Elektronische Signatur
Was ist eine elektronische Signatur? (Definition)
Eine elektronische Signatur ist das moderne Gegenstück zur klassischen händischen Unterschrift. Sie wird im Alltag oft auch als digitale Unterschrift bezeichnet. Es handelt sich dabei um Daten in digitaler Form, die mit anderen elektronischen Informationen verknüpft werden, um die Identität der unterzeichnenden Person zu bestätigen. Neben der eindeutigen Identifikation stellt dieses Verfahren auch sicher, dass die signierten Dokumente unveränderbar und vollständig sind. Sie ermöglich einen rechtsverbindlichen und effizienten Abschluss von Verträgen oder Vereinbarungen direkt am Bildschirm.
Wie unterscheiden sich elektronische und digitale Signaturen?
Obwohl beide Begriffe im Alltag oft synonym verwendet werden, gibt es fachliche Unterschiede. Die elektronische Signatur ist ein weit gefasster rechtlicher Rahmen für verschiedene Methoden der Zustimmung. Eine digitale Signatur hingegen beschreibt die technische Umsetzung mittels kryptografischer Verfahren.
Während eine einfache elektronische Signatur bereits ein eingescannter Namenszug sein kann, basiert die digitale Variante auf mathematischen Algorithmen und Zertifikaten. Sie bietet ein höheres Sicherheitsniveau, da sie wie ein digitaler Fingerabdruck fungiert, der untrennbar mit dem jeweiligen Dokument verbunden ist.
Welche unterschiedlichen Sicherheitsstufen gibt es?
Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen drei Kategorien, die sich in ihrer Vertrauenswürdigkeit und technischen Komplexität staffeln:
- Einfache elektronische Signatur: Diese Form stellt die Basisvariante dar und wird häufig für alltägliche Vorgänge genutzt. Beispiele hierfür sind getippte Namen am Ende einer E-Mail oder die einfache Bestätigung per Mausklick.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Hierbei muss die Signatur eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein und dessen Identifizierung ermöglichen. Sie wird so mit dem Dokument verknüpft, dass spätere Änderungen am Inhalt sofort erkennbar werden.
- Qualifizierte elektronische Signatur: Dies ist die sicherste Form, die technisch auf einem qualifizierten Zertifikat und einer speziellen Erstellungseinheit beruht. In Deutschland ist sie die einzige Form, die die gesetzliche Schriftform auf Papier vollständig ersetzen kann.
Wo werden elektronische Signaturen eingesetzt?
Die Anwendungsbereiche erstrecken sich über nahezu alle Branchen und Abteilungen, in denen Dokumente bestätigt werden müssen. Besonders im Vertrieb beschleunigt die Technologie den Abschluss von Kaufverträgen und das digitale Vertragsmanagement erheblich. Auch im Personalwesen wird sie genutzt, um Arbeitsverträge ortsunabhängig zu unterzeichnen.
Weitere wichtige Einsatzfelder finden sich in der öffentlichen Verwaltung, der Justiz sowie im Finanzwesen zur sicheren Abwicklung von Transaktionen. In spezialisierten Bereichen wie dem E-Procurement oder bei der Übermittlung einer Eingangsrechnung sorgt sie für die notwendige Revisionssicherheit und Integrität.
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Wie funktioniert der technische Vorgang beim Signieren?
Der Prozess bei einer kryptografisch unterstützten Signatur basiert auf einem asymmetrischen Schlüsselpaar. Der Unterzeichner nutzt einen privaten Signaturschlüssel, um eine verschlüsselte Prüfsumme des Dokuments zu erstellen. Der Empfänger kann anschließend mit einem öffentlichen Prüfschlüssel verifizieren, ob die Signatur zum Dokument passt. Sollte auch nur ein Zeichen im Dokument nach dem Signiervorgang geändert worden sein, meldet die Software die Ungültigkeit der Unterschrift.
Was sind die wesentlichen Vorteile für Unternehmen?
Der Verzicht auf papiergebundene Abläufe führt zu einer deutlichen Prozessautomatisierung. Durch den Wegfall von Druck, Postversand und physischer Archivierung lassen sich signifikante Kosten einsparen. Gleichzeitig verkürzt sich die Zeitspanne zwischen dem Versand und der Rücksendung eines Dokuments massiv, da der gesamte Weg digital zurückgelegt wird. Zudem bietet die elektronische Ablage im Dokumentenmanagement einen besseren Schutz vor Verlust oder Beschädigung im Vergleich zu Papierakten.
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