17. Dezember 2024 | Finanzbuchhaltung
E-Rechnung für Microsoft Dynamics: Business Central & NAV
Inhalte:
Wann kommt die E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht tritt nach und nach in immer mehr Ländern in Europa und weltweit in Kraft, unter anderem auch in Deutschland am 01.01.2025. Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die E-Invoicing-Regularien betreffen dann alle Unternehmen im Bereich der B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Die Einführung dieser Pflicht soll Prozesse automatisieren, den Verwaltungsaufwand senken und zur Bekämpfung von Steuerbetrug beitragen. Sie ist ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung der Rechnungsprozesse und zur Bekämpfung von Steuerbetrug, da E-Rechnungen die Fehleranfälligkeit menschlicher Eingaben minimieren und eine automatische Prüfung von Daten ermöglichen.
Was ändert sich für Systeme wie Microsoft Dynamics Business Central und NAV?
Erstmal ist die Pflicht zur E-Rechnung für alle Systeme gleich. Unabhängig davon, welches ERP-System Sie nutzen, müssen Sie im B2B-Bereich bereit sein E-Rechnungen zu empfangen. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen, die ein Microsoft Dynamics ERP nutzen, ihre Systeme entsprechend anpassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Im Standard bietet zum Beispiel die aktuelle Version von Business Central derzeit nur eingeschränkte Funktionen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen. Das Microsoft Dynamics ERP-System unterstützt zwar die Erstellung von Ausgangsrechnungen, bietet aber nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Verarbeitung verschiedener E-Rechnungsformate. Dies stellt Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Prozesse um die elektronische Rechnungsstellung zu erweitern, damit sie den neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Für Microsoft Dynamics ERP-Systeme wie Business Central oder NAV bedeutet dies, dass neben den bereits vorhandenen Funktionen für die Rechnungsstellung auch zusätzliche Anpassungen erforderlich sind, um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen im richtigen Format zu gewährleisten. Um E-Rechnungen korrekt zu empfangen, zu validieren und in den internen Systemen weiterzuverarbeiten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass Business Central mit den verschiedenen E-Rechnungsformaten wie XRechnung, ZUGFeRD oder UBL kompatibel ist. Es ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht eindeutig geklärt, ob die deutschen Anforderungen und alle zulässigen Rechnungsformate komplett im Standard abgebildet werden können. Zudem bietet Microsoft nur eine teilweise Lösung zur E-Rechnung für die aktuellen Versionen der Business Central SaaS Lösungen an. Ältere Versionen von Business Central und NAV werden hier nicht mehr unterstützt und On-Premises Kunden müssten je nach installierter NAV/BC Version ein Update auf die neuste Version durchführen. Ohne eine zusätzliche Lösung oder Erweiterung können Nutzer in der praktischen Umsetzung auf Schwierigkeiten stoßen.
Eine Integration spezialisierter Drittanbieterlösungen bietet hier eine sinnvolle Möglichkeit, die E-Rechnungspflicht nahtlos und effizient umzusetzen. Diese Lösungen stellen sicher, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst, automatisch validiert und ohne Medienbrüche im Business Central oder NAV weiterverarbeitet werden können. So können Unternehmen die E-Rechnungsvorgaben einfach in ihre bestehenden ERP-Prozesse integrieren, ohne auf aufwendige manuelle Anpassungen angewiesen zu sein.
Wie kann die Invoice-Lösung von edoc Sie unterstützen?
Insbesondere bei der Bearbeitung und Übermittlung von Rechnungen im richtigen Format und der Integration von unterschiedlichen E-Rechnungsformaten stößt das Standard-ERP-System schnell an seine Grenzen. Die Lösung von edoc bietet hier eine vollumfängliche Integration, die es ermöglicht, alle zulässigen E-Rechnungsformate automatisch zu verarbeiten, unabhängig davon, welches Format empfangen wird. So können sämtliche Formate für E-Rechnungen mit nur einer Lösung korrekt und gesetzeskonform verarbeitet werden.
edoc unterstützt Sie mit Lösungen, die eine tiefgehende Integration in unterschiedliche Microsoft Dynamics-Versionen ermöglichen, einschließlich Business Central (BC), NAV und Finance and Operations (FO). Durch diese Integration wird der gesamte Eingangsrechnungsprozess effizienter gestaltet, da die Buchungsdatensätze direkt in das Microsoft Dynamics System übergeben werden. Jede (E-)Rechnung wird sorgfältig in edoc invoice analysiert, automatisch an den Workflow zur Eingangsrechnungsverarbeitung übergeben und in einem Prüfungs- und Freigabeworkflow genehmigt. Dadurch können auch Mitarbeitende oder externe Stellen, die nicht mit Business Central arbeiten, am Prüfprozess teilnehmen. Sobald der Freigabe-Workflow abgeschlossen ist, erfolgt eine vollautomatische und nahtlose Übertragung an Microsoft Dynamics 365 BC/NAV. Die Buchung von Eingangsrechnungen erfolgt dann direkt im Microsoft Dynamics über das ERP-integrierte Modul edoc invoice cockpit. Dabei werden die Standardfunktionalitäten und Einstellungen von Microsoft Dynamics 365 berücksichtigt. Die gebuchten edoc Eingangsrechnungen werden übersichtlich im edoc Modul im Microsoft Dynamics ERP angezeigt.
Ein weiterer Vorteil der edoc-Lösung ist die Flexibilität: Unternehmen können die Lösung an ihre individuellen Anforderungen anpassen und erhalten eine skalierbare Lösung, die sowohl in der Cloud als auch On-Premise betrieben werden kann.
Welche Schritte müssen nun unternommen werden?
Die Einführung von E-Rechnungen erfordert eine sorgfältige Planung. Unternehmen, die Microsoft Dynamics Business Central, NAV oder Finance & Operations nutzen, können folgende Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass sie den neuen Anforderungen gerecht werden:
Sehen Sie sich Ihre bestehenden Rechnungsprozesse an: Wie werden Rechnungen derzeit empfangen, verarbeitet und gebucht? Ermitteln Sie ob und in welchem Umfang die aktuellen Prozesse die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen. Berücksichtigen Sie hierbei auch bestehende Workflows für Eingangsrechnungen sowie den Umgang mit verschiedenen Rechnungsformaten.
Microsoft Dynamics Business Central bietet im Standard nur eingeschränkte Funktionen für E-Rechnungen. Überlegen Sie daher, ob Sie eine Drittanbieter-Lösung wie edoc integrieren sollten. Die Integration von edoc in Business Central, NAV und Finance and Operations ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung der Rechnungen und Rechnungsdaten, sodass diese direkt im ERP-System verbucht werden können.
Alle Mitarbeitenden, die an der Rechnungsverarbeitung beteiligt sind, sollten mit den neuen Prozessen und Technologien vertraut gemacht werden. Schulungen sollten insbesondere auf die Nutzung der neuen Softwarelösung und die korrekte Handhabung von E-Rechnungen im ERP-System ausgerichtet sein. Dies stellt sicher, dass der gesamte Prozess effizient und fehlerfrei abläuft.
Vor der vollständigen Implementierung sollte eine Testphase durchgeführt werden, in der die neue E-Rechnungslösung unter realen Bedingungen getestet wird. Überprüfen Sie ob die Rechnungen korrekt empfangen und verarbeitet werden. Testen Sie auch die Prüfungs- und Freigabeworkflows. Nach erfolgreichem Test kann die Lösung für alle relevanten Geschäftsbereiche ausgerollt werden. Der Rollout sollte schrittweise erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Systeme reibungslos miteinander kommunizieren und keine Fehler auftreten.
Überwachen Sie den E-Rechnungsprozess kontinuierlich. Dies umfasst die regelmäßige Aktualisierung der Softwarelösung, um sicherzustellen, dass sie mit den neuesten rechtlichen und technischen Anforderungen kompatibel bleibt.
E-Invoicing Readiness Check – 11 wichtige Fragen
Ab 2025 ist das Empfangen von elektronischen Rechnungen für alle Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtend. In diesem Blogartikel haben wir nochmal kurz die Eckpunkte und Übergangsfristen für Sie zusammengefasst und Ihnen eine Checkliste mit 11 Fragen zusammengestellt, mit der Sie überprüfen können, ob Ihr Unternehmen wirklich bereit für den Empfang von E-Rechnungen ist. Nutzen Sie gerne diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie gut vorbereitet sind und keine wichtigen Details übersehen haben!
Welche Formate für E-Rechnungen gibt es?
Die E-Rechnungspflicht erfordert die Nutzung standardisierter Formate, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung ermöglichen. Es gibt verschiedene Formate für die elektronische Rechnungsstellung, die je nach Land, Branche und Anwendungsfall eingesetzt werden. Die gängigsten Formate, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen:
XRechnung
XRechnung ist ein in Deutschland zulässiges Standardformat für E-Rechnungen. Es basiert auf dem XML-Format und wird vor allem für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verpflichtend verlangt. XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ermöglicht eine strukturierte, maschinenlesbare Übermittlung von Rechnungsdaten, was eine automatisierte Bearbeitung und Prüfung der Rechnungen erleichtert.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein weiteres standardisiertes, hybrides Format, das für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland weit verbreitet ist. Es kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem PDF-Dokument. Es ermöglicht eine maschinenlesbare Verarbeitung der Daten und gleichzeitig eine für den Menschen lesbare Darstellung im PDF-Format. ZUGFeRD eignet sich für B2B-Rechnungen und ist besonders für die Integration in bestehende ERP-Systeme geeignet.
UBL (Universal Business Language)
UBL ist ein internationaler Standard für die elektronische Rechnungsstellung und wird weltweit eingesetzt. Das UBL-Format basiert auf XML und ist besonders in internationalen Geschäftsbeziehungen von Bedeutung, da es als universelles Format in verschiedenen Ländern und Branchen verwendet wird. Es bietet eine hohe Interoperabilität und eignet sich für die Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen weltweit.
Factur-X
Factur-X ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das sowohl strukturierte (XML) als auch unstrukturierte (PDF) Daten kombiniert. Dieses Format wird vor allem in Frankreich und anderen europäischen Ländern verwendet. Das Factur-X-Format ermöglicht es, eine vollständige, maschinenlesbare Rechnung zu erzeugen, die zusätzlich als PDF für den Menschen lesbar ist.
Wir sind persönlich für Sie da!
Martin Weller
Solution Evangelist
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