Individuelle Geschäftsprozesse digitalisieren

Prozessautomatisierung mit Low-Code/No-Code Ansatz
  • Erstellung eigener Anwendungen, Formulare und Workflows ohne tiefgehende Programmierkenntnisse
  • Citizen Developer Lösungen aus der Fachabteilung für die Fachabteilung
  • Flexible Anpassungen

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Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die meist in der gleichen, sich wiederholenden Reihenfolge stattfinden und mit denen ein bestimmtes Ergebnis zielgerichtet erreicht werden soll. Geschäftsprozesse können in verschiedene Kategorien unterteilt werden, darunter operative Prozesse, unterstützende Prozesse und Managementprozesse. 

Operative Prozesse tragen direkt zur Wertschöpfungskette bei, dazu zählen die Produktion von Gütern oder die Bereitstellung von Dienstleistungen. Unterstützende Prozesse sind notwendig, um die operativen Prozesse zu ermöglichen, z. B. IT-Support oder Personalwesen. Und Managementprozesse sind steuernde und koordinierende Aktivitäten, zu denen die Planung, Überwachung und Optimierung der operativen und unterstützenden Prozesse gehören.  

Geschäftsprozesse gibt es in jedem Bereich eines Unternehmens, sowohl in der Produktion, in der Finanzabteilung und in der Verwaltung als auch im Marketing und Vertrieb. Um die Prozesse zu optimieren und Fehler zu minimieren, werden in jedem Geschäftsfeld moderne Technologien eingesetzt.  

Digitalisierung von Geschäftsprozessen 

Bei der Prozessdigitalisierung geht es darum, die manuellen Geschäftsprozesse in eine digitale Umgebung oder digitale Formate zu übertragen. Viele analoge Prozesse, wie die Verwaltung von Anfragen, Angebotsfreigaben, Urlaubsanträge oder Reklamationen, sind papierbasiert, dokumentenzentriert und zeitintensiv. Der Ablauf dieser regelmäßig anstehenden Aufgaben ist jedoch fast immer identisch. Daher können diese Geschäftsprozesse und wiederkehrenden Routineaufgaben mittels einer digitalen Lösung in automatisierte Workflows umgewandelt werden. So lassen sich alle Arten von manuell ausgeführten Planungs-, Abwicklungs- oder Kontrollprozessen im Unternehmen digitalisieren und automatisieren. 

Unser Tipp: Starten Sie in Ihrem Unternehmen einen Ideenwettbewerb, welche Prozesse digital schneller, effizienter, transparenter und sicherer gestaltet werden könnten. Es lässt sich fast jeder sich wiederholende Prozess umsetzen!

Vorteile der Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung

Kürzere Durchlaufzeiten

Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingriffe, reduzieren die Bearbeitungszeit und beschleunigen die Abläufe. Mitarbeitende können zeit- und ortsunabhängig auf die Prozesse und Daten zugreifen, da alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Weniger Fehler

Flüchtigkeitsfehler bei der Bearbeitung von Routineaufgaben, bei der Dateneingabe oder komplexen Berechnungen werden minimiert und die Prozessgenauigkeit erhöht. Automatisierte Systeme informieren die zuständigen Personen automatisch, sobald eine Aufgabe erledigt oder eine Freigabe benötigt wird, so dass nichts verloren gehen kann.

Mehr Flexibilität

Prozesse können schnell angepasst und skaliert werden, um auf Marktveränderungen und wachsende Geschäftsanforderungen zu reagieren. Unternehmen können ihre Kapazitäten flexibel an wachsende Anforderungen anpassen.

Höhere Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Prozesse

Digitalisierte Prozesse bieten eine bessere Übersicht und Rückverfolgbarkeit. Der gesamte Workflow ist in Echtzeit sichtbar, so dass schnell auf Engpässe und Probleme reagiert werden kann. Alle Aktionen werden digital protokolliert, was die Überprüfung und Analyse von Abläufen erleichtert.

Compliance und Sicherheit

Digitale Prozesse erleichtern die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, da alle erforderlichen Schritte eingehalten und dokumentiert werden. Automatisierte Systeme bieten oft höhere Sicherheitsstandards als papierbasierte Prozesse, da Zugriffsrechte genau gesteuert werden können.

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Anwendungsbeispiele für automatisierte Geschäftsprozesse

Verwaltung von Anfragen

Eingehende Kundenanfragen durchlaufen automatisiert alle notwendigen Prüfschritte mit den jeweilig notwendigen Protokollen und münden automatisch in ein entsprechendes Angebot. Alle dabei erstellten Dokumente werden abschließend im Dokumentenmanagement zu einer Anfrageakte zusammengefasst. 

Verbesserungsworkflows

Ideen zu Produkt- oder Prozessänderungen werden über ein zentrales Formular erfasst und durchlaufen alle Schritte von der Machbarkeitsprüfung bis zur finalen Entscheidung in paralleler Bearbeitung durch die verschiedenen beteiligten Abteilungen. Nach der Freigabe startet der Änderungsmitteilungsworkflow automatisch, stößt die Umstellung im Unternehmen an und wird durch Bestätigungen der Abteilungen nachverfolgt. 

Management von Reklamationen

Kundenreklamationen werden deutlich vereinfacht geprüft inklusive QM/QS-Aufteilung für Kostenaufteilung und Statistikzwecke. Nach der Prüfung und Zuteilung werden die Reklamationen über einen integrierten Workflow zur Bearbeitung an die entsprechende Abteilung weitergeleitet. 

Angebotsfreigabe-Workflow

Erstellte Angebote werden hochgeladen und zentral bearbeitet. Ab einem frei definierbaren Angebotswert kann die Freigabe mehrstufig – z. B. durch den Innendienst und die Vertriebsleitung – erfolgen. Das freigegebene Angebot wird per E-Mail versendet und automatisch im ECM-System abgelegt. 

Verwaltung von Urlaubsanträgen

Schluss mit dem Chaos und Verwaltungsaufwand bei der Planung der Urlaubsvergabe. Alle Anträge gehen über ein Formular ein und durchlaufen den Freigabeprozess automatisch. Die erteilte Freigabe wird der HR-Abteilung mitgeteilt und im HR-System gebucht. Alle Beteiligten wissen immer genau über den Status Bescheid und Änderungen lassen sich ohne großen Aufwand umsetzen. 

Unternehmensinterne Lunch-App

Eine praktische Lunch-App, über die alle Mitarbeitenden nach dem Log-in das wöchentlich wechselnde Angebot einsehen, bestellen und ihre Bestellungen verwalten können. 

In 7 Schritten zum automatisierten Prozess

  1. Prozess identifizieren, Umfang und Ziele definieren  
    Im ersten Schritt wird der zu automatisierende Geschäftsprozess klar identifiziert und der Umfang sowie die Ziele der Automatisierung festgelegt. Es gilt, den Nutzen eines digitalen Prozesses zu verstehen und messbare Ziele wie Effizienzsteigerung oder Fehlerreduktion zu definieren. 
  2. Daten-Quellen identifizieren (optional) 
    Falls der Prozess auf Daten angewiesen ist, identifizieren Sie die relevanten Datenquellen, wie etwa interne Datenbanken oder externe Systeme. Diese Datenquellen dienen als Grundlage für die Prozessautomatisierung und müssen im weiteren Verlauf integriert werden. 
  3. Plattform kennenlernen  
    Lernen Sie die gewählte Software und deren Funktionen kennen. Eine gründliche Einarbeitung ist wichtig, um das volle Potenzial der Plattform zu nutzen und Ihre digitalen Prozesse optimal modellieren zu können. 
  4. Anwendung oder Automatisierung erstellen 
    Basierend auf dem zuvor definierten Prozess und den Zielen wird nun der eigentliche Workflow oder die Anwendung erstellt. Dabei können entweder vorhandene Bausteine genutzt oder individuelle Workflows entwickelt werden. 
  5. Test und Bereitstellung  
    Bevor der automatisierte Prozess live geht, sollten Sie ihn in einer Testumgebung gründlich testen, um Fehler oder Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Nach erfolgreicher Testphase erfolgt die Bereitstellung des automatisierten Prozesses im laufenden Betrieb. 
  6. Team schulen  
    Das Team, das den Workflow anwenden oder überwachen wird, muss geschult werden. So gehen Sie sicher, dass alle Beteiligten den neuen digitalen Prozess verstehen und effizient nutzen können.  
  7. Wartung und Update  
    Auch nach der Implementierung muss der Prozess regelmäßig überwacht, gewartet und bei Bedarf aktualisiert werden, um langfristig reibungslos zu funktionieren.  

Zusammen mit edoc haben wir einen Prozess umgesetzt, mit dem die lieferantenseitigen Auftragsbestätigungen in Kombination mit der Belegerkennung automatisiert geprüft werden. Ein weiterer, mit edoc automate digitalisierter Prozess ermöglicht es unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einer recht einfachen Form, projektseitige Bedarfsanforderungen zu stellen. Und gerade erweitern wir ein Ticketportal auf Basis von edoc automate, über das unsere Kunden Supporttickets bzw. Reklamationen zu Produkten direkt einstellen können.

Jochen Munschauer, IT-Systemadministrator bei Lucas-Nülle GmbH

Zur Projektbeschreibung der Lucas-Nülle GmbH

Prozessmodellierung mit No-Code und Low-Code

Mit No-Code / Low-Code Software lassen sich auch ohne Programmierkenntnisse Prozesse modellieren und Apps entwickeln. Dafür stehen auf den Plattformen visuelle Tools, vorgefertigte Module und Templates sowie ein Drag-and-Drop-Baukasten zur Verfügung. Mit der entsprechenden fachlichen Fähigkeit können sogar eigene Apps, Anwendungen und Workflows programmiert und erweitert werden. Dies ermöglicht es auch nicht-technischen Mitarbeitern aktiv an der digitalen Transformation des Unternehmens teilzunehmen und in Eigenregie Lösungen und Prozesse umzusetzen. 

Citizen Developer - Prozessmodellierung ohne IT-Abteilung 

Technisch versierte Fachanwender kennen die Schwierigkeiten und Hindernisse der manuellen Vorgänge in ihren Fachabteilungen aus eigener Erfahrung. Diese sogenannten Citizen Developer können mit einer No-Code Lösung schnell und zielgerichtet Prozesse gestalten, die individuell und genau auf ihre Fachabteilung zugeschnitten sind. So können mit einem grundlegenden technischen Verständnis individuelle Workflows gestaltet, Eingabemasken mitdesignt und die Architektur des Prozesses festgelegt werden. 

Das Ergebnis? Eine schnelle Prozessabbildung und zielgerichtete Automatisierung direkt aus der Fachabteilung heraus. Und gleichzeitig werden die optimierten Prozessstrukturen von den Anwender:innen innerhalb der Fachbereiche besser angenommen. Nutzen Sie die Chancen der Automatisierung und gestalten Sie Arbeitsabläufe effizienter als je zuvor. 

Die Software dahinter: edoc automate

edoc automate ist Ihr Workflow-Designer für die unterschiedlichsten, sich wiederholenden Geschäftsprozesse im Unternehmen. Das können Reklamationsprozesse, Angebotsfreigabeprozesse oder Urlaubsantragsprozesse sein. Mit der digitalen Toolbox kann fast jeder individuelle Prozess in kürzester Zeit digitalisiert werden. edoc automate ist so weit mit allen Grundfunktionen ausgestattet, dass es wie ein Prozessmanagement-Baukasten funktioniert, aus dem sich die Entwickler:innen einfach bedienen können. So entstehen in kürzester Zeit ganz individuelle, automatisierte Lösungen.

Zum Prozessmanagement-Tool edoc automate

Kleine Lösung, großer Impact: Digitale Unterschrift

 

Drucken Sie Ihre Dokumente auch noch aus, unterschreiben sie und scannen sie dann wieder ein? Ohne digitale Unterschrift wird das auch so bleiben – umständlich, wenig nachhaltig und ein großes Hindernis auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro! Wir ermöglichen Ihnen auf einfachem Weg den durchgängigen, voll digitalen Prozess von der Erstellung eines Dokuments bis zur rechtsgültigen Signatur inklusive Archivierung in einem System.

Zur digitalen Unterschrift

Wir sind persönlich für Sie da! 

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