Software für digitale Auftragsbestätigungen
- Automatisierter Eingang von Auftragsbestätigungen
- Verarbeitung und Extraktion der Auftragsdaten
- Digitale Prüfung der Auftragsbestätigungen
Warum digitale Auftragsbestätigungen?
Mehr Automation, weniger Fehler.
Schnellere Bearbeitungszeiten und höhere Transparenz.
Fachpersonal von manuellen Routineaufgaben befreien.
Ein (weiterer) Schritt zur vollständigen Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses.
Software für die elektronische Verwaltung von Auftragsbestätigungen
Mit edoc order confirmation verwalten Sie Ihre eingehenden Auftragsbestätigungen komplett digital und transparent für alle Beteiligten. Eingehende Auftragsbestätigungen werden automatisch erfasst und die Daten in Ihrem System übersichtlich zur Verfügung gestellt. Das mühsame manuelle Abtippen – und somit eine potenzielle Quelle von Fehlern – entfällt, wodurch der Erfassungsprozess signifikant beschleunigt wird.
edoc order confirmation umfasst folgende grundlegende Funktionen:
- Automatisierter Eingang von Auftragsbestätigungen per E-Mail
- Kopf- und Positionsdaten werden mit der Bestellung abgeglichen
- Extraktion der Auftragsdaten und Matching mit Stammdaten
- Darstellung der Auftragsbestätigung in Erfassungsmaske inkl. Dokumentenansicht
- Workflowgestützter Prüf- und Freigabeprozess
- Zentrales Dashboard zur Übersicht über alle aktiven Aktivitäten
- Webbasierter Zugriff jederzeit und von überall möglich
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Die wichtigsten Funktionen der Auftragsbestätigungs-Software
Automatisierte Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen
Eingehende Auftragsbestätigungen werden in der Regel als PDF-Dokumente per E-Mail empfangen und anschließend automatisiert in edoc order confirmation verarbeitet. Dabei werden die relevanten Auftragsdaten extrahiert und mit den im System hinterlegten Stammdaten gematcht. Die extrahierten Daten werden in einer klar strukturierten Erfassungsmaske angezeigt und die erfasste Auftragsbestätigung als Dokument in einer visuellen Dokumentenansicht dargestellt.
Abgleich der Auftragsdaten mit der Bestellung
Die Kopf- und Positionsdaten der Auftragsbestätigung werden mit den Bestelldaten der im System hinterlegten Bestellung abgeglichen. Erkannte Abweichungen und fehlerhafte Positionen werden übersichtlich zur Überprüfung aufgelistet. Stimmen die Auftragsdaten nicht mit der Bestellung überein, kann die Auftragsbestätigung abgelehnt werden.
Workflowgestützter Prüf- und Freigabeprozess
Die Auftragsbestätigungen werden über einen Workflow an die zuständige Stelle weitergeleitet, dort geprüft und freigegeben. Zur Kennzeichnung des abgeschlossenen Prüf- und Freigabeprozesses wird ein „geprüft“-Status vergeben. Um die Zugriffsrechte flexibel anzupassen, können Benutzergruppen für den Prozess importiert sowie aktiviert oder deaktiviert werden. Dies sorgt für eine präzise und effiziente Verwaltung der Benutzerberechtigungen.
Zentrales Dashboard zur Übersicht über alle aktiven Aktivitäten
Alle eingehenden Auftragsbestätigungen landen als Aufgaben im zentralen Dashboard edoc Workplace, was eine strukturierte Bearbeitung ermöglicht. Dank des webbasierten Zugriffs können alle Aktivitäten jederzeit und von überall aus überwacht und bearbeitet werden. Das zentrale Dashboard bietet eine umfassende Übersicht über alle aktiven Prozesse und Aufgaben, sodass Nutzer schnell und einfach auf alle relevanten Informationen zugreifen können.
Häufig gestellte Fragen zu edoc order confirmation
Sie können jede Art von Auftragsbestätigungen importieren wie z. B. PDF oder Papier.
Die Auftragsbestätigungen werden durch eine KI-gestützte Dokumentenerkennung erkannt und interpretiert, sodass notwendige Daten extrahiert werden. Anschließend werden diese Daten mit Ihren Stammdaten abgeglichen und auf Abweichungen zur Bestellung überprüft. Das System erkennt auch direkt, ob es sich um eine Teilbestätigung einer Bestellung handelt.
edoc order confirmation kann die Bestelldaten aus ERP- sowie anderen Drittsystemen importieren und als Vergleichsdaten für die Abweichungserkennung nutzen. Die Auftragsbestätigungen werden dann automatisiert mit den Bestellungen aus dem ERP-System abgeglichen und Abweichungen automatisiert gekennzeichnet. edoc order confirmation kann sowohl Bestellungen importieren als auch die Daten der Auftragsbestätigung exportieren.
In Kombination mit edoc order confirmation kann jedes ERP-System angebunden werden. edoc order confirmation ist neutral gegenüber den angebundenen Systemen und kann sowohl mit SAP, Dynamics, InforCom oder anderen ERP-Systemen arbeiten.
Die Benutzeroberflächen sind schlicht und modern aufgebaut und weisen die Anwender optisch daraufhin, ob es Abweichungen gibt. Sie können sich den Status einer Auftragsbestätigung jederzeit darstellen lassen.
Ja, es gibt standardisierte Schnittstellen wie IMAP oder MSGraph zu E-Mail-Postfächern. Lieferantenportale können (als Projektlösung) angebunden werden.
Die Lösung ist DSGVO-konform und revisionssicher. Alle Vorgänge werden auf einem Workflowprotokoll (PDF/ PDF/A) erfasst und die Dokumente sowie das Protokoll in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem revisionssicher archiviert.
Für Keyuser sowie andere Anwender:innen finden in der Regel Schulungen statt.
Ja, für edoc order confirmation wird ein Anwenderhandbuch im edoc Docs Center zur Verfügung gestellt.
Auch für die Administration wird ein Handbuch zur Verfügung gestellt. Es empfiehlt sich jedoch, vor eigenen Arbeiten am System, an der durch edoc angebotenen Administrationsschulung teilzunehmen. So erschließen sich die erforderlichen Tätigkeiten schneller und das Administrationshandbuch kann zielgerichtet genutzt werden.
Ja, für edoc order confirmation sowie für alle anderen edoc Softwareprodukte werden bei der Veröffentlichung neuer Softwareversionen die entsprechenden Release Notes im edoc Docs Center zur Verfügung gestellt. Diese können dort bequem eingesehen werden und sind damit immer verfügbar.
Wir sind persönlich für Sie da!