Aufbewahrungsfristen von Dokumenten in Unternehmen

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Fragen Sie sich auch oft nach dem Abschluss eines Projekts oder einer Bestellung, ob man alle Dokumente aufbewahren muss oder ob man das ein oder andere Dokument einfach entsorgen kann? Angebote, Bestellungen oder Buchungsbelege landen schnell im Papierkorb oder werden digital gelöscht. Hier muss man jedoch vorsichtig sein! Denn viele Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -pflichten, die für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind. Ein unbedachter Umgang mit der Aufbewahrung von Dokumenten kann dann unerwartete rechtliche und steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über einen festgelegten Zeitraum hinweg aufzubewahren. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie bei der Archivierung Ihrer Geschäftsdokumente unbedingt beachten sollten, welche gesetzlichen Vorgaben es gibt, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und unter welchen Umständen diese Fristen verlängert werden können.

Was sind Aufbewahrungsfristen und warum müssen sie eingehalten werden?

Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmen bestimmte Dokumente aufbewahren müssen, bevor sie entsorgt werden dürfen. Es sind also gesetzlich festgelegte Zeiträume, in denen Unternehmen bestimmte Dokumente aufbewahren und archivieren müssen. Diese Fristen gelten für alle relevanten Geschäftsdokumente, wie Rechnungen, Verträge, Bestellungen und viele weitere Unterlagen, die im Rahmen von Geschäftstransaktionen anfallen. Sie sorgen dafür, dass diese Dokumente für einen bestimmten Zeitraum zugänglich und überprüfbar bleiben. Dokumente können mit einem Dokumentenmanagementsystem digital archiviert werden.

Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen ist entscheidend, um als Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Archivierte Dokumente dienen als wichtige Nachweise für abgeschlossene Geschäftsvorgänge, falls diese später wieder relevant werden.

Ein klassisches Beispiel aus der Praxis: Wenn das Finanzamt eine Prüfung vornimmt oder Fragen zu vergangenen Geschäftstransaktionen stellt, benötigen Sie die entsprechenden Belege, um die Richtigkeit Ihrer Buchführung und Steuererklärungen nachweisen zu können. Doch nicht nur steuerliche Prüfungen machen die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen notwendig. Auch in rechtlichen Auseinandersetzungen, wie beispielsweise bei Garantiefällen, Versicherungsansprüchen oder vertraglichen Streitigkeiten, können archivierte Dokumente als wichtige Beweismittel dienen.

Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gibt es (für Unternehmen)?

Gesetze bestimmen die Rahmenbedingungen für die steuerliche und handelsrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Vor allem in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Unternehmen festgelegt. Sie betreffen sämtliche Geschäftsdokumente, die im Rahmen der Unternehmensführung anfallen.
Konkret bedeutet dies: Unternehmen müssen relevante Dokumente so aufbewahren, dass sie bei Bedarf jederzeit zugänglich und prüfbar sind.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt in der Regel mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Es gibt jedoch auch spezielle Regelungen für bestimmte Dokumente und Dokumententypen.

Im Rahmen dieses Artikels konzentrieren wir uns auf die generellen Aufbewahrungspflichten im Bereich der kaufmännischen Buchführung, die für die meisten Unternehmen von zentraler Bedeutung sind. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass für Unternehmen in stark regulierten Bereichen branchen- oder anwendungsspezifische Vorschriften gelten, die über die allgemeinen Aufbewahrungspflichten hinausgehen, z. B. für Krankenhäuser, Bauwesen und öffentliche Verwaltung.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Alle Dokumente, die für die steuerliche Ermittlung der Einkünfte und die ordnungsgemäße Steuererklärung erforderlich sind, unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Die Abgabenordnung (AO), insbesondere § 147, legt fest, welche Unterlagen steuerrelevant sind und somit aufbewahrt werden müssen. Diese Dokumente müssen in ihrer Originalform aufbewahrt werden, wobei elektronische Dokumente in der Regel denselben Anforderungen genügen wie papierhafte Unterlagen – vorausgesetzt, sie sind ordnungsgemäß archiviert und jederzeit abrufbar. Die genaue Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde.

Dazu gehören unter anderem:

Rechnungen

Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die als Grundlage für die Umsatzsteuererklärung dienen, müssen aufbewahrt werden. Diese sind ein zentrales Element der Buchführung und für steuerliche Zwecke unerlässlich.

Bücher und Aufzeichnungen

Hierunter fallen sämtliche Aufzeichnungen der laufenden Geschäftstätigkeit, wie z.B. Buchführung, Kassenbücher, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen.

Verträge

Alle Verträge, die für steuerliche und wirtschaftliche Transaktionen von Bedeutung sind, müssen archiviert werden. Insbesondere Verträge mit langfristiger Bindung (z.B. Mietverträge, Lieferverträge oder Dienstleistungsverträge), sind aufbewahrungspflichtig. Sie regeln Rechte und Pflichten und können im Streitfall als Beweismittel dienen.

Belege

Alle Belege, die als Nachweis für Geschäftsvorfälle dienen, z.B. Belege zu Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungsbelege oder Kassenbelege.

Auftragsbestätigungen

Auftragsbestätigungen sind Teil des Geschäftsprozesses und sollten zur Dokumentation der Vereinbarungen aufbewahrt werden. Sie sind besonders wichtig, um die Bedingungen einer Transaktion nachzuvollziehen und im Falle von Rückfragen oder rechtlichen Auseinandersetzungen Klarheit zu haben.

Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Die Dauer der Aufbewahrung von Dokumenten richtet sich nach der Art des Dokuments und dessen Relevanz für steuerliche und rechtliche Zwecke. Die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente können unterschiedlich lang sein. In Deutschland gibt es grundsätzlich zwei Hauptkategorien von Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre und 6 Jahre.

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

Dokumente, die für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, sind:

Rechnungen: Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen müssen gemäß der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Dies betrifft alle steuerlich relevanten Dokumente, einschließlich derer, die Grundlage für die Umsatzsteuererklärung sind.
Verträge: Verträge, insbesondere solche mit steuerlichen Aspekten, unterliegen ebenfalls einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bei Verträgen, die steuerliche Pflichten betreffen, kann die Frist unter Umständen bis zu 10 Jahre nach der letzten steuerlichen Festsetzung verlängert werden.
Buchungsbelege: Alle Belege, die als Grundlage der Buchführung dienen, müssen ebenso für 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen auch Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Konzernabschlüsse.
Gehalts- und Lohnabrechnungen: Diese sind gemäß Einkommenssteuergesetz (EStG) 6 Jahre lang aufzubewahren, jedoch müssen die zugrunde liegenden steuerrelevanten Lohnunterlagen, die in die Jahresabrechnung einfließen, 10 Jahre lang archiviert werden.
Auftragsbestätigungen: Auch Auftragsbestätigungen müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden, da sie als Teil der Geschäftskorrespondenz und zur Nachweisführung von getroffenen Vereinbarungen dienen.
Lieferscheine: Stellt der Lieferschein einen Rechnungsbestandteil dar, ist dieser wie die Rechnung 10 Jahre aufzubewahren. Handelt es sich bei dem Lieferschein jedoch um einen Warenbegleitschein, der kein Bestandteil der Rechnung ist, dann sieht das Handelsgesetzbuch eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren vor.

6 Jahre Aufbewahrungspflicht

Für eine Reihe von weniger langfristig relevanten Dokumenten gelten 6 Jahre:

Handelsbriefe: Alle empfangenen und abgesandten Handelsbriefe müssen für 6 Jahre archiviert werden. Dazu zählen auch Kopien von versendeten Handelsbriefen.
Wiedergaben von Handelsbriefen: Dies betrifft beispielsweise Kopien oder Durchschriften von abgegangenen Geschäftsbriefen.
Geschäftspapiere und andere kaufmännische Unterlagen: Hierzu zählen alle Dokumente mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung, die jedoch nicht in den Bereich der 10-Jahres-Frist fallen, wie etwa gewisse Vereinbarungen oder Korrespondenzen. Dazu gehören auch E-Mails, daher sollten Unternehmen auch ihre E-Mails archivieren.

In welchen Fällen können Aufbewahrungspflichten verlängert werden?

In einigen Fällen kann die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Dokumente über die regulär festgelegte Dauer hinaus verlängert werden. Dies kann vor allem vorkommen, wenn Dokumente für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind und noch nicht alle relevanten steuerlichen Verfahren abgeschlossen sind.

Betriebsprüfungen: Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführt oder bereits eine Außenprüfung begonnen hat, müssen die relevanten Dokumente so lange aufbewahrt werden, bis die Prüfung abgeschlossen ist.
Vorläufige Steuerfestsetzungen: Wenn ein Steuerbescheid vorläufig ist und noch nicht endgültig festgesetzt wurde, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist für die betroffenen Dokumente bis zur endgültigen Festsetzung.
Steuerstraf- und Bußgeldverfahren: In Fällen, in denen steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen, müssen die relevanten Unterlagen so lange aufbewahrt werden, bis das Verfahren abgeschlossen ist.
Rechtsbehelfsverfahren: Wenn gegen eine Steuerfestsetzung oder Betriebsprüfung Einspruch eingelegt wurde oder ein Rechtsbehelfsverfahren anhängig ist, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht der betroffenen Dokumente bis zum Abschluss des Verfahrens.
Anträge des Steuerpflichtigen: Auch wenn Dokumente zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen benötigt werden, können sie über die reguläre Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden.

Fazit

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten ist ein fundamentaler Bestandteil des Compliance-Managements in Unternehmen. Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben schützt sie Unternehmen vor möglichen rechtlichen und steuerlichen Problemen. Umso wichtiger ist es, sich der geltenden Fristen bewusst zu sein und dafür zu sorgen, dass alle relevanten Dokumente rechtzeitig und sicher archiviert werden. Moderne digitale Archivierungslösungen können Unternehmen dabei helfen, diese Anforderungen effizient zu erfüllen und die langfristige Verfügbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten.

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