27. September 2024 | IT & Sicherheit
DMS in der Cloud oder On-Premises: Das sind die Vorteile
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Wenn es darum geht ein Dokumentenmanagementsystem zu implementieren, kommt immer eine zentrale Frage auf, die jedes Unternehmen individuell für sich beantworten muss: Soll das DMS in der Cloud oder On-Premises betrieben werden?
Viele Unternehmen sind unsicher, welche Betriebsform die richtige für sie ist. Die Entscheidung ist nicht einfach, da beide Ansätze Vor- und Nachteile haben, insbesondere im Hinblick auf die Sicherheit.
Einige Unternehmen schätzen die Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud, während andere die volle Kontrolle über ihre Daten behalten möchten und daher eine On-Premises-Lösung bevorzugen. Besonders der Sicherheitsaspekt spielt eine wichtige Rolle bei dieser Entscheidung. Cyberangriffe nehmen zu und Unternehmen müssen sich der potenziellen Risiken bewusst sein. Während Cloud-Anbieter oft umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um Daten zu schützen, bietet eine On-Premises-Lösung die Möglichkeit, individuelle Sicherheitsstrategien zu entwickeln und umzusetzen. In diesem Artikel vergleichen wir Cloud-basierte und On-Premises-DMS und zeigen die jeweiligen Vorteile und Sicherheitsaspekte auf, um Unternehmen bei ihrer Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Cloud DMS und On-Premises im Vergleich
Im Bereich Dokumentenmanagement entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Cloud und nutzen ein Dokumentenmanagementsystem als Software as a Service (SaaS). Dabei werden die Daten in einer Cloud-Infrastruktur gespeichert und sind zentral von überall aus abrufbar. In der Regel wird nur ein Computer mit Internetzugang und aktuellem Browser benötigt, so dass keine hohen Anfangsinvestitionen entstehen.
Bei einem DMS als Software on Premise (SoP) werden die Daten klassisch auf einem lokalen Server gespeichert und bereitgestellt. Dadurch ist man von externen Drittanbietern unabhängig und hat die maximale Entscheidungsfreiheit.
Cloud DMS und On-Premises DMS unterscheiden sich vor allem in ihrer Bereitstellung und Verwaltung. Wir zeigen Ihnen im folgenden Abschnitt die Unterschiede der beiden Betriebsformen, damit Sie eine Entscheidungshilfe haben, welche besser zu Ihrer Digitalisierungsstrategie passt.
Cloud DMS - Software as a Service (SaaS)
Cloud DMS fällt in die Kategorie Software as a Service (SaaS). Hierbei „mieten“ Unternehmen die Software, die extern gehostet und orts- und zeitunabhängig über das Internet bereitgestellt wird. Die Daten und Dokumente werden auf einer zentralisierten Plattform gespeichert, damit das Unternehmen über eine Cloud-Infrastruktur darauf zugreifen kann.
Meistens basiert das Kostenmodell auf einem Abonnement, was geringere Anfangsinvestitionen bedeutet und Unternehmen finanzielle Flexibilität bietet. Die Daten werden auf sicheren Servern der Anbieter gespeichert, die oft höhere Sicherheitsstandards bieten als viele interne IT-Abteilungen. Diese umfassen moderne Verschlüsselungstechnologien, regelmäßige Sicherheitsupdates und umfassende Zugriffskontrollen. Der externe Anbieter der Software ist für die Wartung und regelmäßige Updates verantwortlich. Dadurch muss sich die interne IT nicht darum kümmern und das System ist immer auf dem neuesten Stand.
Software on Premises (SoP)
Ein On-Premises DMS bietet Unternehmen maximale Entscheidungsfreiheit und Kontrolle über ihre Daten und IT-Infrastruktur. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die über das notwendige IT-Know-how verfügen, um die Systeme intern zu verwalten.
Ein On-Premises Dokumententenmanagementsystem wird lokal auf den eigenen Servern eines Unternehmens installiert und betrieben. Die Dateien sind auf den hauseigenen Servern in den eigenen Räumlichkeiten gespeichert. Das Unternehmen ist selbst für die Wartung, regelmäßige Updates, Datensicherheit und die allgemeine Verwaltung des Systems verantwortlich und ist nicht auf externe Dienstleister angewiesen. Die Anfangsinvestitionen sind höher, da sowohl die Software als auch die notwendige Hardware erworben werden müssen. Im Gegenzug entfallen jedoch laufende Abonnementkosten.
Unternehmen können die Software und die Infrastruktur an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und besondere Sicherheitsmaßnahmen implementieren.
Hybrid
Bei einer hybriden Betriebsform werden die Vorteile von On-Premises- und Cloud-Lösungen kombiniert, d.h. ein Teil der Software wird lokal auf den eigenen Servern betrieben während andere Komponenten und Dienste in der Cloud genutzt werden, z.B. Datensicherung, Archivierung oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über verschiedene Standorte hinweg. Durch diese Mischung entsteht eine flexible und maßgeschneiderte Lösung, die sowohl die Kontrolle und Sicherheit der On-Premises-Infrastruktur als auch die Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud-Technologie vereint.
Diese Betriebsform ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine maßgeschneiderte Lösung benötigen, die sich an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen lässt, und gleichzeitig eine effiziente und kostengünstige Nutzung von IT-Ressourcen ermöglicht.
Wie funktioniert Dokumentenmanagement in der Cloud?
Dokumentenmanagement in der Cloud ist eine moderne und sichere Lösung, um Unternehmensdokumente und -daten zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Die Mitarbeitenden können von überall und jederzeit auf die in der Cloud-Infrastruktur gespeicherten Informationen zugreifen. Die Funktionsweise eines cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) lässt sich in mehrere zentrale Prozesse unterteilen:
- Datenhoheit und -bereitstellung
Die Software für das Dokumentenmanagement wird auf den Servern eines externen Anbieters gehostet. Die Nutzer:innen greifen über das Internet auf die Plattform zu, was eine ortsunabhängige Verfügbarkeit sicherstellt. Das Unternehmen verwaltet die Benutzerkonten und Zugriffsrechte über eine zentrale Verwaltungsoberfläche, die vom Cloud-Anbieter bereitgestellt wird. So kann der Zugriff auf verschiedene Dokumente und Funktionen feingranular kontrolliert werden. - Speicherung und Organisation
Dokumente werden in der Cloud gespeichert und nach bestimmten Kriterien (z.B. Projekt, Abteilung, Dokumententyp) organisiert. Dies erfolgt häufig über ein hierarchisches Ablagesystem mit Ordnern und Unterordnern oder über eine tag-basierte Struktur. Alle gespeicherten Dokumente werden indiziert, um eine schnelle und effiziente Suche zu ermöglichen. Nutzer können Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Metadaten oder Volltextinhalten durchsuchen. - Zusammenarbeit und Workflow
Es können mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, wobei die Änderungen in Echtzeit synchronisiert werden. Dies fördert insbesondere in verteilten Teams die Zusammenarbeit und Produktivität. Das Dokumentenmanagementsystem speichert verschiedene Versionen eines Dokuments, sodass Änderungen nachverfolgt und frühere Versionen wiederhergestellt werden können. Dies ist besonders wichtig für die Dokumentenhistorie und Qualitätssicherung.
Es können Workflows eingerichtet werden, um die Dokumentenprozesse zu automatisieren, z.B. für Freigaben, Prüfungen und Benachrichtigungen. Durch die entsprechenden Workflows können Verzögerungen in der Bearbeitung und Fehler reduziert werden. - Sicherheit und Compliance
Der Cloud-Anbieter implementiert robuste Backup- und Wiederherstellungsmechanismen, um Datenverluste zu verhindern und eine schnelle Wiederherstellung im Notfall zu gewährleisten. Dokumente werden sowohl während der Übertragung (über SSL/TLS) als auch im Ruhezustand verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Der Anbieter muss sicherstellen, dass die Systeme den relevanten gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen, z.B. der DSGVO. - Integration und Erweiterbarkeit
Cloud-Systeme bieten oft Schnittstellen (APIs) und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Geschäftsanwendungen, wie ERP-Systemen, CRM-Plattformen oder E-Mail-Clients. Dies ermöglicht einen nahtlosen betrieblichen Informationsfluss. Unternehmen können das DMS an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, indem sie benutzerdefinierte Felder, Workflows und Dashboards erstellen.
Welche Vorteile hat ein DMS in der Cloud für Unternehmen?
Ein Dokumentenmanagementsystem in der Cloud hat zahlreiche Vorteile und ist für viele Unternehmen die passende Betriebsform, insbesondere für Unternehmen, für die Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz eine wichtige Rolle spielen. Die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premises hängt letztlich aber von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens ab.
Die Dateien werden auf den Servern des Dienstleisters gespeichert und sind von überall und jederzeit über das Internet verfügbar. Mitarbeitende können ortsunabhängig arbeiten und auf die Dokumente zugreifen, was besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit entscheidend ist. Die Zusammenarbeit und Abstimmung zu Dokumenten funktioniert so noch einfacher und Freigaben können direkt im Dokument erteilt werden.
Es müssen keine hohen Anfangsinvestitionen in Hardware und Software getätigt werden. Unternehmen zahlen nur für die genutzten Ressourcen und haben so ein geringeres finanzielles Risiko. Aufwendige Konfigurationen der Software oder notwendige Updates führt der Anbieter der SaaS-Lösung durch.
Ein Cloud DMS bietet umfassende Datensicherungs- und Sicherheitsfunktionen, die häufig besser sind als die internen Sicherheitsmaßnahmen vieler Unternehmen. Renommierte Anbieter investieren stark in moderne Sicherheitsmaßnahmen für ihre Rechenzentren, die für einzelne Unternehmen schwer umzusetzen wären. Die Daten werden häufig parallel auf mehreren Servern gespeichert, damit Datenverlust ausgeschlossen werden kann. Der Anbieter kümmert sich um regelmäßige Updates und Wartungen, sodass das System immer auf dem neuesten Stand ist.
Das System kann schnell an wachsende Anforderungen angepasst werden, ohne dass große Infrastrukturänderungen notwendig sind.
Die Implementierung eines Cloud DMS ist besonders einfach, es wird nur ein Computer und eine funktionierende Internetverbindung benötigt. Für eine SaaS Lösung ist so gut wie keine IT-Struktur notwendig.
Dokumentenmanagement in der Cloud – ist das sicher?
Sicherheitsbedenken sind oft das Hauptargument gegen ein Dokumentenmanagement in der Cloud. Cyberangriffe nehmen sowohl in Häufigkeit als auch in Raffinesse zu, gerade Cloud-Anbieter sind attraktive Ziele für Hacker, da sie eine große Menge an Daten von vielen Unternehmen hosten.
Genau aus diesem Grund setzen Anbieter von SaaS Lösungen auf hochmoderne Sicherheitsmaßnahmen und Sicherheitsinfrastrukturen, die die Sicherheit ihrer Systeme auf das höchste Niveau bringen und sensible Daten optimal schützen, z.B. fortschrittliche Firewalls, Intrusion Detection Systeme und regelmäßige Penetrationstests. So werden die Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Detaillierte Berechtigungs- und Authentifizierungssysteme geben nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten und Dokumente. Um im Falle eines Ausfalls keinen Datenverlust zu riskieren, werden Daten mehrfach gesichert. Zudem unterziehen sich die Anbieter regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen und Zertifizierungen, um die höchsten Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
Auf der anderen Seite behalten Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem On-Premises die volle Kontrolle über ihre Daten und Sicherheitsmaßnahmen. Allerdings erfordert dies ein hohes Maß an internem Fachwissen und kontinuierliche Investition in Sicherheitsupdates und -technologien. Physische Sicherheitsrisiken wie Feuer, Wasser oder Einbruch können bei einer On-Premises Betriebsform die Unternehmensdaten gefährden. Und durch veraltete Sicherheitsmaßnahmen ohne regelmäßige Updates und Wartung können Systeme anfällig für neue Bedrohungen werden. Auch Mitarbeitende mit ungenügenden Sicherheitskenntnissen oder böswillige Absichten könnten Sicherheitslücken ausnutzen.
Insgesamt lässt sich sagen, dass die Wahl zwischen Cloud und On-Premises stark von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen des Unternehmens abhängt. Wichtig ist, dass unabhängig von der gewählten Lösung, umfassende Sicherheitsmaßnahmen und -strategien implementiert und regelmäßig überprüft werden, um den Schutz vor Cyberangriffen zu gewährleisten.
Wir sind persönlich für Sie da!
Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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