Revisionssicherheit

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Was bedeutet Revisionssicherheit? - Definition

Revisionssicherheit beschreibt die gesetzeskonforme und manipulationssichere Archivierung von digitalen Dokumenten und Informationen. Sie stellt sicher, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder Buchungsbelege ordnungsgemäß, vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit auffindbar archiviert werden. Damit erfüllt sie zentrale Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Die Revisionssicherheit bezieht sich nicht allein auf technische Systeme, sondern auf das gesamte Verfahren der Archivierung. Dazu zählen strukturierte Prozesse, die sichere Nutzung, der geschützte Betrieb sowie eine ausführliche Verfahrensdokumentation.

Merkmale der Revisionssicherheit

Ein revisionssicheres Archiv muss folgende Kriterien erfüllen:

• Ordnungsmäßigkeit: Aufbewahrung nach gesetzlichen und internen Vorgaben.
• Vollständigkeit: Keine Unterlagen dürfen fehlen oder verloren gehen.
• Sicherheit des Gesamtverfahrens: Schutz vor technischen und organisatorischen Risiken.
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Archivierte Dokumente dürfen nicht manipuliert werden.
• Sicherung vor Verlust: Dauerhafte Verfügbarkeit durch Backups und redundante Speicherung.
• Zugriffsschutz: Nutzung nur durch autorisierte Personen.
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen: Automatisierte Archivierung über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum.
• Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Protokollierung von Änderungen und Zugriffen.
• Prüfbarkeit: Jederzeitige Überprüfbarkeit durch Dritte, etwa Wirtschaftsprüfer.
• Dokumentation des Verfahrens: Schriftliche Festlegung und Nachweis der Archivierungsprozesse.

Die Bedeutung für Unternehmen

Revisionssicherheit ist keine optionale Zusatzfunktion, sondern ein zentrales Element rechtssicherer Geschäftsprozesse. Unternehmen vermeiden dadurch rechtliche Risiken, sichern die Integrität ihrer Daten und schaffen die Grundlage für Transparenz und Compliance. Neben der Software sind auch Hardware, organisatorische Abläufe und eine fortlaufende Dokumentation entscheidend.

Abgrenzung von anderen Begriffen

• Revisionssicherheit bezieht sich auf die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten.
• Traceability beschreibt die Rückverfolgbarkeit von Zusammenhängen zwischen Informationen.
• IT-Compliance umfasst die Einhaltung rechtlicher und technischer Vorgaben im IT-Betrieb

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