Software für digitale Auftragsbestätigungen
- Automatisierter Eingang von Auftragsbestätigungen
- Verarbeitung und Extraktion der Auftragsdaten
- Digitale Prüfung der Auftragsbestätigungen
Warum digitale Auftragsbestätigungen?
Mehr Automation, weniger Fehler.
Schnellere Bearbeitungszeiten und höhere Transparenz.
Fachpersonal von manuellen Routineaufgaben befreien.
Ein (weiterer) Schritt zur vollständigen Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses.
Software für die elektronische Verwaltung von Auftragsbestätigungen
Mit edoc order confirmation verwalten Sie Ihre eingehenden Auftragsbestätigungen komplett digital und transparent für alle Beteiligten. Eingehende Auftragsbestätigungen werden automatisch erfasst und die Daten in Ihrem System übersichtlich zur Verfügung gestellt. Das mühsame manuelle Abtippen – und somit eine potenzielle Quelle von Fehlern – entfällt, wodurch der Erfassungsprozess signifikant beschleunigt wird.
edoc order confirmation umfasst folgende grundlegende Funktionen:
- Automatisierter Eingang von Auftragsbestätigungen per E-Mail
- Kopf- und Positionsdaten werden mit der Bestellung abgeglichen
- Extraktion der Auftragsdaten und Matching mit Stammdaten
- Darstellung der Auftragsbestätigung in Erfassungsmaske inkl. Dokumentenansicht
- Workflowgestützter Prüf- und Freigabeprozess
- Zentrales Dashboard zur Übersicht über alle aktiven Aktivitäten
- Webbasierter Zugriff jederzeit und von überall möglich
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Die wichtigsten Funktionen der Auftragsbestätigungs-Software
Automatisierte Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen
Eingehende Auftragsbestätigungen werden in der Regel als PDF-Dokumente per E-Mail empfangen und anschließend automatisiert in edoc order confirmation verarbeitet. Dabei werden die relevanten Auftragsdaten extrahiert und mit den im System hinterlegten Stammdaten gematcht. Die extrahierten Daten werden in einer klar strukturierten Erfassungsmaske angezeigt und die erfasste Auftragsbestätigung als Dokument in einer visuellen Dokumentenansicht dargestellt.
Abgleich der Auftragsdaten mit der Bestellung
Die Kopf- und Positionsdaten der Auftragsbestätigung werden mit den Bestelldaten der im System hinterlegten Bestellung abgeglichen. Erkannte Abweichungen und fehlerhafte Positionen werden übersichtlich zur Überprüfung aufgelistet. Stimmen die Auftragsdaten nicht mit der Bestellung überein, kann die Auftragsbestätigung abgelehnt werden.
Workflowgestützter Prüf- und Freigabeprozess
Die Auftragsbestätigungen werden über einen Workflow an die zuständige Stelle weitergeleitet, dort geprüft und freigegeben. Zur Kennzeichnung des abgeschlossenen Prüf- und Freigabeprozesses wird ein „geprüft“-Status vergeben. Um die Zugriffsrechte flexibel anzupassen, können Benutzergruppen für den Prozess importiert sowie aktiviert oder deaktiviert werden. Dies sorgt für eine präzise und effiziente Verwaltung der Benutzerberechtigungen.
Zentrales Dashboard zur Übersicht über alle aktiven Aktivitäten
Alle eingehenden Auftragsbestätigungen landen als Aufgaben im zentralen Dashboard edoc Workplace, was eine strukturierte Bearbeitung ermöglicht. Dank des webbasierten Zugriffs können alle Aktivitäten jederzeit und von überall aus überwacht und bearbeitet werden. Das zentrale Dashboard bietet eine umfassende Übersicht über alle aktiven Prozesse und Aufgaben, sodass Nutzer schnell und einfach auf alle relevanten Informationen zugreifen können.
Wir sind persönlich für Sie da!