Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics 365 ERP
- Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und buchen
- Digitale Workflows für schnellere Freigaben, weniger Fehler und mehr Transparenz
- Nahtlose Integration der Eingangsrechnungen in das ERP-System
Vorteile einer Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 ERP
Rechnungen aus allen Eingangskanälen – ob E-Mail, Scan oder E-Rechnung – werden zentral erfasst, automatisch ausgelesen und validiert. Medienbrüche und manuelle Eingaben entfallen vollständig.
Steuern Sie Rechnungsfreigaben sicher und nachvollziehbar: mit rollenbasierten Workflows, Eskalationsregeln und vollständiger Transparenz über alle Prozessschritte und Zahlungsfristen.
Erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen durch GoBD-konforme Archivierung und eine lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte. DSGVO- und auditkonform.
Die Lösung integriert sich direkt in Microsoft Dynamics 365 Finance, Business Central oder ältere Versionen davon wie AX/NAV ohne Systembrüche oder doppelte Datenpflege. Sie ist flexibel erweiterbar und vorbereitet auf gesetzliche Neuerungen wie die E-Rechnungspflicht.
Optimierte Eingangsrechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics ERP
Das Microsoft Dynamics ERP bildet die grundlegenden Finanz- und Beschaffungsprozesse zuverlässig ab. Bei der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen stößt das System jedoch schnell an seine funktionalen Grenzen. Die essenziellen Funktionen wie OCR-Erkennung, E-Rechnungseingang, regelbasierte Workflows oder revisionssichere Archivierung fehlen oder sind nur eingeschränkt verfügbar. Das führt in der Praxis schnell zu hohem manuellen Aufwand, Medienbrüchen und begrenzter Transparenz.
Eine spezialisierte Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung ergänzt Microsoft Dynamics gezielt dort, wo es im Standard an Tiefe fehlt: Sie automatisiert den Rechnungseingang, integriert intelligente Prüf- und Freigabeprozesse, schafft Transparenz über den gesamten Rechnungszyklus hinweg und lässt über die webbasierte Oberfläche auch Personen am Prozess teilnehmen, die selbst keinen Zugang zum Microsoft Dynamics ERP haben. So reduzieren Sie Aufwände, sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und schaffen die Grundlage für eine skalierbare, zukunftssichere Rechnungsverarbeitung.
So funktioniert die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
1. Erfassen – Rechnungseingang automatisieren
Eingehende Rechnungen erreichen das Unternehmen über verschiedene Kanäle: per E-Mail, als PDF, im strukturierten E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung, ZUGFeRD), über E-Rechnungsportale aus dem Peppol-Netzwerk oder anderen (Landes-) Portalen oder (noch) als Papierrechnung. Die spezialisierte Lösung erfasst alle Formate zentral und medienbruchfrei. Dank integrierter OCR-Technologie werden Rechnungsdaten von PDF- oder Papierrechnungen automatisch ausgelesen und strukturiert. Strukturiert vorliegende Rechnungen (XML, XRechnung etc.) werden direkt importiert. Kreditor, Rechnungsbetrag, Bestellnummern und Positionsdaten werden erkannt und direkt mit den in Microsoft Dynamics hinterlegten Stammdaten abgeglichen, ganz ohne manuelle Eingriffe.
2. Prüfen & Freigeben – Workflows digital abbilden
Nach der Erkennung durchläuft jede Rechnung einen automatisierten Prüf- und Freigabeprozess. Validierungsregeln prüfen Plausibilität, Vollständigkeit und, falls vorhanden, den Abgleich mit Bestellung und Wareneingang (3-Way-Match). Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen werden automatisch zur Klärung zugewiesen.
Der Freigabeprozess ist vollständig digital, regelbasiert und flexibel konfigurierbar: Ob Genehmigungen nach Betrag, Kostenstelle, Projekt oder Organisationseinheit, alle Vorgaben lassen sich systemgestützt abbilden. Mobile Freigaben, Stellvertretungsregelungen und Eskalationen sorgen für reibungslose Abläufe und vollständige Nachvollziehbarkeit. Jeder Schritt wird revisionssicher dokumentiert (Audit Trail).
3. Buchen & Archivieren – sicher, schnell und gesetzeskonform
Nach der Freigabe werden die Rechnungsdaten automatisch an das Microsoft Dynamics ERP übergeben und dort gebucht, inklusive aller relevanten Informationen wie Kreditor, Kontierung, Bestellbezug oder Wareneingänge. Die Buchung erfolgt je nach Konfiguration manuell oder automatisiert.
Im Anschluss erfolgt die revisionssichere Archivierung aller Dokumente und Freigabeprotokolle. Jede Rechnung wird inklusive aller Bearbeitungsschritte, Anhänge und Freigaben archiviert. Die Archivierung ist GoBD- und DSGVO-konform und auditfähig.
Ergänzend liefern Dashboards und Auswertungen Transparenz über den Prozessstatus offener Rechnungen. Reports zu Durchlaufzeiten und Fristen helfen beim Monitoring von Zahlungszielen, Skontofristen und Prozesskennzahlen.
Projektumsetzung einer Lösung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Einführung einer digitalen Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung erfolgt in der Regel im Rahmen eines klar strukturierten Projekts. Wir geben Ihnen einen umfassenden Überblick über die einzelnen Projektschritte und zeigen Ihnen, wie edoc Sie auf dem Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung und digitalen Rechnungsprüfung begleitet.
Herausforderungen ohne spezialisierte Lösung
Viele Unternehmen arbeiten mit einem Microsoft Dynamics ERP (standardmäßig) ohne Erweiterung für die Eingangsrechnungsverarbeitung. Vor allem seit der Einführung der E-Rechnungspflicht hat sich in der praktischen Umsetzung deutlich gezeigt, wo die ERP-Standards an ihre Grenzen stoßen. Insbesondere bei der automatisierten Verarbeitung und Prüfung eingehender E-Rechnungen gibt es viele technische Lücken: fehlende Formatunterstützung, manuelle Zwischenschritte und Medienbrüche, die die Prozesse ausbremsen. Zwar bietet Microsoft Dynamics Funktionen zur Erstellung von Ausgangsrechnungen und rudimentäre Möglichkeiten zum Import strukturierter Daten, bei der Eingangsrechnungsverarbeitung arbeiten viele Unternehmen aber mit Übergangslösungen, Medienbrüchen oder zeitintensiven manuellen Prüfprozessen.
Und das hat spürbare Auswirkungen auf die Effizienz, Transparenz und Compliance. Gerade Dynamics-Anwender, die ältere Versionen wie NAV oder On-Premises-Installationen nutzen, stehen vor der Herausforderung, dass Microsoft hier keine oder nur sehr eingeschränkte Unterstützung bietet. Selbst in aktuellen Business Central SaaS-Versionen ist der Funktionsumfang begrenzt, insbesondere beim E-Rechnungsempfang, bei der Abbildung mehrstufiger Genehmigungen und der medienbruchfreien Weiterverarbeitung. Der ERP-Standard bildet viele gesetzliche Anforderungen nicht vollständig ab. Es braucht eine spezialisierte Lösung, die
- alle relevanten E-Rechnungsformate automatisch erkennt und verarbeitet,
- die operativen Anforderungen erfüllt,
- die gesetzlichen Anforderungen erfüllt,
- Workflows zur Prüfung, Freigabe und Buchung abbildet und
- vollständig in Microsoft Dynamics integriert ist.
Die Software dahinter: edoc invoice
Grundlage unserer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist die Standardsoftware edoc invoice. In ihr steckt die geballte edoc-Erfahrung aus vielen erfolgreich umgesetzten Workflow-Projekten in diesem Bereich. Sichern Sie sich mit edoc invoice eine technologische Plattform auf dem aktuellsten Stand mit modernsten Entwicklungs- und Steuerungstechnologien und optimierter Performance. In der Cloud, On-Premises oder hybrid.
Mit edoc haben wir einen Partner gefunden, der sowohl das ECM-System als auch die Integration in unser ERP-System Dynamics NAV aus einer Hand anbietet und die Einführung kompetent betreut.
Uta Goldberg, ERP-Projektleitung, SBS Dienstleistungs GmbH
Zur Projektbeschreibung der SBS Dienstleistungs GmbHDigitale Eingangsrechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics ERP einführen
Die Integration einer spezialisierten Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in ein Microsoft Dynamics ERP (z. B. Dynamics 365 Finance, Business Central oder Dynamics AX/NAV) erfolgt in der Regel ohne tiefe Eingriffe in das ERP-System selbst. Ziel ist es die bestehende ERP-Struktur um die Funktionen, die für eine effiziente, automatisierte und rechtssichere Rechnungsverarbeitung erforderlich sind, zu ergänzen und den Eingangsrechnungsprozess durchgängig zu digitalisieren.
Zu Beginn wird das vorhandene Dynamics-System analysiert: Welche Module sind im Einsatz? Wie ist der aktuelle Rechnungsprozess aufgebaut? Welche Anforderungen gibt es in Bezug auf Workflows, Buchung, Compliance oder Schnittstellen? Auf dieser Grundlage wird ein projektspezifisches Integrationskonzept erstellt.
Anschließend wird die Lösung über standardisierte Konnektoren oder APIs in Microsoft Dynamics integriert. Dabei werden relevante Systeme angebunden – etwa E-Mail-Postfächer für den Rechnungseingang, Scanstationen, E-Rechnungsplattformen oder bestehende DMS-/Archivsysteme. Die integrierte OCR- und Erkennungskomponente wird so eingerichtet, dass Rechnungsdaten automatisiert ausgelesen und mit Dynamics-Stammdaten abgeglichen werden. Der Freigabeprozess wird individuell auf bestehende Rollen, Organisationseinheiten und Anforderungen angepasst.
Nach der technischen Einrichtung folgt eine strukturierte Testphase mit realitätsnahen Testszenarien und Beispielbelegen. Erst wenn alle Prozesse reibungslos funktionieren, wird die Lösung in den Produktivbetrieb überführt – mit klar definiertem Go-live, Schulung der Anwender und optionaler Betreuung in der Einführungsphase.
Wir sind persönlich für Sie da!