Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP
- Automatisierung der Rechnungserfassung und -prüfung
- Integration der Eingangsrechnungen direkt in das SAP-System
- Verkürzung der Prozesszeiten durch effiziente Workflows
Vorteile einer Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung in SAP
Der SAP-Standard stößt bei komplexen Rechnungsprozessen an seine Grenzen
SAP liefert das stabile Backend, aber nicht die notwendige Flexibilität und Nutzerorientierung für durchgängige digitale Prozesse. Gerade wenn es um die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP geht, zeigt sich schnell: Der Standard deckt zentrale Anforderungen nur unzureichend ab. Manuelle Datenerfassung, unübersichtliche Freigabewege und fehlende Automatisierung führen zu langsamen Durchlaufzeiten, Skontoverlusten und erhöhtem Prüfaufwand. Gerade in Zeiten steigender Rechnungsvolumina und wachsender Compliance-Anforderungen reicht das nicht aus.
Mit einer spezialisierten Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung lassen sich diese Schwachstellen gezielt beheben: Die Lösung erweitert SAP um leistungsstarke Funktionen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, intelligente Workflows und die einfache Anbindung elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Dabei ist es egal, ob es sich um Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM) oder um Kostenrechnungen (FI) handelt.
Das Ergebnis: Weniger Aufwand in der Buchhaltung, transparente Prozesse und eine deutlich effizientere Rechnungsfreigabe in SAP – vollständig integriert und zukunftssicher.
So funktioniert die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Integration einer spezialisierten Software erweitert SAP gezielt um die Funktionalitäten, die für eine durchgängig digitale und effiziente Rechnungsverarbeitung erforderlich sind. Der gesamte Prozess läuft dabei workflowgesteuert und vollständig SAP-integriert ab.
Rechnungseingang und Rechnungserfassung
Rechnungen treffen per E-Mail, als PDF, im E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) oder (noch) als Papierrechnung ein. Über einen zentralen E-Mail-Eingang, eine Upload-Schnittstelle oder die Integration mit einem Scanner wird die Rechnung automatisch erfasst und die Daten KI-basiert extrahiert. Auch E-Rechnungsportale können zur Rechnungsannahme genutzt werden.
Extraktion und Klassifikation spezifischer Rechnungseigenschaften
Alle relevanten Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert, einschließlich Kopf- und Positionsdaten, Kreditoreninformationen, Beträge und Bestellbezug. Durch KI-basierte Texterkennung und Belegerkennung erfolgt eine automatische Datenübernahme aus PDFs, Scans und E-Rechnungen. Die Rechnung wird klassifiziert (z. B. Kostenrechnungen (FI), Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM), PO-basierte Rechnungen), so dass sie direkt in den richtigen Workflow geleitet werden kann. Die Daten werden mit ERP-Daten validiert und die Rechnungsbelege und -daten werden direkt an das ERP-System – z. B. SAP ERP bzw. SAP S/4HANA – überführt und auf Vollständigkeit überprüft, um eine fehlerfreie Buchung zu gewährleisten.
Rechnungen können bei entsprechender Bestellung und zugehörigem Wareneingang automatisch durchgebucht werden, ohne dass sie nochmal durch einen Freigabeprozess laufen müssen.
Validierung der Rechnung durch den Anwender in SAP
Der Anwender erhält die extrahierten Daten zur Kontrolle in einer intuitiven Benutzeroberfläche, entweder direkt im SAP-System oder webbasiert. Der Prüfer kann Kontierungen ergänzen oder falsch erkannte Werte korrigieren. So wird sichergestellt, dass nur valide und vollständig geprüfte Rechnungen in die Prüfung oder Buchung überführt werden.
Workflowbasierte Rechnungsprüfung
Der zur Rechnung passende Rechnungsworkflow wird in SAP automatisiert angestoßen, abhängig von Betrag, Kostenstelle, Wareneingang oder Projektbezug. Mehrstufige Freigaben, Stellvertreterregelungen und Eskalationen werden standardisiert abgebildet. Über einfaches Customizing kann der Prüfungsprozess optimal auf Ihre Unternehmensanforderungen abgestimmt werden. Neben beliebigen Prüfungsschritten ist auch eine positionsgenaue Freigabe von Rechnungen möglich. Verantwortliche können Rechnungen direkt in SAP, über eine Weboberfläche oder das Smartphone freigeben, inklusive Kommentarfunktion und Prüfprotokoll. In der übersichtlichen Webanwendung ist die Prüfung und Freigabe auch ohne SAP-Login möglich.
Buchung der Rechnung
Nach der Freigabe werden die geprüften Rechnungsdaten an SAP übergeben, wobei Buchungskreise, Kontierungen, Steuerkennzeichen und Kreditoreninformationen berücksichtigt werden. Die Buchung kann manuell oder automatisch ausgelöst werden. Jeder Schritt ist im Protokoll nachvollziehbar. Durch automatisierte Hintergrundverbuchung (sogenannte Dunkelbuchungen) wird der Prozess beschleunigt und Abgleichmechanismen wie 3-Way-Match erhöhen die Sicherheit. Bei Bestellbezug können dadurch viele Rechnungen komplett automatisch verbucht werden.
Revisionssichere Archivierung
Parallel zur Buchung wird die Rechnung samt aller zugehörigen Daten, Prüfprotokolle und Freigabeinformationen GoBD-konform und revisionssicher archiviert. Rechnungsbelege werden in diesem Fall revisionssicher über SAP ArchiveLink oder CMIS im Archiv abgelegt. Die vollständige Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sind dadurch jederzeit gewährleistet.
On-Demand Webinar: Eingehende (E-)Rechnungen in SAP digital verarbeiten
Vom Rechnungseingang bis zur Buchung
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Herausforderungen ohne spezialisierte Lösung
Viele Unternehmen arbeiten mit SAP (standardmäßig) ohne Erweiterung für die Eingangsrechnungsverarbeitung und stoßen dabei regelmäßig an Grenzen:
SAP bietet keine eigene OCR-Erkennung. Es wird ein Zusatztool benötigt, um analoge oder unstrukturierte Rechnungen (PDFs, Scans) automatisch auszulesen.
Der SAP-Standard erlaubt nur sehr rudimentäre Freigabeprozesse. Komplexe Genehmigungs-Workflows (z. B. mit Vertreterregelungen, Eskalationen oder mehrstufigen Freigaben) erfordern Eigenentwicklung oder externe Tools wie SAP Business Workflow oder SAP Build Process Automation – mit entsprechendem Aufwand.
Die Unterstützung für verschiedene E-Rechnungsformate und gesetzliche Anforderungen ist lückenhaft und nur eingeschränkt.
Die SAP-Oberfläche ist komplex und häufig nicht für gelegentliche Anwender geeignet – z. B. Genehmiger außerhalb der Buchhaltung.
SAP-Standardprozesse sind zwar funktional, aber nicht nutzerzentriert.
Transparente Prozessübersichten, Auswertungen zu Durchlaufzeiten, Bottlenecks und SLA-Einhaltung sind im SAP-Standard nur mit erheblichem Customizing umsetzbar.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit xSuite für SAP
Mit xSuite Invoice stellen wir Ihnen eine leistungsfähige Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen aller Formate und aus allen Kanälen in Ihrem SAP-System zur Verfügung. Auch E-Rechnungsportale können zur Rechnungsannahme genutzt werden. Die xSuite-Komponente Prediction Server bietet zusätzlich die Möglichkeit, auf Deep Learning basierende Prognosen z.B. über die zu erwartende Anzahl an Rechnungen in einer bestimmten Periode, über die durchschnittlichen Beträge oder über die Gesamtrechnungssumme inklusive grafischer Darstellung zu erstellen.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP einführen
Die Integration einer Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP ist kein losgelöstes Fremdsystem, sondern eine tief integrierte Erweiterung innerhalb der SAP-Umgebung. Sie ergänzt SAP gezielt um die Funktionalitäten, die für eine effiziente, automatisierte und Compliance-konforme Rechnungsverarbeitung notwendig sind – bei minimalem Eingriff in bestehende Prozesse.
Zuerst wird das bestehende SAP-System analysiert, welche Module im Einsatz sind und wie der aktuelle Eingangsrechnungsprozess aussieht. Daraus werden die Anforderungen und ein projektspezifisches Setup definiert.
Dann wird die Lösung als Add-on im SAP-System installiert, das bestehende DMS-/Archivsysteme oder Cloud-Dienste integriert und die Eingangsquellen angebunden, z. B. E-Mail-Postfächer, Scan-Lösungen oder E-Rechnungsplattformen. Die integrierte OCR-Komponente wird so konfiguriert, dass sie eingehende Rechnungen automatisch ausliest. Die Rechnungsfreigabeprozesse werden individuell eingerichtet.
Nach der technischen Einrichtung folgt eine strukturierte Testphase, in der unter anderem reale Szenarien mit Testbelegen durchgeführt werden. Sobald alles erfolgreich getestet wurde, wird die Lösung produktiv gesetzt.
Wir sind persönlich für Sie da!