Verfahrensdokumentation nach GoBD

Verfahrensdokumentation kurz erklärt

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt ausführlich, wie alle Prozesse, Systeme wie auch Verfahren ablaufen. Sie erklärt, wie steuerlich wichtige Geschäftsdokumente erfasst, bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Ihr wichtigstes Ziel ist, dass die Abläufe der Buchführung nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Sie dient als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden und soll es einem externen Prüfer, beispielsweise einem steuerlichen Betriebsprüfer, ermöglichen, die Prozesse schnell und einfach zu verstehen und zu prüfen.

Gemäß den Vorgaben der GoBD müssen alle relevanten Daten wie Rechnungen, Belege oder Steuerinformationen jederzeit in einer nachvollziehbaren, unveränderbaren und jederzeit zugänglichen Form archiviert werden. Im Grunde beschreibt die Verfahrensdokumentation die Verarbeitungsschritte der elektronischen Dokumente von der Erstellung bis zur Archivierung. Sie beinhaltet die Abläufe der Buchhaltung sowie die Dokumentenarchivierung, ebenso wie die technischen Maßnahmen, die zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Abrufbarkeit dieser Dokumente erforderlich sind.

Die Verfahrensdokumentation stellt sowohl die organisatorischen als auch die technischen Aspekte des Prozesses dar. Sie umfasst in der Regel eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation. Zudem muss gewährleistet sein, dass das Verfahren während der gesamten Aufbewahrungsfrist tatsächlich so umgesetzt wird, wie es in der Dokumentation beschrieben ist. Dazu gehört auch, dass alle Änderungen am System und an den Verfahren dokumentiert und in der Verfahrensdokumentation entsprechend versioniert werden.

Hinweis: In den meisten Fällen benötigen Unternehmer mehrere unterschiedliche Verfahrensdokumentationen für verschiedene Prozesse.

Für wen ist die Verfahrensdokumentation verpflichtend? 

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD müssen alle Steuerpflichtigen erstellen, die einer Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflicht unterliegen. Das betrifft besonders Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die elektronische oder papiergebundene Dokumente verarbeiten, speichern sowie archivieren. Da fast jedes Unternehmen Systeme zur Datenverarbeitung nutzt, die auch steuerlich relevante Daten betreffen, ist eine detaillierte und aktuelle Verfahrensdokumentation unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Welche Bereiche betrifft die Verfahrensdokumentation?

Insbesondere Unternehmen, die elektronische Systeme für die Eingangsrechnungsverarbeitung, das Dokumentenmanagement oder das Vertragsmanagement einsetzen, sind auf eine solche Dokumentation angewiesen. Diese Systeme müssen so beschrieben werden, dass alle Prozesse von der Entstehung eines Dokuments bis hin zur Archivierung und späteren Reproduzierbarkeit klar nachvollziehbar sind. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist somit in allen Bereichen des Unternehmens erforderlich, die mit der Verarbeitung und Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten und Daten in Verbindung stehen.

Inhalte der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle wichtigen Prozesse und Systeme im Unternehmen, um die Ordnungsmäßigkeit der Dokumentenverarbeitung sicherzustellen - ähnlich wie eine Art Handbuch für Rechnungswesen-Prozesse. Eine vollständige und gut strukturierte Verfahrensdokumentation besteht aus den folgenden Komponenten, durch die die Prozesse nachvollziehbar und überprüfbar werden.

Zunächst ist eine allgemeine Beschreibung des Unternehmens und seiner steuerrelevanten Prozesse erforderlich. Diese Beschreibung sollte auf die vorhandenen organisatorischen Strukturen eingehen und klar darlegen, für welche Bereiche die Verfahrensdokumentation gültig ist. Damit wird sichergestellt, dass alle relevanten Vorgänge im Unternehmen erfasst und dokumentiert sind.

Die Anwenderdokumentation ist die Prozessbeschreibung. In ihr wird beschrieben, wie die verschiedenen Geschäftsabläufe organisiert und durchgeführt werden, z. B. Datenerfassung und -aufbewahrung. Hier sollten auch wichtige Dokumentationen wie Benutzerhandbücher, Schnittstellenbeschreibungen und Schulungsskripte enthalten sein.

Die technische Systemdokumentation beschreibt, welche Hardware- und Software im Unternehmen genutzt werden. Auch die Verwendung von Cloudlösungen wird hier aufgenommen. Sie beinhaltet auch wichtige Aspekte wie den Zugriff auf Daten durch Betriebsprüfer oder ausgelagerte Prozesse und Maßnahmen zum Datenschutz und Datensicherung. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der gesamte IT-Bereich die GoBD-Anforderungen erfüllt.

In der Betriebsdokumentation stehen die Anweisungen zum IT-Betrieb und den Sicherheitsmaßnahmen. Hier geht es ebenso um Notfallpläne, die sicherstellen, dass die Buchführung bei einem IT-Ausfall weiterläuft. Mit dieser Dokumentation ist es möglich, den reibungslosen Betrieb der Systeme auch in besonderen Situationen sicherzustellen.

Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist für die Sicherung der Prozessqualität verantwortlich. Hier werden die organisatorischen Regelungen und regelmäßige Kontrollen beschrieben. Im IKS ist auch enthalten, welche Rollen und Verantwortlichkeiten die Mitarbeitenden in den verschiedenen Prozessen haben und es werden die notwendigen Kompetenzen und Aufgabenbereiche dokumentiert.

Zusammengefasst sollte eine Verfahrensdokumentation nach GoBD die oben genannten Komponenten enthalten und in klarer, nachvollziehbarer Form dokumentieren, wie die relevanten Dokumente im Unternehmen erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Dabei müssen nicht nur die Abläufe selbst, sondern auch die verwendeten Systeme, Sicherheitsmaßnahmen und organisatorischen Strukturen detailliert beschrieben werden.