Individuelle Geschäftsprozesse digitalisieren
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die meist in der gleichen, sich wiederholenden Reihenfolge stattfinden und mit denen ein bestimmtes Ergebnis zielgerichtet erreicht werden soll. Geschäftsprozesse können in verschiedene Kategorien unterteilt werden, darunter operative Prozesse, unterstützende Prozesse und Managementprozesse.
Operative Prozesse tragen direkt zur Wertschöpfungskette bei, dazu zählen die Produktion von Gütern oder die Bereitstellung von Dienstleistungen. Unterstützende Prozesse sind notwendig, um die operativen Prozesse zu ermöglichen, z. B. IT-Support oder Personalwesen. Und Managementprozesse sind steuernde und koordinierende Aktivitäten, zu denen die Planung, Überwachung und Optimierung der operativen und unterstützenden Prozesse gehören.
Geschäftsprozesse gibt es in jedem Bereich eines Unternehmens, sowohl in der Produktion, in der Finanzabteilung und in der Verwaltung als auch im Marketing und Vertrieb. Um die Prozesse zu optimieren und Fehler zu minimieren, werden in jedem Geschäftsfeld moderne Technologien eingesetzt.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Bei der Prozessdigitalisierung geht es darum, die manuellen Geschäftsprozesse in eine digitale Umgebung oder digitale Formate zu übertragen. Viele analoge Prozesse, wie die Verwaltung von Anfragen, Angebotsfreigaben, Urlaubsanträge oder Reklamationen, sind papierbasiert, dokumentenzentriert und zeitintensiv. Der Ablauf dieser regelmäßig anstehenden Aufgaben ist jedoch fast immer identisch. Daher können diese Geschäftsprozesse und wiederkehrenden Routineaufgaben mittels einer digitalen Lösung in automatisierte Workflows umgewandelt werden. So lassen sich alle Arten von manuell ausgeführten Planungs-, Abwicklungs- oder Kontrollprozessen im Unternehmen digitalisieren und automatisieren.
Unser Tipp: Starten Sie in Ihrem Unternehmen einen Ideenwettbewerb, welche Prozesse digital schneller, effizienter, transparenter und sicherer gestaltet werden könnten. Es lässt sich fast jeder sich wiederholende Prozess umsetzen!
Vorteile der Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung
Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingriffe, reduzieren die Bearbeitungszeit und beschleunigen die Abläufe. Mitarbeitende können zeit- und ortsunabhängig auf die Prozesse und Daten zugreifen, da alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
Flüchtigkeitsfehler bei der Bearbeitung von Routineaufgaben, bei der Dateneingabe oder komplexen Berechnungen werden minimiert und die Prozessgenauigkeit erhöht. Automatisierte Systeme informieren die zuständigen Personen automatisch, sobald eine Aufgabe erledigt oder eine Freigabe benötigt wird, so dass nichts verloren gehen kann.
Prozesse können schnell angepasst und skaliert werden, um auf Marktveränderungen und wachsende Geschäftsanforderungen zu reagieren. Unternehmen können ihre Kapazitäten flexibel an wachsende Anforderungen anpassen.
Digitalisierte Prozesse bieten eine bessere Übersicht und Rückverfolgbarkeit. Der gesamte Workflow ist in Echtzeit sichtbar, so dass schnell auf Engpässe und Probleme reagiert werden kann. Alle Aktionen werden digital protokolliert, was die Überprüfung und Analyse von Abläufen erleichtert.
Digitale Prozesse erleichtern die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, da alle erforderlichen Schritte eingehalten und dokumentiert werden. Automatisierte Systeme bieten oft höhere Sicherheitsstandards als papierbasierte Prozesse, da Zugriffsrechte genau gesteuert werden können.
Anwendungsbeispiele für automatisierte Geschäftsprozesse
Verwaltung von Anfragen
Eingehende Kundenanfragen durchlaufen automatisiert alle notwendigen Prüfschritte mit den jeweilig notwendigen Protokollen und münden automatisch in ein entsprechendes Angebot. Alle dabei erstellten Dokumente werden abschließend im Dokumentenmanagement zu einer Anfrageakte zusammengefasst.
Verbesserungsworkflows
Ideen zu Produkt- oder Prozessänderungen werden über ein zentrales Formular erfasst und durchlaufen alle Schritte von der Machbarkeitsprüfung bis zur finalen Entscheidung in paralleler Bearbeitung durch die verschiedenen beteiligten Abteilungen. Nach der Freigabe startet der Änderungsmitteilungsworkflow automatisch, stößt die Umstellung im Unternehmen an und wird durch Bestätigungen der Abteilungen nachverfolgt.
Management von Reklamationen
Kundenreklamationen werden deutlich vereinfacht geprüft inklusive QM/QS-Aufteilung für Kostenaufteilung und Statistikzwecke. Nach der Prüfung und Zuteilung werden die Reklamationen über einen integrierten Workflow zur Bearbeitung an die entsprechende Abteilung weitergeleitet.
Angebotsfreigabe-Workflow
Erstellte Angebote werden hochgeladen und zentral bearbeitet. Ab einem frei definierbaren Angebotswert kann die Freigabe mehrstufig – z. B. durch den Innendienst und die Vertriebsleitung – erfolgen. Das freigegebene Angebot wird per E-Mail versendet und automatisch im ECM-System abgelegt.
Verwaltung von Urlaubsanträgen
Schluss mit dem Chaos und Verwaltungsaufwand bei der Planung der Urlaubsvergabe. Alle Anträge gehen über ein Formular ein und durchlaufen den Freigabeprozess automatisch. Die erteilte Freigabe wird der HR-Abteilung mitgeteilt und im HR-System gebucht. Alle Beteiligten wissen immer genau über den Status Bescheid und Änderungen lassen sich ohne großen Aufwand umsetzen.
Unternehmensinterne Lunch-App
Eine praktische Lunch-App, über die alle Mitarbeitenden nach dem Log-in das wöchentlich wechselnde Angebot einsehen, bestellen und ihre Bestellungen verwalten können.
In 7 Schritten zum automatisierten Prozess
- Prozess identifizieren, Umfang und Ziele definieren
Im ersten Schritt wird der zu automatisierende Geschäftsprozess klar identifiziert und der Umfang sowie die Ziele der Automatisierung festgelegt. Es gilt, den Nutzen eines digitalen Prozesses zu verstehen und messbare Ziele wie Effizienzsteigerung oder Fehlerreduktion zu definieren. - Daten-Quellen identifizieren (optional)
Falls der Prozess auf Daten angewiesen ist, identifizieren Sie die relevanten Datenquellen, wie etwa interne Datenbanken oder externe Systeme. Diese Datenquellen dienen als Grundlage für die Prozessautomatisierung und müssen im weiteren Verlauf integriert werden. - Plattform kennenlernen
Lernen Sie die gewählte Software und deren Funktionen kennen. Eine gründliche Einarbeitung ist wichtig, um das volle Potenzial der Plattform zu nutzen und Ihre digitalen Prozesse optimal modellieren zu können. - Anwendung oder Automatisierung erstellen
Basierend auf dem zuvor definierten Prozess und den Zielen wird nun der eigentliche Workflow oder die Anwendung erstellt. Dabei können entweder vorhandene Bausteine genutzt oder individuelle Workflows entwickelt werden. - Test und Bereitstellung
Bevor der automatisierte Prozess live geht, sollten Sie ihn in einer Testumgebung gründlich testen, um Fehler oder Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Nach erfolgreicher Testphase erfolgt die Bereitstellung des automatisierten Prozesses im laufenden Betrieb. - Team schulen
Das Team, das den Workflow anwenden oder überwachen wird, muss geschult werden. So gehen Sie sicher, dass alle Beteiligten den neuen digitalen Prozess verstehen und effizient nutzen können. - Wartung und Update
Auch nach der Implementierung muss der Prozess regelmäßig überwacht, gewartet und bei Bedarf aktualisiert werden, um langfristig reibungslos zu funktionieren.
Zusammen mit edoc haben wir einen Prozess umgesetzt, mit dem die lieferantenseitigen Auftragsbestätigungen in Kombination mit der Belegerkennung automatisiert geprüft werden. Ein weiterer, mit edoc automate digitalisierter Prozess ermöglicht es unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einer recht einfachen Form, projektseitige Bedarfsanforderungen zu stellen. Und gerade erweitern wir ein Ticketportal auf Basis von edoc automate, über das unsere Kunden Supporttickets bzw. Reklamationen zu Produkten direkt einstellen können.
Jochen Munschauer, IT-Systemadministrator bei Lucas-Nülle GmbH
mehr erfahrenDie Software dahinter: edoc automate
edoc automate ist Ihr Workflow-Designer für die unterschiedlichsten, sich wiederholenden Geschäftsprozesse im Unternehmen. Das können Reklamationsprozesse, Angebotsfreigabeprozesse oder Urlaubsantragsprozesse sein. Mit der digitalen Toolbox kann fast jeder individuelle Prozess in kürzester Zeit digitalisiert werden. edoc automate ist so weit mit allen Grundfunktionen ausgestattet, dass es wie ein Prozessmanagement-Baukasten funktioniert, aus dem sich die Entwickler:innen einfach bedienen können. So entstehen in kürzester Zeit ganz individuelle, automatisierte Lösungen.
Wir sind persönlich für Sie da!