Vertragsmanagement Software zur Verwaltung von vertraglichen Fristen
- Ganzheitliche Vertragsverwaltung
- Aufgaben- und Fristenmanagement für alle Vertragsdokumente
- KI-unterstütze Vertragsablage
Verträge verwalten mit edoc contract
Verträge schnell und einfach verwalten
Zentrale Speicherung und Zugriff auf alle Verträge und begleitende Dokumente
Aufgaben und Fristen auf einen Blick einsehbar
Transparente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen
Contract Management Software - nie wieder eine Frist verpassen
edoc contract unterstützt Unternehmen dabei, Verträge zuverlässig, transparent und strukturiert zu verwalten. Die effiziente Lösung für Ihr Vertragsmanagement ist besonders tief in d.velop documents integriert, lässt sich aber auch nahtlos mit anderen ECM-Systemen betreiben.
Über ein zentrales Dashboard behalten Sie alle Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen im Blick. Die Vertragsübersicht gibt Ihnen einen optimalen Überblick über Ihre Verträge. So erkennen Sie frühzeitig wichtige Termine wie Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen oder das Ablaufen des Garantiezeitraums. Automatisierte E-Mail-Erinnerungen stellen sicher, dass keine wichtigen Fristen übersehen werden. In der Reminder-Übersicht sehen Sie alle anstehenden und erledigten Aufgaben und können bei Bedarf individuelle Änderungen vornehmen.
Mit der Integration in Ihr bestehendes Dokumentenarchiv können die Vertragsunterlagen in Ablagestrukturen organisiert werden – von der einfachen Vertragsakte bis hin zu komplexen Akten mit mehreren Dokumenten und Anhängen. Alle vertragsbezogenen Dokumente, Informationen und Aktivitäten werden so zielführend zusammengefasst. Die enthaltenen Vorlagen können individuell angepasst werden.
Ein entsprechendes Berechtigungskonzept regelt, wer welche Inhalte sehen oder bearbeiten darf. Neue Vertragsdokumente werden automatisch den passenden Vorgängen zugeordnet, inklusive der zugehörigen Aufgaben. Dadurch entstehen klare, verlässliche Abläufe ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Mit edoc contract wird Ihr Vertragsmanagement übersichtlich, sicher und effizient – und bleibt dennoch leicht verständlich und benutzerfreundlich in der Anwendung.
Das digitale Vertragsmanagement umfasst folgende grundlegende Funktionen:
- Einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen
- Vertragsübersicht über alle Verträge
- Sichere Speicherung in langzeitstabilen Formaten
- Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion am entsprechenden Reminder-Datum
- Rechtesteuerung für Reminder mit Lese- oder Schreibrechten
- Leichte und intuitive Bedienung
- Einfache Vertragssteuerung
- Verwaltung der Zugriffsrechte
- KI-unterstützte Ablage der Verträge
- Einfache Konfiguration und Anpassung
Die perfekte Erweiterung für d.velop documents
edoc contract macht das Vertragsmanagement in d.velop documents übersichtlicher. Laufzeiten, Fristen und wichtige Informationen zu Verträgen werden klar strukturiert und lassen sich leichter finden. Alle berechtigten Mitarbeitenden haben einen transparenten und standortunabhängigen Zugang zu den wichtigen Daten sowie den zugehörigen Dokumenten und Korrespondenzen.
Die Lösung integriert sich vollständig in Ihre vertraute d.velop-Umgebung. Alle bekannten Funktionen – etwa der Zugriff über den d.velop pilot oder das sichere Teilen von Dokumenten – bleiben wie gewohnt nutzbar. Die enge Verzahnung beider Systeme sorgt dafür, dass die Anwendung für Nutzerinnen und Nutzer wie eine einzige, harmonische Lösung wirkt. Dadurch profitieren Sie von einem effizienten, einheitlichen und ortsunabhängigen Vertragsmanagement.
Sie erhalten Verträge noch in Papierform? Auch papiergebundene Verträge können ohne zusätzlichen Aufwand in die digitale Form überführt werden. Mithilfe von barcodeorientierten Vertragsdeckblättern, verbunden mit einem darauf aufbauenden Scanszenario, können auch papiergebundene Originaldokumente effizient digitalisiert werden. Die Deckblätter dienen gleichzeitig auch zur strukturierten Aufbewahrung der Originale. So entsteht ein durchgängiger Prozess, der sowohl digitale als auch analoge Dokumente berücksichtigt.
Buchen Sie jetzt ganz einfach Ihr kostenloses und unverbindliches Erstgespräch – individuell und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
Funktionen, die das Vertragsmanagement erleichtern
Individuelle oder standardisierte Erinnerungen – Sie haben die Wahl
edoc contract bietet ein automatisiertes Fristenmanagement, das flexibel an Ihre Anforderungen angepasst werden kann. Erinnerungen können per E-Mail an einzelne Personen, ganze Teams oder eine Kombination daraus gesendet werden. In der Benachrichtigung ist dann ein direkter Link zum Vertrag enthalten, über den Sie direkt auf das Vertragsdokument zugreifen können.
Für jede Vertragsakte – einschließlich Dokumenten und Anhängen – lassen sich unterschiedliche Reminder anlegen. Diese können vertragsspezifisch sein, etwa für Kündigungsfristen oder Garantien, oder Sie an allgemeine Aufgaben und Wiedervorlagen erinnern. Mithilfe von Remindervorlagen lassen sich sogar komplette Prüfungs- und Freigabeprozesse abbilden.
Flexibilität in der Ablagestruktur
Die Ablage Ihrer Verträge lässt sich nach Ihren Anforderungen gestalten. Ob eine einfache Struktur mit wenigen Dokumententypen oder komplexe Aktenstrukturen für Einzel- und Rahmenverträge: edoc contract unterstützt eine klare und konsistente Organisation aller vertragsbezogenen Informationen, Dokumente und Aktivitäten. Verträge können anhand allgemeiner oder individuell definierter Stammdaten verwaltet werden. Prüf- und Freigabeprozesse werden durch die Standardfunktionen Ihres Content Repositories unterstützt.
Häufig gestellte Fragen zu edoc contract
Es können alle Arten von Verträgen verwaltet werden, zum Beispiel Arbeitsverträge, Darlehensverträge, Dienstverträge, Kaufverträge, Leihverträge, Maklerverträge, Mietverträge, Mobilfunkverträge, Softwarepflegeverträge, Werksverträge uvm.
Die Überwachung von Vertragsfristen, Laufzeiten und Verlängerungen erfolgt in edoc contract mithilfe verschiedener Arten von Erinnerungen (Remindern). Die edoc contract Software verfügt über eine automatische Erinnerungsfunktion, d.h. sie versendet automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Einzelpersonen, mehrere Personen oder Gruppen, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten und rechtzeitig bearbeitet werden.
Außerdem können Benutzer Remindernotizen hinzufügen, die Empfänger auswählen und bei Bedarf ändern. Es besteht auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erhalten, sobald ein Reminder erledigt wurde.
Ja, Verträge können in der Vertragsübersicht von edoc contract kategorisiert sowie nach verschiedenen Kriterien gefiltert, sortiert und gruppiert werden. Dies ermöglicht es Ihnen, die Verträge schnell und effizient nach Ihren Präferenzen zu organisieren und zu durchsuchen.
Über Ihre persönliche Startseite erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Verträge und Fristen (Fälligkeit Ihrer Reminder). Besonders wenn Sie zahlreiche Reminder verwalten und sich einen Überblick über anstehende sowie fällige Reminder verschaffen möchten, erweist sich das Dashboard – Ihre persönliche Startseite – als äußerst hilfreich.
Die Reminderübersicht bietet Ihnen einen vollständigen Überblick zu den Remindern mit verschiedenen Funktionen zum Verwalten und Sichten. In der Reminderübersicht können Sie mithilfe der vorhandenen Schaltflächen z. B. die Einträge nach offenen oder erledigten Remindern und nach Empfänger und Empfängergruppen filtern. Um sich selbst eine Prioritätenliste zu organisieren, können Sie pro Reminder eine Wichtigkeitsstufe festlegen. So können Sie die Reminderübersicht nach Priorität und z. B. nach Vertragsende oder einem beliebigen anderen Datum filtern und sortieren.
Ganz gleich, ob Sie lieber eine Benachrichtigung nach Ablauf des Reminderdatums oder eine präventive Erinnerung vor Ablauf des Reminderdatums erhalten möchten, bleiben wichtige Fristen nicht mehr unbeachtet.
Ja, im Gesamtprozess können digitale Signaturprozesse mit den ECM-Bordmitteln integriert werden.
edoc contract stellt eine Erweiterung der Aufgaben- und Fristenverwaltung für d.velop documents dar. Schnittstellen zu Subsystemen, wie Stammdaten aus ERP-, CRM- oder HR-Systemen, können im Rahmen der Wertemengen in d.velop documents integriert werden.
Ja, die Software kann nahtlos in bestehende E-Mail-Umgebungen integriert werden, einschließlich der Nutzung in Microsoft 365.
Die Software versendet automatische Erinnerungen (Reminder) per E-Mail an die persönlichen Postfächer der verantwortlichen Personen. Die Benachrichtigungen wurden für die korrekte Anzeige in verschiedenen E-Mail-Anwendungen, z.B. von Microsoft und Apple, sowie in browserbasierten Apps optimiert. Aus der E-Mail-Benachrichtigung heraus kann das zugehörige Vertragsdokument direkt im ECM-System aufgerufen werden.
Die Compliance sowie die Datenschutz- und Sicherheitszertifizierungen werden im Gesamtprozess des ECM-Systems gewährleistet. Dies stellt einen ganzheitlichen Prozess dar, der im Rahmen der Verfahrensdokumentation festgehalten und sichergestellt wird.
Es werden umfassende Dienstleistungspakete zur Erstimplementierung angeboten, in denen der Funktionsumfang präzise beschrieben ist. Dabei sind auch die Schulungen der Mitarbeitenden berücksichtigt.
Ja, für edoc contract wird ein Anwenderhandbuch im edoc Docs Center zur Verfügung gestellt.
Auch für die Administration wird ein Handbuch zur Verfügung gestellt. Bevor Sie eigene Arbeiten am System durchführen, empfehlen wir Ihnen, an der durch edoc angebotenen Administrationsschulung teilzunehmen. So erschließen sich die erforderlichen Tätigkeiten schneller und das Administrationshandbuch kann zielgerichtet genutzt werden.
Ja, für edoc contract sowie für alle anderen edoc Softwareprodukte werden bei der Veröffentlichung neuer Softwareversionen die entsprechenden Release Notes im edoc Docs Center zur Verfügung gestellt. Diese können dort bequem eingesehen werden und sind damit immer verfügbar.
