Eingangsrechnung

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Als Eingangsrechnung bezeichnet man eine Rechnung, die in einem Unternehmen eingeht und von Lieferanten oder Dienstleistern ausgestellt wurde. Sie dokumentiert eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware und stellt eine Zahlungsaufforderung bzw. Verbindlichkeit dar.

Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung

Während Eingangsrechnungen die Beträge darstellen, die ein Unternehmen an seine Lieferanten zahlen muss (Verbindlichkeiten), zeigen Ausgangsrechnungen die Beträge, die ein Unternehmen von seinen Kunden erwartet (Forderungen).

Pflichtangaben einer Eingangsrechnung

Nach § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG müssen auf einer Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Leistungen
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelte
• Ggf. vereinbarte Preisminderungen
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiungen

Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) gelten vereinfachte Anforderungen.

Prüfung von Eingangsrechnungen

Vor der Bezahlung sollte jede Eingangsrechnung geprüft werden:

• Formale Prüfung

  Überprüfung aller Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz, damit die Rechnung als Beleg für den Vorsteuerabzug anerkannt wird.

• Rechnerische Prüfung

  Kontrolle, ob alle Beträge, Steuersätze und die Gesamtsumme korrekt berechnet wurden.

• Sachliche Prüfung

  Abgleich, ob die abgerechneten Produkte oder Dienstleistungen tatsächlich bestellt und geliefert wurden, sowie Überprüfung von Menge, Qualität und vereinbarten Preisen.

Aufbewahrungsfristen

Eingangsrechnungen müssen in Deutschland mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (Aufbewahrungsfristen von Dokumenten in Unternehmen). Dies gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen, wobei letztere in dem Format archiviert werden müssen, in dem sie eingegangen sind.

Umgang mit fehlerhaften Eingangsrechnungen

Bei fehlerhaften Eingangsrechnungen sollte der Rechnungssteller umgehend kontaktiert werden. Wichtig: Eine fehlerhafte Rechnung darf nicht vom Empfänger selbst korrigiert werden, sondern ausschließlich vom Aussteller. Fehlerhafte Rechnungen können zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet zahlreiche Vorteile:

• Einsparung von Bearbeitungskosten
• Schnellere Bearbeitung und dadurch mögliche Nutzung von Skonti
• Automatisierte Datenerfassung und Indexierung
• Bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Prozesse
• Einfachere Suche und gesetzeskonforme Archivierung
• Erleichterung bei Prüfungen und Audits

Seit dem 01.01.2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für den B2B-Bereich, was bedeutet, dass Unternehmen alle Rechnungen standardisiert nach der Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten können müssen.

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