Digitaler Rechnungsworkflow: Definition, Vorteile & Anleitung

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Viele Unternehmen bearbeiten ihre Rechnungen immer noch manuell. Rechnungen werden ausgedruckt, weitergereicht, freigezeichnet, eingescannt, archiviert. Das führt in vielen Buchhaltungs- und Einkaufsabteilungen zu Rechnungsstapeln auf dem Schreibtisch, Freigaben hängen in E-Mail-Schleifen fest, Skontofristen werden verpasst und alles wird aufwendig in unübersichtliche Excel-Listen eingetragen.

Dabei bietet die Digitalisierung längst erprobte Lösungen, um diesen Aufwand drastisch zu reduzieren. Eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung macht Schluss mit Medienbrüchen, manuellen Übertragungen und Intransparenz. Sie sorgt für schlanke, sichere und nachvollziehbare Prozesse von der Rechnungsannahme bis zur Zahlung. In diesem Beitrag zeigen wir, wie ein durchdachter digitaler Rechnungsworkflow funktioniert, welche Vorteile er bietet und aus welchen Schritten er sich zusammensetzt.

Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow?

Ein digitaler Rechnungsworkflow bildet die gesamte Rechnungsbearbeitung elektronisch ab: vom Eingang der Rechnung über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Übernahme in das ERP-System und der Archivierung. Dabei werden manuelle Schritte standardisiert, automatisiert und revisionssicher dokumentiert.

Ein solcher Workflow involviert mehrere Abteilungen: Einkauf, Buchhaltung, Fachabteilungen und gegebenenfalls das Controlling. Der Ablauf ist für alle Beteiligten klar definiert und transparent einsehbar. In einem digitalen Rechnungsworkflow sind unter anderem die folgenden Teilprozesse enthalten:

Erfassung und Klassifikation der Rechnung (z. B. durch OCR oder E-Rechnung)
Automatische Zuordnung zu Bestellungen oder Kostenstellen
Regelbasierte Freigabeprozesse
Übermittlung an das ERP-System zur Buchung und Zahlung
Langfristige Archivierung

Ein digitaler Rechnungsworkflow ist ein automatisierter Prozess zur elektronischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen – von der Erfassung und Prüfung über die Kontierung und Freigabe bis zur Zahlung und revisionssicheren Archivierung.

Analoge Prozesse vs. digitaler Rechnungsworkflow im Vergleich

Herausforderung im analogen Prozess

Lange Durchlaufzeiten durch papierbasierte Weitergabe oder E-Mail-Ketten
Hohe Fehlerquote durch manuelle Dateneingaben
Intransparenz über Bearbeitungsstatus und Verantwortlichkeiten
Verpasste Skontofristen und unnötige Mahnungen
Aufwendige Recherchen bei Rückfragen zu einzelnen Rechnungen
Schwierige Compliance wegen fehlender Dokumentation
Begrenzte Skalierbarkeit bei wachsendem Rechnungsvolumen
Medienbrüche zwischen ERP, E-Mail und Archiv

Vorteil des digitalen Workflows

Schnelle Bearbeitung durch automatisierte, regelbasierte Workflows
Automatische Datenextraktion reduziert Eingabefehler
Volle Transparenz: jederzeit nachvollziehbarer Prozessstatus für alle Beteiligten
Fristgerechte Bearbeitung durch systemgestützte Fristenüberwachung
Zentrale Dokumentation aller Freigaben, Kommentare und Bearbeitungsschritte
Revisionssicherheit durch vollständige, GoBD-konforme Protokollierung
Beliebig skalierbar bei konstantem Personalaufwand
Nahtlose Integration in ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme

Schritte im digitalen Rechnungsworkflow

Rechnungseingang

Rechnungen treffen auf unterschiedlichen Kanälen und in verschiedenen Formaten ein, als E-Rechnung, PDF per E-Mail oder als Papierrechnung. Im digitalen Workflow werden alle Formate zentral erfasst, digitalisiert (z. B. mittels OCR-Erkennung) und standardisiert weiterverarbeitet.

Formelle Prüfung und sachliche Prüfung

Die eingegangenen Rechnungen werden automatisch auf formelle Kriterien geprüft (z. B. Pflichtangaben, Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer). Parallel erfolgt die sachliche Prüfung: Stimmen die gelieferten Leistungen mit der Bestellung überein? Gibt es Abweichungen bei Mengen oder Preisen? Die Prüfung erfolgt regelbasiert automatisiert oder die zuständigen Mitarbeitenden erhalten die Rechnung zur Prüfung in ihrem digitalen Posteingang.

Kontierung

Im nächsten Schritt wird die Rechnung den entsprechenden Konten, Kostenstellen und Projekten zugeordnet. Kontierungsvorschläge können auf Basis vordefinierter Buchungsregeln, Stamm- und Bewegungsdaten automatisch generiert und von den zuständigen Mitarbeitenden final bestätigt werden.

Freigabe und Zahlungsfreigabe

Je nach hinterlegtem Freigabeworkflow durchläuft die Rechnung die erforderlichen Genehmigungsstufen. Dabei sind individuelle Freigabegrenzen, Vertretungsregelungen und Eskalationsstufen hinterlegt. Nach vollständiger Freigabe erfolgt die Zahlungsfreigabe für die Buchhaltung.

Zahlungsabwicklung

Abschließend wird die freigegebene Rechnung automatisiert an das ERP-System übergeben, dort verbucht und termingerecht zur Zahlung angewiesen. Alle Bearbeitungsschritte sind dokumentiert und werden im DMS revisionssicher archiviert.

Digitaler Rechnungsworkflow mit edoc ganz einfach

Mit edoc invoice setzen Unternehmen auf eine praxiserprobte, flexible und integrierbare Lösung, die sich an bestehende Prozesse und IT-Systeme anpasst. Unsere langjährige Projekterfahrung garantiert, dass auch komplexe Anforderungen im Rechnungswesen, Einkauf und der Buchhaltung sauber abgebildet werden. Durch die enge Verzahnung mit gängigen ERP-Systemen sorgt edoc für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen von

einer hohen Automatisierungsquote bei maximaler Prozesssicherheit
vollständiger Transparenz über alle Rechnungs- und Freigabestufen
GoBD- und DSGVO-konformer Dokumentation
einer skalierbaren Lösung, die mit dem Unternehmen wächst
einem kompetenten Projektteam, das Fachbereich und IT gleichermaßen abholt

Fazit: Mehr als nur Digitalisierung

Ein digitaler Rechnungsworkflow ist nicht nur ein Automatisierungsprojekt. Er ist ein zentraler Baustein für durchgängige, transparente und skalierbare P2P-Prozesse. Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, schaffen die Grundlage für weitere Optimierungsschritte - von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung.