07. Mai 2024 | Digitale Transformation , Finanzbuchhaltung
Rechnungen digitalisieren: In nur 3 Schritten vom Einscannen zum digitalen Rechnungswesen
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Papierbasierte Prozesse sind zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer nachzuverfolgen. Und trotzdem ergab eine Studie des Bitkom-Verbands* von 2023, dass 25% der Unternehmen überwiegend papierbasiert arbeiten. Vor allem in mittelständischen Unternehmen laufen Geschäfts- und Verwaltungsprozesse zu fast 75% papierbasiert ab.
Doch woran liegt das? Am häufigsten gaben die Unternehmen an, dass qualifiziertes Personal fehlt und dass der Investitionsbedarf zu hoch ist. Außerdem fehlt ihnen die Zeit, um sich mit der Digitalisierung zu beschäftigen.
Doch gerade im Rechnungswesen und der Buchhaltung überwiegen die Vorteile diese genannten Hürden deutlich. Nach der erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse wird Ihr Rechnungswesen nicht mehr ohne digitale Rechnungen und neue, schnelle Technologien arbeiten wollen. Den Umstieg auf papierlose Prozesse können Sie recht unkompliziert in nur 3 Schritten durchführen. Mehr dazu wie man Rechnungen digitalisiert und welche Vorteile die digitale Rechnungsstellung bietet, erfahren Sie in diesem Artikel.
Warum Rechnungen digitalisieren sich lohnt
Unabhängig vom Format der Rechnungen müssen diese vollständig, fortlaufend und für Dritte nachvollziehbar dokumentiert werden. Papierrechnungen werden händisch geprüft, in Ordnern organisiert und in zahlreichen Aktenschränken für den gesetzlich vorgegebenen Archivierungszeitraum aufbewahrt. Das erfordert sehr viel Zeit und Platz.
Das Digitalisieren von Rechnungen ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro. Die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich, daher setzen sie immer mehr Unternehmen ein und beenden zukünftig und nachhaltig das Papierchaos in ihren Büros.
Die wichtigsten Vorteile von digitalen Rechnungen
Sie sparen sich viel Zeit beim Bearbeiten oder der Suche nach Rechnungen. Außerdem wird wieder Platz frei, der zuvor für das Archivieren von Akten genutzt wurde. Elektronische Rechnungen liegen jetzt platzsparend archiviert auf dem Server oder in der Cloud.
Druckkosten, Portokosten und Verwaltungskosten fallen weg. Und Sie haben auch keine Ausgaben mehr für Ordner und Regale.
Die Rechnungen und Daten sind sicher digital archiviert, so dass nichts mehr verloren gehen kann. Auch der Zugriff auf die Daten und das Finden einer Rechnung geht schneller, weil man diese über ein Suchfeld finden kann. Die Daten sind jederzeit abrufbar und auffindbar.
Digitale Rechnungen können nur schwer verlegt werden und es kann direkt nachvollzogen werden, wo, bei wem und in welchem Status sich die Rechnung befindet.
Rechnungen digitalisieren in nur 3 Schritten
Schritt 1: Rechnungen und Belege in Papierform einscannen
Wenn Ihre Archive in eine elektronische Form umziehen sollen oder Sie weiterhin viele Belege und Rechnungen in Papierform erhalten, können Sie diese einscannen, um sie zu digitalisieren. Um die Papierrechnungen nach dem Einscannen zu vernichten, damit sie nicht wieder Ihre Archive füllen, müssen Sie diese mit dem Vorgang des ersetzenden Scannens digitalisieren.
Das bedeutet, dass Sie eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen entsprechend GoBD umsetzen. In dieser beschreiben Sie das organisierte Digitalisieren von Papierbelegen und die anschließende Vernichtung der Akten. Das eingescannte Dokument ersetzt bei GoBD-konformem Vorgehen die originale Papierrechnung. Die digitalisierten Rechnungen müssen sicher in einem digitalen Archiv aufbewahrt werden. Nach dem Scannen der Rechnungen sollte diese also direkt per Mail an das Ablagesystem gesendet oder unmittelbar dort abgelegt werden.
Schritt 2: Zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen
Richten Sie ein E-Mail-Postfach ein, das ausschließlich für den Empfang von Rechnungen verwendet wird. Hier werden zukünftig alle eingehenden Rechnungen gesammelt. Informieren Sie nun alle Lieferanten über die neue E-Mail-Adresse, an die zukünftig alle Eingangsrechnungen geschickt werden sollen. Bitten Sie sie zukünftig nur noch elektronische Rechnungen zu senden, damit diese direkt im zentralen Rechnungspostfach landen.
Digital erhaltene Rechnungen müssen in dem Dateiformat abgespeichert werden, in dem sie erhalten wurden. Überwachen Sie den Rechnungseingang regelmäßig, um sicherzustellen, dass keine Rechnung übersehen wird.
Schritt 3: Digitale Rechnungsverarbeitung
Suchen Sie nach einer geeigneten Softwarelösung, die die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen ermöglicht. Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren Anforderungen und Prozessen kompatibel ist. Lassen Sie sich unbedingt vom Softwareanbieter beraten, in den meisten Fällen lassen sich die Funktionen an Ihre Anforderungen und Prozesse anpassen. Viele Softwarelösungen werden direkt in Ihre bestehenden Systeme integriert, so dass ein reibungsloser Datenaustausch gewährleistet ist.
Durch das Konfigurieren von Workflows können Rechnungsprüfung sowie Freigabe- und Genehmigungsprozesse automatisiert werden. So wird die komplette Rechnungsverarbeitung digital und transparent abgewickelt.
Auch die revisionssichere Archivierung der Rechnungen wird über die digitale Rechnungsverarbeitungssoftware abgewickelt. Sie können jederzeit auf das Rechnungsarchiv zugreifen, um Rechnungen zu finden und anzuzeigen.
Good to Know: Gesetzliche Vorgaben - Digitale Archivierung von Rechnungen
Genauso wie Rechnungen im Papierformat gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, gelten diese auch für digitalisierte Rechnungen. Ihre Archivierungssysteme sollten daher den rechtlichen Anforderungen entsprechen und die Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden.
In Deutschland liegt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen bei 10 Jahren. Darunter fallen neben Eingangs- und Ausgangsrechnungen auch Quittungen und Belege, wie Tankbelege, Bewirtungsbelege etc. Diese müssen so aufbewahrt werden, dass man sie auch in 10 Jahren noch lesen kann.
4 Best Practices für die digitale Rechnungsverarbeitung
- Automatisierung von Workflows und Genehmigungsprozessen
Rechnungsverarbeitungsworkflows können in entsprechenden Tools und Softwarelösungen automatisiert werden. So kann der gesamte Prozess von der Erfassung über die Rechnungsprüfung bis hin zur Freigabe der Rechnung komplett automatisiert ablaufen. Dadurch können Zeit und Ressourcen eingespart und Fehler reduziert werden. - Nutzung von OCR-Technologie
Optical Character Recognition (OCR) Technologien extrahieren Text aus eingescannten Dokumenten und wandeln ihn in digitale Daten um. Diese leistungsstarke Technologie wird genutzt, um Rechnungen automatisch zu erfassen und relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferanteninformationen auszulesen und umzuwandeln. - Elektronische Archivierungssysteme
Lassen Sie sich ein zuverlässiges Archivierungssystem einrichten, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine einfache Suche und Abrufbarkeit der archivierten Rechnungen ermöglicht. Ein elektronisches Archiv spart Platz und erhöht die Dokumentensicherheit. - E-Invoicing-Lösungen
Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Lieferanten und Kunden. Dadurch werden Rechnungen schneller verarbeitet und Zahlungsfristen werden eingehalten. Die gewählte E-Invoicing-Lösung sollte mit den Standards und Anforderungen Ihrer Branche kompatibel sein, um reibungslos integriert werden zu können.
Interesse geweckt?
Rechnungen digitalisieren ist ein wichtiger Prozess, den jedes Unternehmen früher oder später noch vor sich hat. Der Weg vom Einscannen der Rechnungen bis hin zu einer komplett digitalen Rechnungsverarbeitung ist in nur 3 Schritten möglich. Es lohnt sich in ein digitales Archiv und in eine gute Rechnungsverarbeitungs-Software zu investieren. Indem Sie auf innovative Technologien setzen und Ihre Prozesse kontinuierlich optimieren, steigern Sie auf lange Sicht die Effizienz Ihrer Verwaltungsprozesse, senken Kosten und stärken Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Durch elektronische Rechnungsformate, die Automatisierung Ihrer Rechnungsprozesse und eine transparente Buchhaltung beschleunigen Sie die Abläufe und erhöhen die Nachvollziehbarkeit.
Eine zentrale Entwicklung ist die zeitnahe Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich. Unternehmen müssen sich dadurch mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen und ihre Prozesse entsprechend anpassen. Diese Pflicht eröffnet neue Möglichkeiten für den elektronischen Austausch von Rechnungen und die Optimierung von Geschäftsprozessen.
Quellenverzeichnis
Studie von Bitkom e.V.: Digital Office – Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen aus Mai 2023 www.bitkom.org/sites/main/files/2023-05/230511Bitkom-Charts-Digital-Office.pdf
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Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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