Erfolgsgeschichte von GIANT Deutschland - Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses in Rekordzeit

Unser Projektpartner: GIANT

GIANT ist der weltgrößte Fahrradhersteller und eine führende Marke in einem dynamischen Marktumfeld. GIANT entwickelt, fertigt und vertreibt innovative Qualitätsfahrräder für alle Einsatzbereiche, unter anderem Kinderräder, Roadbikes, Gravelbikes, E-Bikes, uvm. Seit der Gründung 1972 hat GIANT viele innovative Bikes auf den Markt gebracht. Sie waren die ersten, die Fahrräder aus Carbon weltweit verfügbar machten oder das Aussehen moderner Rennräder neu definierten. Das Ziel von GIANT ist nicht nur leichtere, stabilere und schnellere Fahrräder zu bauen, sondern vor allem das Radfahren angenehmer für alle zu gestalten.

GIANT hat 4x in Folge einen Eurobike Award gewonnen und feierte 2022 das 50-jährige Jubiläum.

Projektsteckbrief – was wurde umgesetzt

Bei der GIANT Deutschland GmbH wurde die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements und die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses durchgeführt. Beides wurde mit dem schon vorhandenen ERP-System gekoppelt und als Cloud-Lösung implementiert. Dadurch werden zukünftig die Arbeitsabläufe und die Nachverfolgbarkeit von Prozessen optimiert sowie Zeit und Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle benötigt werden. Im Zuge dieser Digitalinitiative soll zukünftig der Versand und Rückversand der Händlerverträge automatisiert gesteuert werden.

Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist mit edoc invoice umgesetzt worden. Im Funktionsumfang ist unter anderem die digitale Rechnungserfassung, die Rechnungsprüfung durch verschiedene Abteilungen, die entsprechende Buchung der Rechnungen und die Archivierung der Belege enthalten. Hier sollen später noch Erweiterungen und individuelle Anpassungen hinzukommen.

Das Projekt wurde in Rekordzeit in nur 1 Monat durchgeführt. Das Projektvolumen betrug um die 55 Stunden für die Implementierung, Einweisung und Produktivsetzung plus 25 Stunden für Projektmanagement und Erweiterungen. Dies ist ein recht überschaubarer Aufwand für eine komplette Softwarelösung von der ersten Implementierung bis zur produktiven Nutzung. Die Implementierung beinhaltet die Bereitstellung und Einrichtung der Systeme, die Vorstellung des Prototyps, die Einweisung der Key User, die Testphase bis hin zur Produktivsetzung.

Interview mit der GIANT Deutschland GmbH

Wir haben uns mit Jil Rohrbeck, Finance Managerin bei GIANT Deutschland GmbH unterhalten, um zu erfahren, warum sie sich für edoc entschieden hat und wie sie die Zusammenarbeit empfunden hat. Außerdem berichtet sie welche Kriterien und Herausforderungen es während der Projektumsetzung bis zum Go Live gab.

edoc: Was waren die Hauptanforderungen und Herausforderungen, die Sie veranlasst haben, nach einem Partner für den Eingangsrechnungsprozess zu suchen?
Jil Rohrbeck: Wir, die GIANT Deutschland, haben einen Partner gesucht, der uns bei der Digitalisierung unserer Prozesse unterstützt und mit deren Lösung wir unsere Papierberge im Rahmen unserer Nachhaltigkeitsstrategie loswerden würden. Eine Hauptanforderung war, dass die Lösung mit unserem System technisch kompatibel sein muss und das auch in der Zukunft. Uns war ein guter IT-Support wichtig. Und wir legen viel Wert auf Compliance, also die Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften, Datensicherheit und Datenschutz. Da haben wir in der edoc einen guten Partner gefunden.

edoc: Welche Schritte haben Sie unternommen, um potenzielle Partner zu identifizieren? Welche Kriterien waren Ihnen im Entscheidungsprozess besonders wichtig?
Jil Rohrbeck: Es gibt sehr viele Anbieter auf dem Markt. Ein paar Kolleg:innen und ich hatten vorher schon mit dem d3 Archiv gearbeitet und es als sehr anwenderfreundlich empfunden. Und da es auch mit unserem System kompatibel ist, wollten wir das wieder nutzen und kamen so auf die edoc.

Uns war besonders wichtig, dass wir eine Lösung für alles bekommen. Wir haben jetzt mit dem Eingangrechnungsverarbeitungssystem gestartet und wollten auch ein digitales Archiv haben, um papierlos zu arbeiten. In weiteren Projekten wollen wir das Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement digitalisieren sowie die digitale Signatur einführen. Uns ist wichtig, dass wir nicht mehrere Anbieter und unterschiedliche Partner haben und für jede Lösung einen anderen Support anfragen müssen. edoc war der Partner, der uns das alles anbieten konnte.

edoc: Wie verlief die Implementierung und gab es besondere Herausforderungen?
Jil Rohrbeck: Wir hatten zuerst ein Angebot für eine serverbasierten Installation, haben dann jedoch kurzfristig zu einer Cloud-Variante gewechselt. Also wurde 5 Minuten vor dem ersten Kick Off Meeting nochmal alles umgemodelt. Das wurde jedoch flexibel und ohne Probleme durchgeführt. Das war eine Herausforderung, wurde aber super gemeistert.

Unsere Anforderung war, dass wir die neue Software schon direkt ab Anfang des Jahres nutzen können. Ich komme aus dem Finance-Bereich und wollte daher unbedingt zum 01.01. starten, weil ich nicht mitten im Geschäftsjahr umstellen wollte. Im Januar ist man zwar schon in den Jahresabschlussvorbereitungen, danach kommt der Jahresabschluss und dann noch zwischendurch ein Programm zu implementieren - da fragt man sich schon, ob man sich nicht vielleicht doch ein bisschen übernommen hat. Aber das hat alles super funktioniert. Auch die Kommunikation war so einfach, der Support war jederzeit erreichbar, per Mail, Telefon und Teams. Es war ein tolles Projekt.

edoc: Welche Pläne haben Sie für den weiteren Ausbau der Digitalisierung bei GIANT?
Jil Rohrbeck: Wir wollen zeitnah unser komplettes Dokumentenmanagement und unser Vertragsmanagement digitalisieren. Unter anderem sollen Fachhandelsverträge digital unterschrieben werden, da die Bearbeitung aktuell einen enormen Workload darstellt. Verträge müssen bisher ausgedruckt und unterschrieben, eingesammelt und manuell nachgehalten werden, wer schon unterschrieben hat und wer nicht. Das soll alles ein digitaler, rechtskonformer Workflowprozess werden.

edoc: Vielen Dank für das Interview.
Jil Rohrbeck: Sehr gerne. Vielen Dank für die großartige Umsetzung des Projekts.