E-Rechnung: Alle Informationen zur elektronischen Rechnung

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Ab 01.01.2025 muss jedes Unternehmen, das im B2B-Bereich tätig ist, empfangsbereit für E-Rechnungen sein. Trotz dieser klaren Frist herrscht immer noch Unsicherheit darüber, wie die Umstellung konkret zu bewältigen ist. Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht stellt für viele Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar.

Doch jetzt besteht konkreter Handlungsbedarf. Wer rechtzeitig zum Stichtag vorbereitet sein möchte, sollte die Umstellung auf die E-Rechnung schnellstens angehen. Starten Sie besser heute als morgen mit der Planung und Einführung, denn IT-Projekte brauchen neben ausreichender Vorlaufzeit auch eine entsprechende Zeit für die Umsetzung. Stellen Sie frühzeitig sicher, dass Ihre IT-Dienstleister entsprechende Ressourcen für Sie bereithalten, denn alle Unternehmen müssen dann im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können. Die Erfahrung zeigt, dass die Integration neuer Systeme und Prozesse viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt; neben der Implementierung der passenden Lösung müssen bestehende Prozesse angepasst und die Mitarbeitenden geschult werden.

In diesem Artikel möchten wir Sie umfassend über die elektronische Rechnung (international E-Invoice) informieren und Ihnen zeigen, wie Sie die Herausforderung E-Rechnung erfolgreich meistern können. Erfahren Sie alle relevanten Informationen rund um die E-Rechnung und welche Schritte jetzt notwendig sind, um die Implementierung der E-Rechnung reibungslos und fristgerecht umzusetzen.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung,

die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
deren Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

- E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) §2

Überblick über die Rahmenbedingungen der E-Rechnung

Die verpflichtende Empfangsbereitschaft von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Es gibt eine zweijährige Übergangsphase, in der Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen weiterhin zulässig bleiben.
Ab dem 01.01.2027 gilt die E-Rechnungspflicht dann auch verpflichtend für Ausgangsrechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Umsatz pro Jahr.
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B Geschäft Ausgangsrechnungen stets in Form von elektronischen Rechnungen stellen.
Ein Digital Reporting, also eine Meldepflicht von Rechnungsdaten an die Finanzbehörden, soll erst später eingeführt werden.
Das strukturierte elektronische Format muss der EU-Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (CEN-Norm EN 16931)
Das EDI-Verfahren darf weiterhin verwendet werden, sofern die Extraktion in EN16931-Format oder in ein damit kompatibles Format erfolgen kann.
Ein PDF-Dokument entspricht nicht den Kriterien einer elektronischen Rechnung.
Für folgende Ausnahmen besteht die E-Rechnungspflicht nicht:
- B2C Umsätze
- Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis maximal 250 EUR)
- Rechnungen für Fahrkarten
- Steuerfreie Umsätze ohne Recht zum Vorsteuerabzug (Versicherungsleistungen, Leistungen im Bankensektor, Kreditvergaben)

Beispiel einer strukturierten elektronischen Rechnung

Ziele und Vorteile von E-Rechnungen

Ziel der Umstellung auf E-Rechnungen ist eine vereinfachte Rechnungsstellung und die Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie grundsätzlich die Digitalisierung der Geschäftswelt. Zusätzlich ist sie der erste Schritt hin zur von der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission geplanten Einführung eines elektronischen Meldesystems. Dieses Meldesystem bzw. Digital Reporting, in das die Daten der E-Rechnungen einfließen sollen, wird aktuell für einen Zeitraum ab 2030 beziehungsweise 2032 diskutiert.

Für Unternehmen hat die Einführung der E-Rechnung viele praktische Vorteile gegenüber papierbasierten Rechnungen, denn sie ist weniger fehleranfällig, schneller und kostengünstiger:

Medienbruchfreie Verarbeitung

Die fehleranfällige, händische Übertragung von Rechnungsdaten entfällt, da diese automatisiert in das elektronische System übertragen werden. Der Bearbeitungsstatus einer jeden E-Rechnung ist auf einen Blick direkt transparent erkennbar. Alle Fachabteilungen können schnell auf die Rechnungen zugreifen. Sobald die E-Rechnungen verbucht und bezahlt sind, werden diese leichter und platzsparender archiviert.

Kürzere Durchlaufzeiten

E-Rechnungen können direkt weiterverarbeitet und an die entsprechenden Ansprechpartner weitergeleitet werden. Je nach Stand der Automatisierung im Unternehmen, können die E-Rechnungen automatisch zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

Weniger Papierverbrauch

Mit E-Rechnungen sparen Sie sich Papier, Druck- und Portokosten und schonen dadurch natürliche Ressourcen. Auch die Archivierungskosten werden minimiert, da Sie weniger Ordner und Lagerplatz benötigen.

Aufbau einer elektronischen Rechnung (Pflichtangaben)

E-Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, müssen aber, um rechtsgültig zu sein, dieselben Pflichtangaben enthalten wie alle Rechnungen. Dazu gehören gemäß den umsatzsteuerlichen Vorgaben (§ 14 Umsatzsteuergesetz) neben dem Namen und der Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers auch eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung haben wir im Blogartikel „Pflichtangaben einer Rechnung: Was müssen ordnungsgemäße Rechnungen enthalten?“ aufgeführt. Dort finden Sie weitere Informationen zu allen relevanten Rechnungsbestandteilen, insbesondere auch für E-Rechnungen.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung von E-Rechnungen

Damit E-Rechnungen empfangen, visualisiert, prozessiert und archiviert werden können, sollten Sie eine elektronische Rechnungsverarbeitung bzw. ein elektronisches Rechnungssystem nutzen. Das elektronische Rechnungsverfahren umfasst die folgenden fünf Schritte:

Rechnungseingang

Die E-Rechnung geht über verschiedene Eingangskanäle automatisiert im System ein, u. a. wird sie per E-Mail empfangen oder aus einem E-Rechnungsportal abgeholt. Unabhängig vom Eingangskanal müssen die Rechnungen in den zulässigen, gängigen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD bereitgestellt werden, um eine nahtlose Weiterverarbeitung zu gewährleisten.

Rechnungserkennung

Nach dem Eingang der E-Rechnung folgt die KI-basierte Rechnungserkennung und Datenextraktion. Relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferantendaten werden automatisch extrahiert und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt.

Rechnungsprüfung

Die E-Rechnung wird auf formelle und sachliche Kriterien geprüft. Bei der formellen Rechnungsprüfung werden alle Pflichtangaben und das Format der Rechnung überprüft. Bei der sachlichen Rechnungsprüfung überprüft die für die Bestellung zuständige Person oder Stelle, ob die Rechnungsdaten den Bestelldaten und Liefernachweisen entsprechen und ob richtig abgerechnet wurde.

Freigabe der Rechnung

Nach der erfolgreichen Prüfung der Rechnung wird sie zur Freigabe weitergeleitet. Dies kann durch definierte Freigabeworkflows geschehen, die sicherstellen, dass alle relevanten Stellen im Unternehmen die Rechnung genehmigen, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird.

Revisionssichere Archivierung

Als Letztes werden die E-Rechnungen revisionssicher und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend archiviert. Die Rechnungen werden über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinweg sicher und nachvollziehbar gespeichert, sodass sie jederzeit für Prüfungen zugänglich sind.

Zulässige Rechnungsformate einer E-Rechnung

Für die elektronische Rechnungsverarbeitung sind folgende standardisierte Formate zulässig, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen gewährleisten:

XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Es basiert auf dem XML-Format und erfüllt die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung. Die XRechnung in den Syntaxen CEE & UBL enthält alle notwendigen Informationen in maschinenlesbarer Form und ermöglicht eine effiziente, automatisierte Verarbeitung.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein für das menschliche Auge lesbares PDF-Dokument kombiniert. Es ist flexibel im B2B-Bereich einsetzbar und hat eine breite Akzeptanz im deutschen Mittelstand.

EDIFACT ist ein international standardisiertes Format für den elektronischen Datenaustausch. Es ermöglicht den Austausch von strukturierten Geschäfts- und Verwaltungsdaten. Das EDI-Verfahren wird weiter als zulässiges Verfahren in Deutschland anerkannt, solange die im Rahmen des Verfahrens verwendeten Rechnungsformate die Extraktion in den CEN Standard EN16931 oder in ein mit diesem interoperablen Format ermöglichen.

Elektronische Rechnungen per E-Mail zulässig?

Ja, elektronische Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, sind zulässig, sofern sie bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Unter anderem muss eine per E-Mail versandte E-Rechnung ein strukturiertes Datenformat (XML-Format) enthalten, um entsprechend der E-Rechnungspflicht als elektronische Rechnung zu gelten.

Das sollten Unternehmen jetzt tun

Starten Sie besser heute als morgen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Strukturen in Ihrem Unternehmen. Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Ihnen erste Anhaltspunkte für einen genauen Überblick geben:

Wo gibt es rechnungsrelevante Prozesse?
Welche Abteilungen sind betroffen?
Welche Rechnungsarten gibt es?
Welche Systeme und Software verwenden Sie für Ihre digitalen Geschäftsprozesse und Ihre Rechnungsverarbeitung?
Können diese Systeme um E-Rechnungen erweitert werden?

Definieren Sie dann Ihre Anforderungen und Ziele. Bestimmen Sie, welche Ziele mit der Einführung der E-Rechnung erreicht werden sollen und welche technischen und funktionalen Anforderungen die Rechnungslösung erfüllen muss. Basierend auf den zuvor definierten Anforderungen können Sie eine geeignete Software auswählen oder eine Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur planen. Stellen Sie sicher, dass die digitale Lösung nahtlos in Ihre vorhandenen ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden kann. Diese Punkte können Sie direkt mit dem Softwareanbieter oder IT-Dienstleister abklären.

Elektronische Rechnungen in Ihrer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet eine hervorragende Grundlage, um den Übergang zur E-Rechnung nahtlos zu gestalten. Wenn Sie bereits edoc invoice oder eine andere Eingangsrechnungslösung von edoc, xSuite Invoice für SAP, o. ä. im Einsatz haben, sind Sie schon bestens vorbereitet, um diese Lösung um die Verarbeitung von E-Rechnungen zu erweitern. So müssen Sie keine komplett neue Software einführen, sondern können die bestehenden Prozesse mit den zusätzlichen Funktionen nutzen.

Die E-Rechnungsmodule unterstützen die gängigen E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. E-Rechnungen werden automatisch erkannt, validiert und die relevanten Daten extrahiert. Dann werden sie automatisch in den Eingangsrechnungsverarbeitungsprozess übergeben, können regulär bearbeitet und in der Software geprüft sowie freigegeben werden. Damit auch die Anwender/-innen die E-Rechnungen lesen und überprüfen können, wird für jede E-Rechnung ein PDF-Abbild erstellt und in der Dokumentenansicht angezeigt. Nach der Bearbeitung der Rechnungen werden diese gemäß den GoBD-Richtlinien archiviert.

Haben Sie noch Fragen zur Verarbeitung von E-Rechnungen oder brauchen Sie konkrete Informationen zur Erweiterung auf E-Rechnung? Wir beantworten Ihnen gerne alle Fragen! Nehmen Sie am besten direkt Kontakt mit uns auf.