Digitales Dokumentenmanagement (DMS)
Was ist digitales Dokumentenmanagement?
Mit der Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) legen Sie den Grundstein zur Digitalisierung Ihres Unternehmens. Sie schaffen sich die Basis für mehr Flexibilität und Produktivität. Aber was ist die digitale Dokumentenverwaltung genau?
Digitales Dokumentenmanagement bezeichnet die elektronische Verwaltung von Dokumenten und Informationen innerhalb eines Unternehmens. Dabei werden die Dokumente und Daten digital erfasst, gespeichert, organisiert, verwaltet, geteilt und archiviert. Durch die Digitalisierung der Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg werden papierbasierte Prozesse minimiert. Durch den zentralen Zugriff auf die Dokumente in einem digitalen System optimieren Sie sämtliche Geschäftsprozesse und die Zusammenarbeit zwischen den Teams in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig wird die Nachverfolgung von Dokumenten verbessert und Compliance-Anforderungen erfüllt.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind datenbankgestützte Software-Lösungen, die Dokumente aus verschiedenen Quellen wie Scanner und E-Mail erfassen, die Dokumente klassifizieren und nach der Bearbeitung zentral in einem Archiv speichern und aufbewahren. Intelligente Regeln für Zugriffsrechte gewährleisten die Sicherheit, insbesondere bei vertraulichen Dokumenten. Eine DMS-Lösung ermöglicht das verlustfreie und sichere Teilen von Dokumenten über mehrere Systeme hinweg und unterstützt die gemeinsame Arbeit an Dokumenten durch Versionierung. Moderne Dokumentenmanagementsysteme umfassen zudem Workflow-Module, die die Automatisierung von Prozessen und die Synchronisierung mit anderen Systemen ermöglichen.
Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung
Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht den schnellen und gezielten Zugriff auf sämtliche unternehmensrelevante Informationen. Dank einer optimierten Ordnerstruktur sind spezifische Dokumente mit nur wenigen Klicks auffindbar.
Ein papierloses Büro sorgt für aufgeräumte Schreibtische, weniger Druckerkosten und leere Altpapiertonnen. Durch den Wegfall von Papier, arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen nachhaltiger und ökologisch verantwortungsvoll.
Mit einem DMS können Mitarbeitende von überall auf alle relevanten Dokumente zugreifen, sei es im Homeoffice oder im Außendienst. Dies ermöglicht ein flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten und sorgt für eine bessere Work-Life-Balance sowie Einsparungen bei Raummieten und Energiekosten.
Die erweiterten Suchfunktionen eines DMS und der vereinfachte Zugriff auf Dokumente reduzieren die Zeit, die Mitarbeitende mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Dies führt zu weniger Frustration und Stress, da benötigte Informationen schnell und einfach gefunden werden können.
Durch digitales Dokumentenmanagement werden Papierkosten gesenkt und ineffiziente Prozesse bei der Bearbeitung von Papierdokumenten eliminiert. Dadurch werden sowohl Material- und Druckkosten als auch Lagerkosten eingespart.
Wichtige Funktionen einer Software für Dokumentenmanagement
Schnelle Dokumentensuche und OCR-Texterkennung
Eine der wichtigsten Funktionen eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist die Fähigkeit Dokumente schnell und umfassend zu suchen. Durch den Einsatz von OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) werden die textuellen Elemente in Bildformaten wie PDFs erfasst und durchsucht. Alle Dokumente werden vom System verschlagwortet und klassifiziert und können dadurch gezielt nach Informationen gefiltert werden.
Klassifizierung und digitale Akten
Eine Software für Dokumentenmanagement erkennt die wesentlichen Merkmale und Informationen eines Dokuments automatisch, so dass es entsprechend klassifiziert werden kann. Anhand der ausgelesenen Informationen erkennt das DMS, ob es sich um einen Lieferschein, eine Bestellung, eine Eingangsrechnung oder einen Vertrag handelt. Dokumente werden dann in digitalen Akten abgelegt, in denen zentral alle zugehörigen, relevanten Unterlagen wie Rechnungen, Bestellungen und Verträge gespeichert werden.
Zentralisierte Verwaltung
Eine Software-Lösung in Kombination mit einem DMS stellt sicher, dass alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort abrufbar sind. Dies erleichtert die schnelle Einsicht, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Die Integration zahlreicher Drittsysteme und eine optimierte Ordnerstruktur unterstützen eine nahtlose Verwaltung und flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Remote Work.
Kollaboratives Arbeiten und Rechtekonzept
Funktionen wie zeitgleiche Dokumentenbearbeitung und Workflow-Steuerung fördern die Zusammenarbeit in den Teams und abteilungsübergreifend. Ein individualisierbares Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur berechtigte Mitarbeitende Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Dies ermöglicht es auch, Kunden und externe Partner in die Arbeitsumgebung einzubinden, ohne sensible Daten preiszugeben.
Sicherheit und revisionssichere Archivierung
Ein DMS unterstützt die revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlichen Anforderungen wie GoBD und DSGVO.
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Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement
Herausforderungen von analog auf digital
Die Umstellung von einem analogen auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich. Traditionelle papierbasierte Prozesse sind oft ineffizient und anfällig für Fehler. Die Digitalisierung dieser Vorgänge erfordert nicht nur eine technologische Anpassung, sondern auch eine Veränderung der Arbeitsweise und Unternehmenskultur. Mitarbeitende müssen im Umgang mit neuen Technologien geschult werden, und bestehende Dokumente müssen digitalisiert und strukturiert werden. Diese Umstellung erfordert eine sorgfältige Planung und Implementierung, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft sowie die Unternehmensprozesse und Geschäftsabläufe nicht beeinträchtigt werden.
Für wen ist Dokumentenmanagement-Software geeignet?
Ein DMS ist grundsätzlich für jedes Unternehmen geeignet, das seine Dokumentenverwaltung optimieren und digitalisieren möchte. Dies umfasst Start-ups, kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), sowie große Konzerne über verschiedene Branchen hinweg, von der Fertigungsindustrie über den Handel bis hin zur Bildungseinrichtung. Jede Abteilung innerhalb eines Unternehmens kann von einem DMS profitieren:
- Buchhaltung: Eingangsrechnungsverarbeitung, automatisierte Rechnungsprüfungen und revisionssichere Ablage von Rechnungen.
- Einkauf: Verwaltung von Schriftwechseln, Preislisten, Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen.
- Rechtsabteilung: Digitale Abbildung von rechtlichen Arbeitsabläufen, revisionssichere Aufbewahrung von Verträgen
- Personalwesen: Zentrale Verwaltung von Bewerber- und Personalinformationen in digitalen Personalakten.
- Vertrieb: Effizientere Bearbeitung von Kundenanfragen und Abwicklung von Aufträgen
- Marketing: Zentrale Organisation und Bereitstellung von Marketingmaterialien.
Anbindung an verschiedene ERP-Systeme
Eine der großen Stärken eines DMS ist die nahtlose Integration mit bestehenden ERP-Systemen und die zentrale Verwaltung aller Dokumente. So können Sie alle Dokumente direkt über Ihr DMS in Echtzeit recherchieren und bearbeiten. Daten und Dokumente aus den unterschiedlichsten Kanälen werden strukturiert zentral archiviert und Sie können flexibel aus Ihrem ERP-System, in Microsoft Teams oder in Ihrem E-Mail-Client wie Microsoft Outlook darauf zugreifen. Vollständig integriert in Ihren Arbeitsablauf und in Ihre bestehende Geschäftsanwendung. Dank einer webbasierten Lösung bietet ein DMS eine umfassende Unterstützung für moderne Arbeitsmodelle – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.
Die Kombination aus DMS und Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) ermöglicht eine umfassende Automatisierung von Workflows. Beispielsweise können Eingangsrechnungen im DMS mit den Stammdaten des ERP-Systems abgeglichen und fehlende Informationen ergänzt werden, was zu einer nahtlosen Weiterverarbeitung und Buchung im ERP führt. Diese Integration gewährleistet eine effiziente, fehlerfreie und gesetzeskonforme Dokumentenverwaltung.
Dokumentenmanagement: Das Herzstück Ihres Unternehmens funktioniert mit unterschiedlichen Betriebsformen
Cloud
Der komfortabelste und einfachste Weg d.velop documents einzuführen, kann über die Cloud als Software as a Service (SaaS) sein. Dazu benötigen Sie in der Regel nur einen Computer mit Internetzugang und aktuellem Browser, so dass keine hohen Anfangsinvestitionen in Hardware und aufwändige Installationen nötig sind.
On-Premises
Im Gegensatz zur Cloud ist d.velop documents On-Premises auf die lokale Speicherung und Bereitstellung von Daten und Infrastruktur ausgelegt. Das bedeutet, dass ein documents-Server in die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens integriert wird und mit den Endgeräten der Nutzer kommuniziert.
Hybrid
Hybridbetrieb bedeutet, dass ein Teil der Software lokal betrieben wird und dieser lokale Teil um Cloud-Services erweitert und veredelt werden kann. Im besten Fall merken die Anwender:innen gar nicht, ob man gerade einen Cloud-Service nutzt oder sich in einem Teil der Software bewegt, der nicht aus der Cloud kommt.
Entscheiden Sie sich für ein Dokumentenmanagement in der Cloud oder On-Premises?
Die Entscheidung, welche Betriebsform die richtige ist, ist nicht einfach. Viele Unternehmen schätzen die Flexibilität der Cloud, während andere eine On-Premises-Lösung bevorzugen, da sie die volle Kontrolle über die Daten bietet. Besonders die Sicherheit der Systeme sowie der Datenschutz spielen eine wichtige Rolle bei dieser Entscheidung. Erfahren Sie mehr über die Sicherheit von Cloud- und On-Premises Lösungen in unserem Blogartikel "DMS in der Cloud oder On Premises: Das sind die Vorteile".
Abläufe analysieren und neu denken, Ideen einbringen, die passende Lösung entwickeln, implementieren und zum Fliegen bringen. Und dabei Ihren Prozess genau im Blick haben – das ist das, wofür wir brennen!
Die Software dahinter: d.velop documents
Alle Zeichen stehen auf grün - mit d.velop documents wird der richtige Umgang mit digitalen Dokumenten zum Kinderspiel. Durch die rechtssichere und revisionssichere Speicherung Ihrer Dokumente schaffen Sie die Basis für ein sicheres und Compliance konformes Dokumentenmanagement. In der Cloud, hybrid oder On-Premises. Und für jedes, somit auch Ihr genutztes, ERP-System.
Die individuell anpassbare Benutzeroberfläche macht d.velop documents für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen übersichtlich und leicht bedienbar. Bei der Ablage neuer Dokumente werden auf Wunsch automatisch Akten gebildet. Gleichzeitig wird der Zugriff auf verknüpfte Daten deutlich einfacher.
Digitale Workflows und automatisiertes Dokumentenmanagement sind zwei wesentliche Bausteine unserer Digitalisierungsstrategie. Mit dem ECM von edoc haben wir die Möglichkeit unsere Standorte enger zu vernetzen und zusätzliche Effizienzen in unseren Abläufen zu schaffen.
Tobias Müller, Country Manager / Geschäftsleitung, Glenair GmbH
Zum ProjektberichtGesetzliche Anforderungen – DSGVO und GoBD
DSGVO-Konformität und digitales Dokumentenmanagement
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) muss DSGVO-konformes Arbeiten und gewisse Aufbewahrungspflichten sicherstellen, damit es den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Der Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO spielen in allen Unternehmen eine zentrale Rolle. Erst durch die Kontrolle und Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten können die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Ein DMS ermöglicht die detaillierte Verwaltung von Zugriffsrechten, sodass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Daten haben. Dies stellt sicher, dass personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.
Gleichzeitig muss ein DMS gemäß der DSGVO in der Lage sein, nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht oder auf Anfrage personenbezogene Daten zu löschen und Kunden und Mitarbeiter jederzeit Auskunft darüber zu geben, welche personenbezogenen Daten gespeichert sind und zu welchem Zweck.
GoBD-Konformität und revisionssichere Archivierung
Zusätzlich zur DSGVO-Konformität müssen Unternehmen auch die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllen. Dies bedeutet, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden müssen. Ein Dokumentenmanagement unterstützt hierbei durch Funktionen, die sicherstellen, dass Dokumente entsprechend der gesetzlichen Vorgaben archiviert und bei Bedarf wiedergefunden werden können.
Wir sind persönlich für Sie da!