefert die Ware und stellt einen Lieferschein aus.
3. Der Lieferant erstellt die Rechnung auf Basis der Bestellung.
4. Das Unternehmen vergleicht die Daten aller drei Dokumente (Three-Match-Way) miteinander:
   • Entspricht die Rechnung der ursprünglichen Bestellung?
   • Stimmt die gelieferte Menge mit der Bestellung überein?
   • Decken sich die Angaben auf der Rechnung mit dem Lieferschein?
5. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.

Viele Unternehmen definieren dabei Toleranzen, um den Prozess auch bei geringfügigen Abweichungen nicht zu blockieren. Besonders bei Materiallieferungen mit schwankenden Preisen sind solche Spielräume sinnvoll.

Die Vorteile des Three-Way-Match

Der Three-Way-Match bietet zahlreiche Vorteile für die Rechnungsverarbeitung:

1. Frühzeitige Fehlererkennung: Abweichungen werden sofort erkannt, bevor Zahlungen erfolgen
2. Schutz vor Rechnungsbetrug: Durch den dreifachen Abgleich lassen sich unberechtigte oder manipulierte Rechnungen identifizieren
3. Kosten- und Zeitersparnis: Doppelzahlungen werden vermieden und Prozesse können automatisiert werden
4. Transparenz: Alle Transaktionen sind vollständig dokumentiert und nachvollziehbar
5. Compliance: Die systematische Prüfung unterstützt die Einhaltung interner Kontrollen und externer Vorschriften

Three-Way-Match vs. Two-Way-Match

Für einfachere Beschaffungsprozesse kann auch ein Two-Way-Match ausreichend sein. Hierbei werden nur die Bestellung und die Rechnung abgeglichen, der Lieferschein bleibt unberücksichtigt. Dies ist beispielsweise sinnvoll:

• Bei geringwertigen Bestellungen, wo der Aufwand eines vollen Three-Way-Match unverhältnismäßig wäre
• Bei regelmäßig wiederkehrenden Lieferungen vom gleichen Lieferanten
• Bei Dienstleistungen, bei denen kein physischer Lieferschein existiert

Für die meisten Geschäftstransaktionen bietet der vollständige Three-Way-Match jedoch die höhere Sicherheit und hat sich daher als Standard etabliert.

Digitalisierung des Three-Way-Match

Die manuelle Durchführung des Three-Way-Match ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Moderne Lösungen zur digitalen Rechnungsverarbeitung automatisieren den Prozess und bieten folgende Vorteile:

• Automatischer Abgleich der Daten aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung
• Regelbasierte Freigaben bei geringfügigen Abweichungen
• Integration in bestehende ERP-Systeme
• Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Transaktionen
• Schnellere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsverarbeitung

Durch die Digitalisierung des Three-Way-Match können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Datenqualität verbessern und Fehlerquoten reduzieren.

Die Grundlage solider Rechnungsprüfung

Der Three-Way-Match ist ein bewährtes Kontrollverfahren im Einkaufsprozess und bildet die Grundlage für eine zuverlässige Rechnungsprüfung. Durch den systematischen Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung können Unternehmen sicherstellen, dass nur berechtigte Zahlungen erfolgen und der gesamte Prozess transparent und nachvollziehbar bleibt. In Kombination mit modernen Lösungen zur digitalen Rechnungsprüfung kann der Three-Way-Match einen erheblichen Beitrag zur Effizienzsteigerung im Purchase-to-Pay-Prozess leisten.

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