Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
- Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses
- Verarbeitung aller gängigen E-Rechnungsformate
- Mehr Kontrolle über Ihre Finanzen und Bearbeitungswege
Den Rechnungseingang digitalisieren
Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist sehr zeitaufwändig und verursacht hohe Kosten. Neben einem erhöhten Bearbeitungsaufwand resultieren traditionelle Prozesse oft in Verzögerungen bei der Bezahlung oder führen zu Fehlern beim Erfassen und Verwalten von Rechnungen. Durch lange Liegezeiten und eine verspätete Bearbeitung können wichtige Skontofristen nicht eingehalten werden. Auch ist aufgrund der manuellen Prozesse die Transparenz in der Rechnungsverwaltung nicht gegeben und Unternehmen können nicht nachvollziehen, welcher Mitarbeiter gerade welche Rechnung bearbeitet.
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung beschleunigt den Rechnungseingangsprozess enorm. Sie deckt den vollständigen Prozess vom automatischen Rechnungseingang aus unterschiedlichen Eingangsquellen bis zur Übergabe zur Buchung an Ihr Finanzbuchhaltungssystem ab. So können Sie immer nachvollziehen, wo sich jede Rechnung gerade befindet, vermeiden Skontoverlust und legen einen wichtigen Grundstein für effizientes, mobiles Arbeiten. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung wird nahtlos in Ihr bestehendes ERP-, Bestell- und FiBu-System integriert.
Die E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht – was Sie jetzt wissen müssen
Ab Januar 2025 gilt offiziell die E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Geschäft in Deutschland. Dann müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Um sicherzustellen, dass Ihre elektronischen Rechnungen den zukünftig geltenden Standards entsprechen, sollten Sie zeitnah digitale Lösungen für Ihre Rechnungsprozesse integrieren. Erfahren Sie in unserem Blogartikel „Elektronische Rechnung Pflicht für B2B ab 2025“ alle wichtigen Infos zur E-Rechnungspflicht, den Übergangsfristen und Ihre Vorteile bei einer zeitnahen Umstellung auf digitale Prozesse.
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungen bequem digital erhalten und verarbeiten
Rechnungen sind sofort im System, können schnell geprüft und fristgerecht bezahlt werden
Mehr Kontrolle über Ihre Finanzen und Bearbeitungswege durch transparente, elektronische Rechnungsverarbeitung
Der Umstieg auf papierlose Prozesse ist Ihr Beitrag zum Umweltschutz
Steigern Sie Ihr Markenimage und das Vertrauen der Kunden in Ihr Unternehmen durch innovative Rechnungsverarbeitungstools
Alle Prozessschritte in einer digitalen Lösung
Eine Rechnung durchläuft während der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung mehrere Schritte. Die eingehenden Rechnungen werden elektronisch empfangen, geprüft, verarbeitet und schließlich archiviert.
- Rechnungseingang
Die eingehenden Rechnungen werden elektronisch aus verschiedenen Quellen empfangen, wie z.B. E-Mail, Scan von Papierbelegen, Datei oder spezielle Rechnungseingangssysteme. Diese digitalen Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, u.a. als PDF oder E-Rechnung im XML-Format wie ZUGFeRD und XRechnung. - Rechnungsprüfung
Die Software extrahiert automatisch alle relevanten Daten aus dem digitalen Dokument, u.a. Bestellbezug, Rechnungsnummer, Lieferanteninformationen, Beträge und Fälligkeitsdatum. Die extrahierten Daten werden mit den führenden ERP-/ FiBu-Systemen abgeglichen, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt ist und den vereinbarten Bedingungen entspricht. - Freigabe der Rechnung
Die elektronische Rechnung wird dann an die entsprechenden Personen oder Abteilungen zur Genehmigung und Freigabe weitergeleitet. Dies kann automatisch auf Basis definierter Regelwerke erfolgen oder manuell von einem Mitarbeiter durchgeführt werden. - Buchung
Die Eingangsrechnung bzw. die Datensätze werden dem Buchhaltungs- bzw. ERP-System über eine definierte Schnittstelle bereitgestellt, sodass diese dort geladen und verbucht werden können. Dies umfasst die Zuordnung der Kosten zu den entsprechenden Kostenstellen oder Projekten und die Aktualisierung der Buchhaltungsdaten. - Digitale Archivierung und Vorgangsakte
Abschließend wird die digitale Rechnung in einem elektronischen Archiv gespeichert, um eine einfache Suche und Überprüfung zu ermöglichen. Dies erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und die Nachverfolgung von Rechnungen.
Lesen Sie in unserem Blog, wie Sie Rechnungen in nur 3 Schritten digitalisieren!
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen einführen – der Prozess
Die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen erfordert nach der sorgfältigen Planung und Umsetzung auch eine kontinuierliche Bewertung und Optimierung. Ein erfolgreicher Einführungsprozess besteht beispielsweise aus den folgenden Schritten:
Analyse und Planung:
Die aktuellen Rechnungsverarbeitungsprozesse werden analysiert, der manuelle Aufwand bewertet und potenzielle Schwachstellen identifiziert. Danach werden klare Ziele festgelegt, die mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung erreicht werden sollen.
Technische Vorbereitung und Implementierung:
Die erforderliche IT-Infrastruktur wird installiert und eingerichtet. Die nahtlose Integration der neuen Software-Lösung in bestehende Systeme wie ERP-System, Buchhaltungssoftware, etc. wird sichergestellt.
Schulung:
Mitarbeiter:innen werden geschult, um sie mit der neuen Software und den geänderten Arbeitsabläufen vertraut zu machen.
Pilotphase:
Die Softwarelösung wird in einem auf eine Abteilung oder Personenkreis begrenzten Umfang getestet. Während der Pilotphase wird Feedback gesammelt, um mögliche Prozessoptimierungen zu identifizieren und zu implementieren.
Implementierung und Rollout:
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitungslösung wird für das ganze Unternehmen bereitgestellt. Durch unseren Kundensupport wird sichergestellt, dass der Betrieb reibungslos verläuft.
Bewertung und Optimierung:
Alle Prozesse werden regelmäßig überprüft und ggf. weiter optimiert. Hierbei unterstützen die in einer Eingangsrechnungssoftware enthaltenen Analysetools.
Im ersten Gespräch fragen wir nach Ihrer bestehenden Infrastruktur. Dazu liefern wir dann die passende voll integrierte Lösung für Ihre digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Als fertig Standard-Software, die sich mit minimalem Konfigurationsaufwand optimal an die Anforderungen Ihres gelebten Prozesses anpassen lässt. So sichern Sie sich die Akzeptanz der Anwender:innen und die maximale Effizienz für Ihre Geschäftsprozesse.
Die Software dahinter: edoc invoice
Grundlage unserer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist die Standardsoftware edoc invoice. In ihr steckt die geballte edoc-Erfahrung aus vielen erfolgreich umgesetzten Workflow-Projekten in diesem Bereich. Sichern Sie sich mit edoc invoice eine technologische Plattform auf dem aktuellsten Stand mit modernsten Entwicklungs- und Steuerungstechnologien und optimierter Performance. In der Cloud, On-Premises oder hybrid.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit xSuite für SAP
Mit xSuite Invoice stellen wir Ihnen eine leistungsfähige Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen aller Formate und aus allen Kanälen in Ihrem SAP-System zur Verfügung. Auch E-Rechnungsportale können zur Rechnungsannahme genutzt werden. Die xSuite-Komponente Prediction Server bietet zusätzlich die Möglichkeit, auf Deep Learning basierende Prognosen z.B. über die zu erwartende Anzahl an Rechnungen in einer bestimmten Periode, über die durchschnittlichen Beträge oder über die Gesamtrechnungssumme inklusive grafischer Darstellung zu erstellen.
Nach Sichtung unterschiedlichster Softwarelösungen verschiedener Anbieter für die Digitalisierung unserer Eingangsrechnungsverarbeitung fiel unsere Entscheidung zu Gunsten von edoc, da wir der Meinung sind, dass die Best-Practice-Lösungen von edoc unsere Anforderungen nahezu komplett erfüllen. Wir sind sicher, mit edoc einen starken Partner an unserer Seite zu haben.
Gerd Andor, Leiter Buchhaltung, Karwendel-Werke Huber GmbH & Co. KG
Zur Projektbeschreibung der Karwendel-Werke Huber GmbH & Co. KGHäufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Wie die Daten einer Rechnung erfasst werden, hängt vom Format ab, in dem sie ankommt. Bei den klassischen PDF- oder TIF-Rechnungen, zu denen auch die Papierrechnungen zählen, erfolgt die inhaltliche Auswertung per KI-gestützter OCR-Texterkennung. Bei den E-Rechnungsformaten werden die mitgelieferten XML-Datensätze verarbeitet und interpretiert. Die Auswahl, welches der Verfahren angewendet wird, erfolgt automatisch. Es ist keine Interaktion durch die Anwender erforderlich.
edoc invoice unterstützt alle gängigen und gemäß GoBD zulässigen Rechnungsformate. Dazu zählen neben dem bisher am häufigsten verwendeten Format PDF auch TIF (G4) und die neuen E-Rechnungsformate wie beispielweise XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen, die noch klassisch in Papierform ins Haus kommen, können ebenfalls verarbeitet werden. Hierzu können die vorhandenen MFP-Scanner verwendet werden. Es ist keine spezielle Hardware erforderlich.
edoc invoice verfügt über integrierte Monitoring- und Controlling-Funktionen. Dabei können prozessrelevante Daten beispielsweise über ein Dashboard eingesehen werden. Fälligkeiten und Skontofristen können über optische Kenntlichmachung im Sinne einer Ampel (rot, gelb, grün) dargestellt werden, sodass die Anwendenden schnell einen Überblick über den aktuellen Status der Rechnungsprozesse erhalten.
Grundsätzlich ist die Rechnungsstellung in Papierform aktuell gemäß Wachstumschancengesetz in Deutschland noch zulässig und dies wird unter bestimmten Rahmenbedingungen bis 2028 noch der Fall sein. Die Digitalisierung (das Einscannen) der Papierrechnung muss in diesem Fall durch den Rechnungsempfänger selbst erfolgen. Dafür werden üblicherweise die vorhandenen MFP-Scanner genutzt, die die eingescannten Rechnungen im “Scan-to-Mail” Verfahren an edoc invoice schicken. Ab da an läuft die inhaltliche Auswertung (OCR) und der Prozessstart genauso ab, wie bei den digital empfangenen Rechnungen. Es müssen dafür keine separaten Verarbeitungswege eingerichtet werden.
Die Implementierung eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören insbesondere die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Beispielweise beeinflusst die Verfügbarkeit der kundenseitigen Ressourcen, z. B. die Beteilung der Fachabteilungen Finanzbuchhaltung und Einkauf, die Dauer der Implementierung maßgeblich. Durch die Standardisierung, die edoc invoice bietet, sind insbesondere die Anforderungen an die organisatorischen Rahmenbedingungen sehr überschaubar. Implementierungszeiten von ca. 3–4 Monaten sind dabei die Regel. Aufgrund der Standardisierung und vor dem Hintergrund, dass viele Kunden sich für eine cloudbasierte Lösung entscheiden, sind auch kürzere Implementierungszeiten möglich.
In unserem On-Demand Webinar „Erfolgreiches Projektmanagement in der Praxis“ erfahren Sie, wie wir bei einem Digitalisierungsprojekt vorgehen, alles über die einzelnen Phasen eines Projekts und das edoc Projektmodell – von der Anforderungsaufnahme bis zur Umsetzung.
Sie wollen Ihre Eingangsrechnungen digital verarbeiten? Sprechen Sie uns an!