Digitales Vertragsmanagement

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Das effiziente und sichere Management von Verträgen ist von zentraler Bedeutung. Digitales Vertragsmanagement umfasst die ganzheitliche Verwaltung eines Vertrags – von der Erstellung und Verhandlung über die Genehmigung und Ausführung bis hin zur Archivierung und Analyse. Alle Vertragsakten sind jederzeit abrufbar, was die Überwachung und Kontrolle erleichtert.
Zur digitalen Vertragsverwaltung gehört auch das Aufgaben- und Fristenmanagement. Für alle Vertragsdokumente oder Anlagen zu Vertragsdokumenten können verschiedene Aufgaben, Fristen oder Erinnerungen angelegt werden, z.B. für Kündigungsfristen, Erinnerungen zu Garantien etc. Die digitale Lösung erinnert Sie dann rechtzeitig an laufende Verpflichtungen, Fristen und Termine.

Beim elektronischen Vertragsmanagement geht es nicht nur um Effizienz, Transparenz und Compliance, sondern auch darum, dass Sie sich anderen wertschöpfenden Tätigkeiten widmen können. Starten Sie jetzt den einfachen Weg zur Digitalisierung Ihrer Vertragsverwaltung. Mit der richtigen Taktik zum klugen Ergebnis. Und einem Partner, der alles kann.

Welche Vorteile bietet die digitale Vertragsverwaltung?

Digitales Vertragsmanagement ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse optimieren und rechtliche Risiken minimieren möchten. Es bietet zahlreiche Vorteile, die ihre Vertragsprozesse effizienter und sicherer gestalten: 

• Verträge digital verwalten und sofort finden 

• Keine Fristen mehr verpassen 

• Leichte und intuitive Bedienung sowie einfache Verwaltung von Verträgen 

• Fristenverwaltung mit automatischer Wiedervorlagefunktion 

• Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion 

Schritte einer effizienten Vertragsverwaltung

Vertragserstellung

Neue Verträge werden im eigenen Unternehmen erstellt oder Verträge, die von Vertragspartnern bereitgestellt wurden, müssen bewertet werden. Dabei werden die Vertragsinhalte sorgfältig analysiert und ggf. Anpassungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass der Vertrag alle relevanten rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen erfüllt. Ziel ist es, einen rechtlich einwandfreien und für beide Parteien akzeptablen Vertrag zu formulieren.

Überprüfung von Verträgen

Die vertraglichen Inhalte und Rahmenbedingungen werden nochmal gründlich geprüft. Dies umfasst die Analyse der Vertragsklauseln, die Bewertung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien sowie die Identifizierung potenzieller Risiken. Ziel ist es, sicherzustellen, dass der Vertrag keine nachteiligen Bestimmungen enthält und im besten Interesse des Unternehmens ist.

Aufgaben- und Fristenverwaltung

Aus den Kerninformationen der Verträge werden spezifische Aufgaben und Fristen abgeleitet. Diese Aufgaben können die Prüfung der Vertragsinhalte, die Finalisierung des Vertragsdokuments oder die Überwachung von Fristen umfassen. Ein effektives Management dieser Aufgaben und Fristen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen termingerecht erfüllt werden.

Archivierung

Die Vertragsdokumente werden im System abgelegt. Dies kann in verschiedenen Strukturen erfolgen, abhängig von den Anforderungen des Unternehmens. Eine ordnungsgemäße Archivierung ermöglicht eine schnelle und effiziente Suche sowie den Zugriff auf Vertragsdokumente und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Verwalten von Verträgen

Verträge müssen über ihre gesamte Laufzeit verwaltet werden. Ein effizientes Vertragsmanagementsystem stellt sicher, dass alle Verträge aktuell und ordnungsgemäß verwaltet werden, um rechtliche und geschäftliche Risiken zu minimieren.

Die Software dahinter: edoc contract