Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement ist ein Verfahren zur Organisation, Verwaltung, Speicherung und Archivierung von elektronischen Dokumenten. Es hat das Ziel, Informationen systematisch zu erfassen, zu verteilen, zu bearbeiten und zu archivieren. Dabei werden sowohl ursprünglich elektronische Dokumente als auch digitalisierte Papierdokumente verarbeitet.
Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein computergestütztes System, das folgende Kernfunktionen bietet:
- Erfassung: Digitalisierung von Papierdokumenten mittels Scanner und OCR (Optical Character Recognition) sowie Import elektronischer Dokumente
- Indexierung: Hinterlegen von Metadaten und Schlagwörtern zur besseren Auffindbarkeit
- Speicherung: Strukturierte Ablage der Dokumente im System
- Suche und Retrieval: Einfaches und schnelles Wiederfinden von Dokumenten
- Versionierung: Nachverfolgung von Änderungen und Versionshistorie
- Workflow: Automatisierte Prozesse für Dokumentenflüsse
- Rechteverwaltung: Zugriffskontrolle und Sicherheitskonzepte
Archivierung: Revisionssichere Langzeitspeicherung von Dokumenten
Arten von Dokumentenmanagementsystemen
Es gibt verschiedene Formen von DMS-Lösungen:
- Dateiserver als DMS: Einfache Speicherung in Verzeichnisstrukturen, bietet jedoch kaum erweiterte DMS-Funktionalitäten
- Datenbankgestützte DMS: Speicherung von Dokumenten und Metadaten in Datenbanken
- Monolithische DMS: Umfassende, aber oft komplexe All-in-One-Systeme
DMS als Service (SaaS/Cloud): Webbasierte Lösungen mit Zugriffsmöglichkeit über Browser
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Der Einsatz eines DMS bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Verkürzung von Prozessdurchlaufzeiten und Zugriffszeiten auf Dokumente
- Verbesserte Zusammenarbeit durch zentrale Datenspeicherung
- Höhere Transparenz durch strukturierte Ablage aller Informationen
- Höhere Nachvollziehbarkeit dank Versionierung und Protokollierung
- Verlässliche Termineinhaltung durch Fristenmanagement
- Verbesserte Informationssicherheit durch differenzierte Zugriffsrechte
- Reduzierung von Druckkosten und Papierverbrauch
Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch einheitliche Strukturen
Einsatzgebiete und Anwendungsbeispiele
Dokumentenmanagement wird in verschiedenen Bereichen eingesetzt:
- Rechnungsprozesse: Eingangsrechnungsverarbeitung und -freigabe
- Personalwesen: Digitale Personalakten und HR-Prozesse
- Vertragsmanagement: Erstellung, Verwaltung und Kontrolle von Verträgen
- Qualitätsmanagement: Verwaltung von Zertifikaten und Qualitätsdokumenten
- Produktion: Technische Dokumentation und Fertigungsunterlagen
Kundenmanagement: Kundendokumente und -korrespondenz
Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagements
Bei der Einführung eines DMS müssen verschiedene rechtliche Anforderungen beachtet werden:
- Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht (in der Regel 6-10 Jahre)
- Datenschutzkonformität nach DSGVO, einschließlich der Löschung personenbezogener Daten nach Zweckerfüllung
- Möglichkeit der Auskunftserteilung an betroffene Personen
- Revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Dokumente
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