E-Procurement (Elektronische Beschaffung)
Was ist E-Procurement (Elektronische Beschaffung)? - Definition
E-Procurement (elektronische Beschaffung) bezeichnet die digitale Abwicklung von Einkaufsprozessen über das Internet oder andere Informations- und Kommunikationssysteme. Das Ziel besteht darin, den gesamten betrieblichen Beschaffungsprozess – von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung – effizienter, transparenter und kostensparender zu gestalten.
Merkmale und Systeme im E-Procurement
E-Procurement ermöglicht im Kern die Integration von Beschaffungsprozessen in digitale Netzwerke und ERP-Systeme. Dabei werden Bestellungen, Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet. Je nach Ausgestaltung lassen sich verschiedene Systemtypen unterscheiden.
- Geschlossene Systeme: Nur registrierte Partnerunternehmen haben Zugriff. Austausch erfolgt meist über gesicherte Netzwerke.
- Halboffene Systeme: Kombination aus internen Netzwerken und externen Schnittstellen, oft über Portale oder Browserlösungen.
- Offene Systeme: Breiterer Zugang über Online-Kataloge oder Marktplätze, häufig für indirekte Güter wie MRO-Artikel.
Daneben gibt es unterschiedliche organisatorische Modelle:
- Sell-Side-Systeme (vom Lieferanten bereitgestellt)
- Buy-Side-Systeme (vom einkaufenden Unternehmen vorgegeben)
- Marktplatzlösungen, die standardisierte Schnittstellen für beide Seiten anbieten.
Prozesse und Funktionen
Ein typischer E-Procurement-Prozess umfasst:
- Bedarfsanforderung (auch BANF, z. B. digital ausgelöst oder durch Workflows genehmigt),
- Bestellung und Auftragsbestätigung (inkl. automatischer Abgleiche),
- Wareneingangskontrolle,
- Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung (oft integriert mit Eingangsrechnung und Three-Way-Match),
- Auswertungen und Controlling (Transparenz über Kosten, Compliance und Rabatte).
Viele Systeme bieten zusätzlich Katalogmanagement, Vertragsverwaltung sowie Schnittstellen für Dokumentenmanagement.
Was sind die Vorteile von elektronischer Beschaffung?
- Kosteneinsparungen durch Automatisierung und Wegfall papierbasierter Abläufe,
- Zeitgewinn durch schnellere Genehmigungs- und Bestellprozesse,
- Fehlerreduktion durch digitale Übertragungen ohne Medienbruch,
- Transparenz und Kontrolle über Ausgaben, Lieferantenbeziehungen und Vertragskonditionen,
- Vermeidung von Maverick Buying (ungeplanten Einzelkäufen außerhalb der Einkaufsrichtlinien).
Welche Herausforderungen gibt es?
Neben den Investitionskosten ist die Datensicherheit ein zentrales Thema. Außerdem kann die Beziehung zu Lieferanten durch die digitale Abwicklung weniger persönlich wirken.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Im privaten Einkauf gelten meist nur die allgemeinen zivilrechtlichen Vorgaben. Unternehmen können ihre Prozesse weitgehend frei ausgestalten, solange keine unzulässigen Vertragsgegenstände betroffen sind. Hier steht die Privatautonomie im Vordergrund, wodurch elektronische Verfahren flexibel eingesetzt werden können.
Im öffentlichen Einkauf hat E-Procurement eine besondere Bedeutung. Durch rechtliche Anpassungen wurden elektronische Ausschreibungen möglich. Diese unterliegen strengen Vorgaben, etwa zur Authentifizierung und Verbindlichkeit von Angeboten, die häufig durch elektronische Signaturen sichergestellt werden. Auch internationale Standards wie PEPPOL fördern eine sichere und einheitliche Abwicklung grenzüberschreitender Vergaben.
Einordnung von E-Procurement
E-Procurement umfasst sowohl operative Beschaffung (z. B. elektronische Kataloge, Bestellabwicklung) als auch strategische Aspekte, wie Lieferantenmanagement und Ausgabenanalyse. Damit bildet es eine zentrale Grundlage für die digitale Transformation im Einkauf.
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