Vertragsmanagement Software zur Verwaltung von vertraglichen Fristen
- Einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen
- Automatisiertes Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion
- Flexible Ablagestrukturen
Verträge verwalten mit edoc contract
Verträge schnell und einfach abwickeln und verwalten
Zentrale Speicherung und Zugriff auf Verträge
Aufgaben & Fristen auf einen Blick einsehbar
Transparente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen
Contract Management Software - nie wieder eine Frist verpassen
edoc contract ist eine Erweiterung für d.velop documents und eine effiziente Lösung für Ihr Vertragsmanagement, die sich nahtlos in Ihr bestehendes ECM-System integriert. Die Softwareerweiterung bietet eine vollständige Aufgaben- und Fristenverwaltung und schützt Sie vor unerwarteten Vertragsfälligkeiten.
Das Aufgaben- und Fristenmanagement gibt Ihnen eine optimale Übersicht über Ihre Verträge. Sie können individuelle Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen festlegen, wie z. B. Kündigungsfristen oder Erinnerungen zu Garantien. Automatisierte E-Mail-Erinnerungen mit einer Beschreibung der anfallenden Aufgaben stellen sicher, dass keine wichtigen Fristen übersehen werden. In der Reminder-Übersicht sehen Sie alle anstehenden und erledigten Aufgaben und können bei Bedarf individuelle Änderungen vornehmen.
Die Vertragsdokumente können in flexiblen Strukturen abgelegt werden, entweder in einfachen Vertragsakten oder in komplexen Aktenstrukturen, die mehrere Dokumente und Anhänge enthalten. Dadurch werden alle vertragsbezogenen Dokumente, Informationen und Aktivitäten zielführend zusammengefasst. Die enthaltenen Vorlagen können individuell angepasst werden.
Ein entsprechendes Berechtigungskonzept steuert die Funktionsmöglichkeiten sowie die Zugriffsberechtigungen. Durch fest definierte Prozesse innerhalb des Vertragsmanagements werden bei neuen Vertragsdokumenten automatisch fallbezogene Zuordnungen durchgeführt.
Sicherheit und Integration sind durchgängig gewährleistet. Mit edoc contract wird Ihr Vertragsmanagement transparent, effizient und benutzerfreundlich.
Das digitale Vertragsmanagement umfasst folgende grundlegende Funktionen:
- Einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen
- Sichere Speicherung in langzeitstabilen Formaten
- Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion am entsprechenden Reminder-Datum
- Rechtesteuerung für Reminder mit Lese- oder Schreibrechten
- Leichte und intuitive Bedienung
- Einfache Vertragssteuerung
- Verwaltung der Zugriffsrechte
- Einfache Konfiguration und Anpassung
Starten Sie Ihre Tour in edoc contract
Die perfekte Erweiterung für d.velop documents
edoc contract hilft Ihnen dabei, wichtige Informationen zu Verträgen, Laufzeiten und Fristen in d.velop documents übersichtlicher zu gestalten. Mithilfe von barcodeorientierten Vertragsdeckblättern, verbunden mit einem darauf aufbauenden Scanszenario, können auch papiergebundene Originaldokumente effizient digitalisiert werden. Alle berechtigten Mitarbeiter:innen haben einen transparenten und standortunabhängigen Zugang zu den wichtigen Daten sowie den zugehörigen Dokumenten und Korrespondenzen. Da sich die edoc contract nahtlos in Ihre gewohnte d.velop-Anwendung integriert, können Sie alle d.velop-Funktionen wie gewohnt verwenden.
Buchen Sie jetzt ganz einfach Ihr kostenloses und unverbindliches Erstgespräch – individuell und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
Funktionen, die das Vertragsmanagement erleichtern
Individuelle oder standardisierte Erinnerungen – Sie haben die Wahl
In der edoc contract organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement, welche Erinnerungsfunktion per E-Mail an eine einzelne Person, mehrere Personen oder Gruppen verschickt wird. Es können auch Personen und Gruppen kombiniert werden.
Zu allen Vertrags- oder Vertragsanhangsdokumenten ist es möglich, verschiedene Reminder anzulegen. Diese können vertragsspezifisch ausgewählt werden - beispielsweise Kündigungsfristen, Reminder zu Garantien etc. - es können jedoch genauso gut allgemeine Erinnerungen zu Aufgaben oder Wiedervorlagen sein. Die jeweiligen Reminder werden den verantwortlichen Personen per E-Mail in ihre persönlichen Postfächer zugestellt. Aus dieser Nachricht heraus kann das zugehörige Vertragsdokument direkt aus d.velop documents aufgerufen werden.
Flexibilität in der Ablagestruktur
Die Vertragsablagestruktur kann bei Verwendung der edoc contract kundenspezifisch und bei Bedarf frei definiert werden. Dies kann sowohl einfache Szenarien mit nur einer Vertragsdokumentenart oder komplexere Aktenstrukturen für Einzelverträge und Rahmenverträge umfassen. Somit werden alle vertragsbezogenen Dokumente, Informationen sowie Aktivitäten zielführend zusammengefasst. Verträge können anhand von allgemeingültigen und kundenspezifischen Stammdaten verwaltet werden. Prüf- und Freigabeprozesse zu den Dokumenten werden durch die Standardfunktionen von d.velop documents unterstützt
Weitere Funktionen, die begeistern
Häufig gestellte Fragen zu edoc contract
Es können alle Arten von Verträgen verwaltet werden, zum Beispiel Arbeitsverträge, Darlehensverträge, Dienstverträge, Kaufverträge, Leihverträge, Maklerverträge, Mietverträge, Mobilfunkverträge, Softwarepflegeverträge, Werksverträge uvm.
Die Überwachung von Vertragsfristen, Laufzeiten und Verlängerungen erfolgt in edoc contract mithilfe verschiedener Arten von Erinnerungen (Remindern). Die edoc contract Software verfügt über eine automatische Erinnerungsfunktion, d.h. sie versendet automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Einzelpersonen, mehrere Personen oder Gruppen, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten und rechtzeitig bearbeitet werden.
Außerdem können Benutzer Remindernotizen hinzufügen, die Empfänger auswählen und bei Bedarf ändern. Es besteht auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erhalten, sobald ein Reminder erledigt wurde.
Ja, Verträge können in der Vertragsübersicht von edoc contract kategorisiert sowie nach verschiedenen Kriterien gefiltert, sortiert und gruppiert werden. Dies ermöglicht es Ihnen, die Verträge schnell und effizient nach Ihren Präferenzen zu organisieren und zu durchsuchen.
Über Ihre persönliche Startseite erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Verträge und Fristen (Fälligkeit Ihrer Reminder). Besonders wenn Sie zahlreiche Reminder verwalten und sich einen Überblick über anstehende sowie fällige Reminder verschaffen möchten, erweist sich das Dashboard – Ihre persönliche Startseite – als äußerst hilfreich.
Die Reminderübersicht bietet Ihnen einen vollständigen Überblick zu den Remindern mit verschiedenen Funktionen zum Verwalten und Sichten. In der Reminderübersicht können Sie mithilfe der vorhandenen Schaltflächen z. B. die Einträge nach offenen oder erledigten Remindern und nach Empfänger und Empfängergruppen filtern. Um sich selbst eine Prioritätenliste zu organisieren, können Sie pro Reminder eine Wichtigkeitsstufe festlegen. So können Sie die Reminderübersicht nach Priorität und z. B. nach Vertragsende oder einem beliebigen anderen Datum filtern und sortieren.
Ganz gleich, ob Sie lieber eine Benachrichtigung nach Ablauf des Reminderdatums oder eine präventive Erinnerung vor Ablauf des Reminderdatums erhalten möchten, bleiben wichtige Fristen nicht mehr unbeachtet.
Ja, im Gesamtprozess können digitale Signaturprozesse mit den ECM-Bordmitteln integriert werden.
edoc contract stellt eine Erweiterung der Aufgaben- und Fristenverwaltung für d.velop documents dar. Schnittstellen zu Subsystemen, wie Stammdaten aus ERP-, CRM- oder HR-Systemen, können im Rahmen der Wertemengen in d.velop documents integriert werden.
Ja, die Software kann nahtlos in bestehende E-Mail-Umgebungen integriert werden, einschließlich der Nutzung in Microsoft 365.
Die Software versendet automatische Erinnerungen (Reminder) per E-Mail an die persönlichen Postfächer der verantwortlichen Personen. Die Benachrichtigungen wurden für die korrekte Anzeige in verschiedenen E-Mail-Anwendungen, z.B. von Microsoft und Apple, sowie in browserbasierten Apps optimiert. Aus der E-Mail-Benachrichtigung heraus kann das zugehörige Vertragsdokument direkt im ECM-System aufgerufen werden.
Die Compliance sowie die Datenschutz- und Sicherheitszertifizierungen werden im Gesamtprozess des ECM-Systems gewährleistet. Dies stellt einen ganzheitlichen Prozess dar, der im Rahmen der Verfahrensdokumentation festgehalten und sichergestellt wird.
Es werden umfassende Dienstleistungspakete zur Erstimplementierung angeboten, in denen der Funktionsumfang präzise beschrieben ist. Dabei sind auch die Schulungen der Mitarbeitenden berücksichtigt.
Ja, für edoc contract wird ein Anwenderhandbuch im edoc Docs Center zur Verfügung gestellt.
Auch für die Administration wird ein Handbuch zur Verfügung gestellt. Bevor Sie eigene Arbeiten am System durchführen, empfehlen wir Ihnen, an der durch edoc angebotenen Administrationsschulung teilzunehmen. So erschließen sich die erforderlichen Tätigkeiten schneller und das Administrationshandbuch kann zielgerichtet genutzt werden.
Ja, für edoc contract sowie für alle anderen edoc Softwareprodukte werden bei der Veröffentlichung neuer Softwareversionen die entsprechenden Release Notes im edoc Docs Center zur Verfügung gestellt. Diese können dort bequem eingesehen werden und sind damit immer verfügbar.
