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Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist ein Verfahren zur Organisation, Verwaltung, Speicherung und Archivierung von elektronischen Dokumenten. Es hat das Ziel, Informationen systematisch zu erfassen, zu verteilen, zu bearbeiten und zu archivieren. Dabei werden sowohl ursprünglich elektronische Dokumente als auch digitalisierte Papierdokumente verarbeitet.

 

Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein computergestütztes System, das folgende Kernfunktionen bietet:

  • Erfassung: Digitalisierung von Papierdokumenten mittels Scanner und OCR (Optical Character Recognition) sowie Import elektronischer Dokumente
  • Indexierung: Hinterlegen von Metadaten und Schlagwörtern zur besseren Auffindbarkeit
  • Speicherung: Strukturierte Ablage der Dokumente im System
  • Suche und Retrieval: Einfaches und schnelles Wiederfinden von Dokumenten
  • Versionierung: Nachverfolgung von Änderungen und Versionshistorie
  • Workflow: Automatisierte Prozesse für Dokumentenflüsse
  • Rechteverwaltung: Zugriffskontrolle und Sicherheitskonzepte
  • Archivierung: Revisionssichere Langzeitspeicherung von Dokumenten

     

Arten von Dokumentenmanagementsystemen

Es gibt verschiedene Formen von DMS-Lösungen:

  • Dateiserver als DMS: Einfache Speicherung in Verzeichnisstrukturen, bietet jedoch kaum erweiterte DMS-Funktionalitäten
  • Datenbankgestützte DMS: Speicherung von Dokumenten und Metadaten in Datenbanken
  • Monolithische DMS: Umfassende, aber oft komplexe All-in-One-Systeme
  • DMS als Service (SaaS/Cloud): Webbasierte Lösungen mit Zugriffsmöglichkeit über Browser

     

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Der Einsatz eines DMS bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

  • Verkürzung von Prozessdurchlaufzeiten und Zugriffszeiten auf Dokumente
  • Verbesserte Zusammenarbeit durch zentrale Datenspeicherung
  • Höhere Transparenz durch strukturierte Ablage aller Informationen
  • Höhere Nachvollziehbarkeit dank Versionierung und Protokollierung
  • Verlässliche Termineinhaltung durch Fristenmanagement
  • Verbesserte Informationssicherheit durch differenzierte Zugriffsrechte
  • Reduzierung von Druckkosten und Papierverbrauch
  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch einheitliche Strukturen

     

Einsatzgebiete und Anwendungsbeispiele

Dokumentenmanagement wird in verschiedenen Bereichen eingesetzt:

  • Rechnungsprozesse: Eingangsrechnungsverarbeitung und -freigabe
  • Personalwesen: Digitale Personalakten und HR-Prozesse
  • Vertragsmanagement: Erstellung, Verwaltung und Kontrolle von Verträgen
  • Qualitätsmanagement: Verwaltung von Zertifikaten und Qualitätsdokumenten
  • Produktion: Technische Dokumentation und Fertigungsunterlagen
  • Kundenmanagement: Kundendokumente und -korrespondenz

     

Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagements

Bei der Einführung eines DMS müssen verschiedene rechtliche Anforderungen beachtet werden:

  • Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht (in der Regel 6-10 Jahre)
  • Datenschutzkonformität nach DSGVO, einschließlich der Löschung personenbezogener Daten nach Zweckerfüllung
  • Möglichkeit der Auskunftserteilung an betroffene Personen
  • Revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Dokumente

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