Purchase-to-Pay Prozess – P2P
- Ganzheitliche, abteilungsübergreifende Prozessabdeckung von der Beschaffung bis zur Bezahlung
- Kürzere Bearbeitungszeiten
- Echtzeit-Status für jeden Beschaffungsprozess
Was ist der Purchase-to-Pay Prozess?
Als Purchase-to-Pay (P2P) oder auch Procure-to-Pay wird ein interner Geschäftsprozess bezeichnet, der alle Abläufe von der Beschaffung bis hin zur Bezahlung von Rechnungen abdeckt. Es ist also der gesamte Beschaffungsprozess vom Einkauf von Waren und Dienstleistungen bis zur Zahlung und Nachverfolgung der Bestellung. P2P ist jedoch kein einzelner Prozess, sondern setzt sich aus verschiedenen Einzelvorgängen zusammen, die in unterschiedlichen Bereichen oder Abteilungen eines Unternehmens stattfinden.
Diese einzelnen Prozessschritte werden mithilfe von Purchase-to-Pay Software gebündelt und übersichtlich zusammengefügt, so dass ein komplett miteinander verbundener Beschaffungsprozess entsteht. Ziel eines integrierten digitalen Purchase-to-Pay Prozesses ist es, die Beschaffungs- und Zahlungsaktivitäten effizient zu verwalten und einen reibungslosen Austausch von Daten zwischen Abteilungen zu gewährleisten. Zusätzlich sollen Kosten und Fehlerpotenziale minimiert werden, die bei der manuellen Bearbeitung entstehen.
Welche Vorteile bietet der digitale P2P-Prozess
Mit der Digitalisierung des Procure to Pay Prozesses generieren Sie spürbaren Mehrwert!
 | 60-80 % weniger Kosten im Vergleich zu papiergebundenen Prozessen. Sie können 11,20 € pro Rechnung sparen! |
| 3x schneller als ein manueller Prozess. Digital dauert die Bearbeitung im Durchschnitt nur 2 Minuten! |
 | 103.893 DIN-A4-Blätter/Jahr können in einem 30-köpfigen Unternehmen mit digitalen Prozessen eingespart werden! |
Definition und Prozessschritte des Purchase-to-Pay Prozesses
Der Purchase-to-Pay (P2P) Prozess umfasst die einzelnen Vorgänge von der Bestellung von Waren oder Dienstleistungen bis zur Bezahlung der entsprechenden Rechnungen. P2P lässt sich grob in zwei Bereiche unterteilen: den beschaffungsbezogenen Prozess (Purchase) und den zahlungsbezogenen Prozess (Pay). Und so laufen die Prozesse grundlegend ab:
Beschaffungsbezogener Prozess (Purchase)
- Bedarfsidentifikation: Ein Bedarf an Waren oder Dienstleistungen innerhalb des Unternehmens wird identifiziert. Dies kann aufgrund von Verbrauch, Produktionsanforderungen oder anderen geschäftlichen Erfordernissen geschehen.
- Bedarfsanforderung: Nachdem der Bedarf identifiziert wurde, reicht der entsprechende Abteilungsleiter oder Mitarbeiter eine Anforderung ein. Diese Anforderung enthält Details wie die benötigte Menge, Spezifikationen und gegebenenfalls Lieferfristen.
- Genehmigung: Die Anforderung durchläuft in der Regel einen Genehmigungsprozess, bei dem die relevanten Parteien die Anfrage prüfen und genehmigen oder ablehnen. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Ausgaben im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und dem Budget stehen.
- Bestellung: Die Bestellung wird bei dem entsprechenden Lieferanten platziert.
- Auftragsbestätigung: Der Lieferant schickt eine Auftragsbestätigung zurück an das Unternehmen, mit der er den Auftrag annimmt und die Bestellung bestätigt. In der Auftragsbestätigung sind die Konditionen, Preise und Lieferzeiten enthalten.
- Lieferung: Die Waren werden geliefert oder die Dienstleistungen ausgeführt. Dieser Schritt beinhaltet den Transport der Produkte zum Standort des Unternehmens.
- Wareneingangsprüfung: Beim Empfang der gelieferten Waren überprüft das Unternehmen die gelieferten Artikel auf Übereinstimmung mit der Bestellung. Diese Prüfung umfasst die Qualität, Menge und Einhaltung der Spezifikationen.
Zahlungsbezogener Prozess (Pay):
- Rechnungserstellung: Der Lieferant stellt dem Unternehmen eine Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen aus. Diese Rechnung sollte mit den vereinbarten Konditionen und Preisen übereinstimmen.
- Rechnungsprüfung und -genehmigung: Die eingehenden Rechnungen werden von der entsprechenden Abteilung geprüft und genehmigt. Dabei wird überprüft, ob die Rechnung korrekt ist und die Angaben mit den vereinbarten Konditionen übereinstimmen.
- Zahlungsfreigabe: Sobald die Rechnung genehmigt wurde, wird sie zur Zahlung freigegeben. Dies kann den Versand von Zahlungsanweisungen an die Finanzabteilung umfassen.
- Zahlung: Schließlich erfolgt die Zahlung an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.
- Buchhaltung und Nachverfolgung: Alle Transaktionen im Purchase-to-Pay Prozess werden in der Buchhaltung erfasst und nachverfolgt, um eine genaue Aufzeichnung der Ausgaben des Unternehmens zu gewährleisten.
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Modernste Standard P2P-Lösungen
Digitalisierter Beschaffungsprozess mit voller Transparenz
Starten Sie mit dem Beschaffungsantrag in Zukunft direkt digital in den P2P-Prozess. Über eine moderne Weboberfläche kann die Bedarfsmeldung erfasst und zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet werden. Von dort gelangt sie über das ERP-System direkt an den Einkauf zur Bestellung. Dank der digitalen P2P-Lösung behalten Sie den gesamten Beschaffungsprozess transparent im Blick und wissen jederzeit, wo und in welchem Status sich jeder einzelne Beschaffungsantrag befindet. Und jeder Antrag bzw. das dazugehörige Workflowprotokoll kann der ERP-Bestellung, dem Lieferschein und/oder den späteren Eingangsrechnungen, die automatisiert über edoc invoice verarbeitet werden, problemlos zugeordnet werden.
Voll automatisierte Auftragsbestätigung aus jeder Quelle
Flexible Erfassungslösungen lesen automatisch alle eingehenden Auftragsbestätigungen unabhängig von Form und Format ein und überführen sie in den weiteren automatisierten Prozess. Die erfassten Daten sowie das digitalisierte Dokument werden Ihnen in der Software angezeigt. Dadurch stehen Ihnen alle Daten direkt zur Verfügung und müssen nicht erst mühsam manuell abgetippt werden. Neben der hohen Zeitersparnis wird gleichzeitig ein Aufwand mit hohem Fehlerpotenzial behoben.
Das Ergebnis: Zufriedene Mitarbeitende, die sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können – und eine deutlich gesteigerte Performance in den Prozessen!
Zu digitalen Auftragsbestätigungen
Deutlich schnellere Eingangsrechnungsverarbeitung
Passend zu Ihrem ERP- oder Finanzbuchhaltungs-System bietet edoc fertige Software-Lösungen, die alle wichtigen Standardaufgaben des Rechnungsworkflows für Sie übernehmen. Dabei werden ganze Arbeitsschritte, die heute manuell und fehleranfällig ablaufen, automatisiert und damit der gesamte Prozess vereinfacht und beschleunigt.
Alle Eingangsrechnungen – per Post, per E-Mail, per E-Mail im ZUGFeRD Format, als XRechnung oder über ein Rechnungsportal – werden über leistungsstarke Belegleser (OCR) problemlos und sicher automatisiert abgeholt und zur weiteren Bearbeitung in den digitalen Prozess überführt. So kann sich Ihre Buchhaltung vollkommen auf die fachliche Validierung der erkannten Daten fokussieren, bevor sie die Rechnungen zur Prüfung und Freigabe weiter in den Workflow leitet.
Dabei sorgen ausgefeilte Benutzeroberflächen für einen hohen Bedienkomfort und liefern die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Stelle. Das spart Zeit, schafft Transparenz und beschleunigt Ihre geschäftskritischen Prozesse um ein Vielfaches!
Zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Ein großer Vorteil von edoc-Lösungen für Ihre P2P-Prozesse ist ihre große Flexibilität. Dadurch können Sie Ihre gewählte Strategie mit unterschiedlichen ECM-Systemen völlig frei verfolgen. Am liebsten in der Cloud mit d.velop documents oder Microsoft 365. Genauso stabil und leistungsstark aber auch im hybriden Einsatz oder On-Premises und mit jedem anderen System.
So wird Ihre Purchase-to-Pay Strategie zum digitalen Erfolg
Sie möchten Ihre analogen Prozesse digitalisieren oder haben schon einzelne Abläufe digitalisiert und planen nun die Zusammenführung der einzelnen Vorgänge in einem komplett integrierten Purchase-to-Pay Prozess?
Im ersten Schritt sollten Sie eine umfassende Analyse Ihres bisherigen P2P-Prozesses durchführen, um festzustellen, welche Abteilungen und Mitarbeiter involviert sind und welche Probleme regelmäßig auftreten. Überprüfen Sie sowohl Ihren bisherigen Beschaffungsprozess als auch Ihre Buchhaltungsprozesse grundlegend und identifizieren Sie ineffiziente Abläufe. In welchen Bereichen ist die Belastung besonders groß und der Arbeitsaufwand am höchsten. Analysieren Sie auch die Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und den Lieferanten - von der Bestellung bis zur Auftragsbestätigung sowie die internen Prüf- und Freigabeprozesse.
Eine eingehende Analyse bildet die Grundlage für die erfolgreiche Digitalisierung Ihres Purchase-to-Pay Prozesses. Entscheiden Sie sich dann für eine Softwarelösung, die zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt. Berücksichtigen Sie dabei Funktionen wie Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und Compliance mit branchenüblichen Standards. Durch die Implementierung digitaler Lösungen können Sie die Effizienz steigern, Kosten senken, Prozesstransparenz verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens stärken.
Kontaktieren Sie uns, wir unterstützen Sie bei Ihrer P2P Strategie
Die Software hinter den Prozessen
edoc procurement
Mit edoc procurement wird der gesamte Prozess von der initialen Bedarfsanforderung bis zur Übergabe an Ihr Bestell- oder ERP-System transparent abgebildet. Ideal für die effiziente Bedarfsmeldung und Bestellung von Waren und Dienstleistungen, die zum indirekten Einkauf gehören. Das Herzstück ist das flexible Workflow-Management, mit dem sich auch unternehmensspezifische Workflows im Handumdrehen erstellen lassen.
edoc order confirmation
edoc order confirmation verwaltet Ihre eingehenden Auftragsbestätigungen digital. Eingehende Auftragsbestätigungen werden automatisch erfasst, die Kopf- und Positionsdaten mit der Bestellung abgeglichen und fehlerhafte Positionen direkt erkannt. So können Sie bei von der Bestellung abweichenden Auftragsbestätigungen schnell reagieren.
edoc invoice
Verwalten Sie Ihre Eingangsrechnungen digital, unabhängig davon, ob es sich um Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug handelt. In der Standardsoftware edoc invoice steckt die geballte edoc-Erfahrung aus vielen erfolgreich umgesetzten Workflow-Projekten in diesem Bereich. Sichern Sie sich mit edoc invoice eine technologische Plattform auf dem aktuellsten Stand mit modernsten Entwicklungs- und Steuerungstechnologien und optimierter Performance. In der Cloud, On-Premises oder hybrid.
Häufig gestellte Fragen zum P2P-Prozess
Die Lieferantendaten und Stammdaten können aus Ihren ERP-Systemen importiert und in edoc procurement integriert werden.
Ja, eine Bedarfsmeldung kann auch mit Daten aus Rahmenverträgen, Katalogen oder Preislisten gefüllt werden, sodass diese nicht manuell hinzugefügt werden müssen.
Wie die Daten einer Rechnung erfasst werden, hängt vom Format ab, in dem sie ankommt. Bei den klassischen PDF- oder TIF-Rechnungen, zu denen auch die Papierrechnungen zählen, erfolgt die inhaltliche Auswertung per KI-gestützter OCR-Texterkennung. Bei den E-Rechnungsformaten werden die mitgelieferten XML-Datensätze verarbeitet und interpretiert. Die Auswahl, welches der Verfahren angewendet wird, erfolgt automatisch. Es ist keine Interaktion durch die Anwender erforderlich.
Durch unsere Software edoc invoice verfügen Sie über integrierte Monitoring- und Controlling-Funktionen. Dabei können prozessrelevante Daten beispielsweise über ein Dashboard eingesehen werden. Fälligkeiten und Skontofristen können über optische Kenntlichmachung im Sinne einer Ampel (rot, gelb, grün) dargestellt werden, sodass die Anwendenden schnell einen Überblick über den aktuellen Status der Rechnungsprozesse erhalten.
Unsere Software edoc invoice unterstützt alle gängigen und gemäß GoBD zulässigen Rechnungsformate. Dazu zählen neben dem bisher am häufigsten verwendeten Format PDF auch TIF (G4) und die neuen E-Rechnungsformate wie beispielweise XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen, die noch klassisch in Papierform ins Haus kommen, können ebenfalls verarbeitet werden. Hierzu können die vorhandenen MFP-Scanner verwendet werden. Es ist keine spezielle Hardware erforderlich.
Sie können jede Art von Auftragsbestätigungen importieren wie z. B. PDF oder Papier.
Die edoc Lösungen verfügen über eine Vielzahl von Schnittstellen. So können beispielsweise diverse ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365, SAP, Infor COM, SHCware angebunden werden.
Ebenso können verschiedene DMS- bzw. ECM-Systeme wie d.velop documents angebunden werden. Die Dokumente wie z. B. ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung oder andere Dokumente werden dann automatisiert in Ihrem Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Auch individuelle Schnittstellen für beispielsweise spezialisierte Branchenlösungen sind möglich.
Die in edoc procurement erzeugten Daten für die Bestellung können automatisiert über Schnittstellen für Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung (z. B. in edoc invoice) bereitgestellt werden.
Die Workflows können individuell an Ihren Bedarfs- und Bestellprozessen ausgelegt werden. Sie definieren, welche Bedarfstypen in Ihrem Unternehmen existieren und können anhand dieser festlegen, welche Workflowschritte aktiviert bzw. deaktiviert werden sollen. Im Freigabeworkflow haben Sie zusätzlich weitere Konfigurationsmöglichkeiten und können eine 8-stufige Freigabe auf Positionsebene erstellen.
edoc procurement reglementiert die Gruppe für entsprechende Workflowschritte, sodass sensible Daten entsprechende Berechtigungen benötigen.
Sie wollen Ihre Beschaffungsprozesse digitalisieren? Sprechen Sie uns an!