Verträge verwalten mit edoc contract
Verträge schnell und einfach abwickeln und verwalten
Zentrale Speicherung und Zugriff auf Verträge
Aufgaben & Fristen auf einen Blick einsehbar
Transparente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen
Contract Management Software - nie wieder eine Frist verpassen
edoc contract ist eine Erweiterung für d.velop documents und eine effiziente Lösung für Ihr Vertragsmanagement, die sich nahtlos in Ihr bestehendes ECM-System integriert. Die Softwareerweiterung bietet eine vollständige Aufgaben- und Fristenverwaltung und schützt Sie vor unerwarteten Vertragsfälligkeiten.
Das Aufgaben- und Fristenmanagement gibt Ihnen eine optimale Übersicht über Ihre Verträge. Sie können individuelle Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen festlegen, wie z. B. Kündigungsfristen oder Erinnerungen zu Garantien. Automatisierte E-Mail-Erinnerungen mit einer Beschreibung der anfallenden Aufgaben stellen sicher, dass keine wichtigen Fristen übersehen werden. In der Reminder-Übersicht sehen Sie alle anstehenden und erledigten Aufgaben und können bei Bedarf individuelle Änderungen vornehmen.
Die Vertragsdokumente können in flexiblen Strukturen abgelegt werden, entweder in einfachen Vertragsakten oder in komplexen Aktenstrukturen, die mehrere Dokumente und Anhänge enthalten. Dadurch werden alle vertragsbezogenen Dokumente, Informationen und Aktivitäten zielführend zusammengefasst. Die enthaltenen Vorlagen können individuell angepasst werden.
Ein entsprechendes Berechtigungskonzept steuert die Funktionsmöglichkeiten sowie die Zugriffsberechtigungen. Durch fest definierte Prozesse innerhalb des Vertragsmanagements werden bei neuen Vertragsdokumenten automatisch fallbezogene Zuordnungen durchgeführt.
Sicherheit und Integration sind durchgängig gewährleistet. Mit edoc contract wird Ihr Vertragsmanagement transparent, effizient und benutzerfreundlich.
Das digitale Vertragsmanagement umfasst folgende grundlegende Funktionen:
- Einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen
- Sichere Speicherung in langzeitstabilen Formaten
- Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion am entsprechenden Reminder-Datum
- Rechtesteuerung für Reminder mit Lese- oder Schreibrechten
- Leichte und intuitive Bedienung
- Einfache Vertragssteuerung
- Verwaltung der Zugriffsrechte
- Einfache Konfiguration und Anpassung
Die perfekte Erweiterung für d.velop documents
edoc contract hilft Ihnen dabei, wichtige Informationen zu Verträgen, Laufzeiten und Fristen in d.velop documents übersichtlicher zu gestalten. Mithilfe von barcodeorientierten Vertragsdeckblättern, verbunden mit einem darauf aufbauenden Scanszenario, können auch papiergebundene Originaldokumente effizient digitalisiert werden. Alle berechtigten Mitarbeiter:innen haben einen transparenten und standortunabhängigen Zugang zu den wichtigen Daten sowie den zugehörigen Dokumenten und Korrespondenzen. Da sich die edoc contract nahtlos in Ihre gewohnte d.velop-Anwendung integriert, können Sie alle d.velop-Funktionen wie gewohnt verwenden.
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Funktionen, die das Vertragsmanagement erleichtern
Individuelle oder standardisierte Erinnerungen – Sie haben die Wahl
In der edoc contract organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement, welche Erinnerungsfunktion per E-Mail an eine einzelne Person, mehrere Personen oder Gruppen verschickt wird. Es können auch Personen und Gruppen kombiniert werden.
Zu allen Vertrags- oder Vertragsanhangsdokumenten ist es möglich, verschiedene Reminder anzulegen. Diese können vertragsspezifisch ausgewählt werden - beispielsweise Kündigungsfristen, Reminder zu Garantien etc. - es können jedoch genauso gut allgemeine Erinnerungen zu Aufgaben oder Wiedervorlagen sein. Die jeweiligen Reminder werden den verantwortlichen Personen per E-Mail in ihre persönlichen Postfächer zugestellt. Aus dieser Nachricht heraus kann das zugehörige Vertragsdokument direkt aus d.velop documents aufgerufen werden.
Flexibilität in der Ablagestruktur
Die Vertragsablagestruktur kann bei Verwendung der edoc contract kundenspezifisch und bei Bedarf frei definiert werden. Dies kann sowohl einfache Szenarien mit nur einer Vertragsdokumentenart oder komplexere Aktenstrukturen für Einzelverträge und Rahmenverträge umfassen. Somit werden alle vertragsbezogenen Dokumente, Informationen sowie Aktivitäten zielführend zusammengefasst. Verträge können anhand von allgemeingültigen und kundenspezifischen Stammdaten verwaltet werden. Prüf- und Freigabeprozesse zu den Dokumenten werden durch die Standardfunktionen von d.velop documents unterstützt.
Weitere Funktionen, die begeistern
Wir sind persönlich für Sie da!