Optical Character Recognition (OCR)

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Was ist Optical Character Recognition?

Optical Character Recognition (OCR), auf Deutsch optische Zeichenerkennung, ist eine Technologie zur automatischen Texterkennung. Sie wandelt Buchstaben, Zahlen und Symbole aus Bilddateien – etwa Scans, Fotos oder PDF-Dokumenten – in maschinenlesbaren Text um. Dadurch werden Inhalte, die ursprünglich nur als Grafik vorliegen, bearbeitbar, durchsuchbar und weiterverwertbar.

Funktionsweise von OCR

Der OCR-Prozess verläuft in mehreren Schritten:

1. Bildaufnahme: Ein Dokument oder Foto wird eingescannt bzw. digital erfasst.
2. Vorverarbeitung: Das Bild wird bereinigt, ausgerichtet und kontrastoptimiert, um die Lesbarkeit zu verbessern.
3. Segmentierung: Der Text wird in Abschnitte wie Zeilen, Wörter und einzelne Zeichen zerlegt.
4. Texterkennung: Über Musterabgleich oder Merkmalextraktion identifiziert die Software Buchstaben, Ziffern und Symbole. Moderne Systeme nutzen hierfür KI-gestützte Verfahren wie Intelligent Character Recognition (ICR).
5. Nachbearbeitung und Ausgabe: Der erkannte Text wird rekonstruiert, korrigiert und in ein editierbares Format (z. B. Word, Excel oder durchsuchbares PDF) überführt.

Vorteile von OCR

• Zeitersparnis & Effizienz: Statt Dokumente manuell abzutippen, lassen sich Inhalte direkt extrahieren und weiterverarbeiten.
• Durchsuchbarkeit: Dokumente werden zu digitalen Archiven, die sich nach Begriffen durchsuchen lassen.
• Automatisierte Workflows: OCR ist Grundlage für die digitale Verarbeitung von Belegen, Formularen oder Rechnungen.
• Datenqualität: Automatische Texterkennung reduziert Fehlerquellen bei der manuellen Dateneingabe.

Einsatzgebiete

OCR wird in zahlreichen Branchen eingesetzt, unter anderem:

• Dokumentenmanagement: Automatisierte Erfassung und Verschlagwortung von Akten, Verträgen oder Eingangsrechnungen.
• Finanzwesen: Verarbeitung von Formularen, Belegen und Überweisungsdokumenten, auch als Basis für den Three-Way-Match.
• Gesundheitswesen: Verwaltung von Patientenakten und medizinischen Dokumenten.
• Logistik & Verwaltung: Automatische Auswertung von Etiketten, Rechnungen oder Lieferscheinen.

Bedeutung von Optical Character Recognition im digitalen Kontext

OCR ist ein zentraler Baustein der digitalen Transformation und eng verknüpft mit Enterprise Content Management (ECM) und automatisierten Geschäftsprozessen. Durch die Verbindung mit künstlicher Intelligenz entwickeln sich moderne Systeme ständig weiter und ermöglichen eine noch präzisere Texterkennung – bis hin zur Verarbeitung handschriftlicher Notizen.

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