XRechnung

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XRechnung: Grundlagen, Entwicklung & Aufbau

Die XRechnung ist ein XML‑basierter Standard für elektronische Rechnungen. Deutschland setzt damit die EU‑Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung um und präzisiert die europäische Norm EN 16931. Ziel des Standards ist es, Rechnungsdaten maschinenlesbar zu übertragen, sodass der Rechnungsprozess ohne Medienbruch läuft und europaweit kompatibel bleibt.

Rechtliche Grundlagen und Entwicklung

• Europäische Vorgaben: Die EU‑Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Norm EN 16931 legt das semantische Datenmodell und zulässige Syntaxen fest.
• Nationale Umsetzung: Der IT‑Planungsrat beschloss im Juni 2017 das Modell XRechnung als deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS).
• Inkrafttreten: Seit November 2018 müssen Bundesministerien elektronische Rechnungen nach XRechnung empfangen. Lieferanten des Bundes sind seit November 2020 verpflichtet, Rechnungen im Standard XRechnung einzureichen.
• B2B‑Pflicht: Seit Januar 2025 gilt die E‑Rechnungspflicht auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen; akzeptiert werden u.a. XRechnung und ZUGFeRD.
• Aktualisierung: Neue Versionen erscheinen halbjährlich und werden von der Koordinierungsstelle für IT‑Standards (KoSIT) veröffentlicht. 

Was regelt die XRechnung?

Der Standard definiert die Art, die Datenstruktur und die Semantik der elektronischen Rechnung. Er basiert auf der EU-Norm EN 16931 und enthält zusätzliche deutsche Geschäftsregeln. Beispielsweise ist das Feld „Käuferreferenz“ in Deutschland verpflichtend und muss die Leitweg-ID enthalten.

Die XRechnung gliedert sich in zwei Teile:

1. Semantisches Datenmodell (EN 16931‑1): Definiert die Kernelemente einer elektronischen Rechnung.
2. Liste der Syntaxen (CEN/TS 16931‑2): Legt die zulässigen XML‑Formate fest.
    

Aufbau einer XRechnung

Eine XRechnung ist ein strukturiertes XML‑Dokument mit standardisierten Informationen:

Angaben zum Rechnungsempfänger

• Name und Anschrift
• Kontaktdaten (z. B. E‑Mail, Telefon)
• Leitweg-ID

Angaben zum Rechnungsersteller

• Umsatzsteuer‑ID
• Name und Anschrift
• Kontaktdaten

Rechnungsdetails

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen
• Positionen mit Mengen, Preisen und Steuern
• Gesamtbetrag und Umsatzsteuer

Zahlungsinformationen

• Bankverbindung und Zahlungsziele
• Skonti oder Rabatte

Zusätzliche Vereinbarungen

• Bestellnummern
• Vertragsbezug
• Leistungszeitraum
• etc.
   

Wer muss XRechnungen nutzen?

XRechnung ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Seit 2020 müssen alle Lieferanten des Bundes diesen Standard verwenden. Seit 2025 gilt die E‑Rechnungspflicht auch im B2B‑Bereich.

Erstellung, Versand und Empfang

Erstellungsmöglichkeiten

• Online-Webformulare (z. B. ZRE, OZG-RE)
• ERP-/Buchhaltungssoftware
• Externe Dienstleister oder Online‑Generatoren

Unzulässige Formate

• PDF
• Excel
• Word mit XML-Anhang gelten nicht als XRechnung

Versandwege

• Per E‑Mail als XML-Anhang
• Über zentrale Rechnungseingangsplattformen (z. B. ZRE, OZG‑RE)
• Über das Peppol-Netzwerk

Empfang und Verarbeitung

XRechnungen werden strukturiert weiterverarbeitet, automatisiert in Workflows eingebunden und revisionssicher archiviert. Eine OCR-Texterkennung ist nicht erforderlich. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.

Vorteile der XRechnung

• Pflichterfüllung: Behörden und Unternehmen erfüllen gesetzliche Anforderungen.
• Kosten- und Zeiteinsparung: Kein Papier, Porto, manuelles Erfassen notwendig.
• Automatisierung: Vollständig digitale und durchgängige Prozesse.
• Rechtssicherheit: Konformität mit EU- und Bundesvorgaben.
• Interoperabilität: EU-weit anwendbarer Standard durch EN 16931.
  
   

Konformität prüfen

Eine gültige XRechnung muss:

1. Ein eigenständiges XML-Dokument sein.
2. Der XML-Spezifikation EN 16931 entsprechen.
3. Die deutschen Geschäftsregeln erfüllen.
4. Nur zulässige Informationselemente verwenden.
   
    

Unterschied zu ZUGFeRD und E-Rechnung

• E‑Rechnung: Oberbegriff für strukturierte Rechnungen nach EU-Norm.
• XRechnung: Die deutsche CIUS der E‑Rechnung, verbindlich für öffentliche Stellen.
• ZUGFeRD: Hybrides Format mit PDF- und XML-Anteil – lesbar und maschinenverarbeitbar.
  
   

XRechnung – Zusammenfassung

Die XRechnung ist der verbindliche Standard für die elektronische Rechnungsstellung an deutsche Behörden und ist seit 2025 auch im B2B Pflicht. Sie ermöglicht eine vollständig digitale, rechtssichere und automatisierte Rechnungsabwicklung. Unternehmen sollten sich rechtzeitig um die Umstellung kümmern, um Prozesse zu optimieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

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