Verträge digital unterschreiben - So gelingt es rechtskonform

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Die Unterzeichnung von Verträgen und Geschäftsdokumenten ist ein sehr zeitintensiver Prozess. Selbst der kürzeste Ablauf umfasst mindestens 5–8 Schritte*, wenn handschriftlich unterschrieben wird. Die Dokumente werden mehrmals ausgedruckt und wieder eingescannt, bis das Dokument von allen Vertragsparteien unterschrieben wieder beim Vertragsersteller ankommt.

Die digitale Unterschrift vereinfacht den Ablauf dieser umfangreichen Vertragsprozesse enorm. Besonders im B2B-Bereich können Verträge schneller abgewickelt werden, indem sie einen zeitaufwändigen Postweg oder die Notwendigkeit von Dienstreisen zur Unterschrift überflüssig macht. Die digitale Unterschrift ist eine rechtssichere Lösung, bei der Medienbrüche wie bei der handschriftlichen Unterschrift vermieden werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Verträge digital und vollständig papierfrei unterschreiben können, welche rechtlichen Anforderungen zu beachten sind und welche Arten von elektronischen Signaturen es gibt.

*Die Anzahl der einzelnen Schritte ist davon abhängig, ob das Geschäftsdokument per Post oder E-Mail versendet wird.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Die digitale Unterschrift, oder auch digitale Signatur, ist ein elektronisches Verfahren, mit dem Geschäftsdokumente und Verträge authentisch und sicher unterschrieben werden können. Sie sorgt dafür, dass der Unterzeichner eindeutig identifiziert werden kann und dass nachträgliche Änderungen am Dokument sofort erkennbar sind. Dies wird durch spezielle Verschlüsselungstechnologien und mathematische Algorithmen sichergestellt.

Es gibt drei Hauptarten von elektronischen Signaturen, die

einfache elektronische Signatur,
fortgeschrittene elektronische Signatur und
qualifizierte elektronische Signatur.

Mit allen drei Signaturen können Geschäftsdokumente digital unterschrieben werden. Sie unterscheiden sich jedoch in Bezug auf die Sicherheit und Aussagekraft – insbesondere vor Gericht. Daher sollte die erforderliche Signatur für das jeweilige Dokument von einem Juristen bestimmt werden.

Die eIDAS-Verordnung (electronic Identification and Trust Services) regelt die elektronische Identifizierung und die Vertrauensdienste innerhalb der EU und sorgt für einheitliche Standards für digitale Signaturen. Sie ermöglicht es, rechtsgültige digitale Unterschriften EU-weit zu verwenden. In Deutschland wurde die Verordnung durch das eIDAS-Durchführungsgesetz umgesetzt. Dort ist unter anderem das Vertrauensdienstegesetz (VDG) enthalten, das die Nutzung von digitalen Signaturen und Vertrauensdiensten regelt.

Digital unterschreiben – ist das rechtsgültig?

Ja, digitale Unterschriften sind grundsätzlich rechtsgültig. Das eIDAS-Durchführungsgesetz regelt die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen. Dort ist festgelegt, dass alle Arten elektronischer Signaturen eine rechtliche Gültigkeit besitzen. Allerdings unterscheiden sie sich in der Höhe der Beweiskraft.

Die höchste Beweiskraft besitzt die qualifizierte elektronische Signatur (QeS). Sie ist mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Diese muss insbesondere verwendet werden, wenn es um Verträge geht, die per Gesetz schriftlich unterzeichnet werden müssen. Neben der qualifizierten Signatur gibt es auch die einfache elektronische Signatur (EeS) und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS). Diese können für viele Dokumente ebenfalls rechtsgültig verwendet werden, besitzen jedoch geringere Beweiskraft.

Einige Dokumente dürfen explizit nur handschriftlich unterschrieben werden. Bei diesen Dokumenten schließt der Gesetzgeber die elektronische Form aus.

Einfache elektronische Signatur

Mit der einfachen elektronischen Signatur (EES) können Dokumente schnell und unkompliziert unterzeichnet werden. Sie erfüllt keine speziellen technischen Anforderungen und muss lediglich logisch mit dem Dokument verknüpft sein. Zum Beispiel zählen eingescannte Unterschriften und Signaturen in E-Mails zur einfachen elektronischen Signatur.

Sie wird oft in weniger formellen Kontexten verwendet, da sie sehr benutzerfreundlich ist. Da die Identität des Unterzeichners aber nicht verifiziert wird, hat sie die geringste Beweiskraft vor Gericht und reicht in einer rechtlichen Auseinandersetzung oft nicht aus, um die Authentizität der Unterschrift eindeutig zu belegen.

Für viele alltägliche, geschäftliche Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder interne Vereinbarungen ist die einfache elektronische Signatur ausreichend.

Beispiele, in denen eine einfache elektronische Signatur rechtsgültig und ausreichend ist*:

Angebots- oder Bestellbestätigungen
Organisationsinterne Dokumente
Übergabeprotokoll
Datenschutzerklärungen

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) hat im Vergleich zur einfachen elektronischen Signatur höhere Anforderungen an die technische Sicherheit und besitzt daher eine deutlich höhere Beweiskraft.

Um eine FES zu erstellen, wird meist ein Konto bei einem Anbieter für E-Signaturen benötigt, der die Identität verifiziert und Zertifikate zur Verfügung stellt. Die Unterschrift kann dadurch eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet werden, was die Beweiskraft im Streitfall erheblich erhöht. Zusätzlich wird das Dokument mit einem mathematischen Verfahren verschlüsselt, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist besonders geeignet für Verträge und Dokumente, bei denen eine höhere rechtliche Absicherung erforderlich ist, aber noch keine qualifizierte Signatur notwendig ist.

Beispiele, in denen eine fortgeschrittene elektronische Signatur empfohlen wird*:

Kaufverträge
Kontoeröffnungen
Gesellschaftsverträge (z. B. GbR, OHG, KG)
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
Beschlüsse der Geschäftsführer einer GmbH
Verträge zu geistigem Eigentum wie Patente oder Markenrechte
Sozialversicherungs- und Rentenversicherungsdokumente
Versicherungsverträge (z. B. Lebens-, Unfall- oder Berufsunfähigkeitsversicherung)

Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der höchste Sicherheitsstandard der digitalen Unterschrift und wird in vielen Fällen als gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift anerkannt. Der hohe Sicherheitsstandard der qualifizierten elektronischen Signatur wird durch kryptografische Verfahren sichergestellt, die verhindern, dass das Dokument nach der Unterzeichnung verändert oder manipuliert werden kann. Zudem muss sich der Unterzeichner einer vorhergehenden Identitätsprüfung mit einem amtlichen Ausweis unterziehen. Die Signatur selbst wird mit einem Zertifikat eines anerkannten Vertrauensdienste-Anbieters (VDA), wie zum Beispiel der D-Trust GmbH, versehen, was die Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit weiter erhöht.

Sie muss insbesondere dann verwendet werden, wenn für Verträge die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist. In solchen Fällen ist nur die qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig. Mit Ausnahme von Verträgen, die eine notarielle Beglaubigung erfordern oder explizit von Hand unterschrieben werden müssen, wie etwa ein Testament, kann mit der QES praktisch jeder Vertrag digital unterzeichnet werden.

Beispiele, in denen nur eine qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig ist*:

Konsumkreditvertrag
Leiharbeitsvertrag
Befristeter Arbeitsvertrag
Revisionsbericht
Nachvertragliches Wettbewerbsverbot
Befristeter Mietvertrag über ein Jahr Laufzeit (Immobilien)
Kündigungsschreiben bei Miet- oder Leasingvertrag (Immobilien)
Verbraucherdarlehensvertrag
Bankkontoeröffnung

*Bitte beachten: Die finale Bestimmung der erforderlichen Signatur ist Aufgabe eines Juristen, da die Anforderungen nach Unternehmen und Land variieren können.

Wichtige rechtliche Begriffe

Formfreiheit
Viele Verträge oder Vereinbarungen können in beliebiger Form abgeschlossen werden. Es gilt keine besondere Form wie Schriftform, Textform o. ä., nur der Inhalt muss zwischen den Vertragsparteien klar und eindeutig vereinbart werden. Formfreie Dokumente können mit allen drei Signaturen rechtsgültig unterschrieben werden.

Schriftform
Schriftform erfordert, dass ein Vertrag oder eine Erklärung in schriftlicher Form vorliegt und von den Parteien unterschrieben ist. Diese Form wird gesetzlich vorgeschrieben, um bestimmte Rechtsgeschäfte zu sichern, etwa bei Mietverträgen oder Kündigungen. Diese dürfen nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

Beweiskraft
Beweiskraft ist die Eignung eines Dokuments, vor Gericht als Beweis für den Inhalt und die Bedingungen eines Vertrages oder einer Vereinbarung anerkannt zu werden. Je höher die Beweiskraft, desto verlässlicher ist das Dokument als Nachweis in einem Rechtsstreit. Die drei Signaturarten haben unterschiedliche Beweiskraft, von schwach bis hoch. Die höchste Beweiskraft bei Gericht hat die qualifizierte elektronische Signatur.

Wie unterschreibe ich einen Vertrag digital?

Einen Vertrag digital zu unterschreiben, ist heutzutage einfach und sicher. Über verschiedene Plattformen und Tools können Geschäftsdokumente und Verträge mit einer digitalen Unterschrift versehen werden. Die meisten E-Signatur Anwendungen beinhalten alle drei Signaturarten, so dass Sie einfach die erforderliche Signatur auswählen können – je nachdem welche Sicherheitsanforderungen die Unterschrift haben muss.

Um einen Vertrag oder ein Dokument digital zu unterschreiben, laden Sie es einfach in der Anwendung hoch und wählen die erforderliche Unterschrift aus. Schon ist der Vertrag digital unterzeichnet. Dann können Sie die Personen, die das Dokument gegenzeichnen sollen, per E-Mail einladen und festlegen, in welcher Reihenfolge und mit welchem E-Signatur-Standard unterschrieben werden soll. Meistens können beliebig viele Unterschriftfelder und Textfelder in das Dokument integriert werden. Eine digitale Vertragsunterzeichnung läuft oft wie in den folgenden Schritten ab.

Ablauf der digitalen Vertragsunterzeichnung

Wahrscheinlich hat jeder schon mal mit einer eingescannten Unterschrift digital unterschrieben. Eine solche Unterschrift bietet jedoch wenig Sicherheit, da sie sehr leicht kopiert werden kann. Daher sollte bei Geschäftsdokumenten auf die fortgeschrittene elektronische Signatur oder die qualifizierte elektronische Signatur zurückgegriffen werden.

Unabhängig davon, welche Signatur verwendet werden soll, ist der gesamte Prozess schnell, sicher und vollständig digitalisiert.

Vertrag auswählen und hochladen

Laden Sie das zu unterzeichnende Dokument in das entsprechende System hoch. Je nach Anbieter kann dies eine einfache PDF-Datei oder ein anderes Dokumentenformat sein.

Signaturfelder und Gegenzeichner festlegen

Platzieren Sie die Signaturfelder per Drag-and-Drop an den entsprechenden Stellen im Dokument. Für alle Personen, die den Vertrag unterzeichnen sollen, muss ein eigener Unterschriftbereich festgelegt sein.

Gegenzeichnende Partei einladen

Laden Sie alle weiteren Unterzeichner per E-Mail ein, den Vertrag zu signieren. Diese erhalten dann eine Einladung und können auf das Dokument zugreifen. Gegenzeichner benötigen keinen eigenen Account beim Signaturanbieter.

Signieren des Dokuments

Jeder Unterzeichner bestätigt seine Identität und setzt seine digitale Unterschrift. Die Signaturen werden dann sicher und verschlüsselt in das Dokument integriert.

Abschließende Bestätigung

Sobald alle Vertragsparteien unterschrieben haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können das vollständig unterzeichnete Dokument herunterladen.

Gibt es Dokumente, die nicht digital unterschrieben werden dürfen?

Die elektronische Unterschrift ist für die meisten Dokumente eine rechtsgültige Option. Es gibt jedoch einige wenige Ausnahmen, bei denen das Gesetz ausdrücklich eine handschriftliche Unterschrift vorschreibt, um rechtsgültig zu sein. Diese Ausnahmen betreffen in der Regel Dokumente, die eine besonders hohe rechtliche Bedeutung haben oder in denen persönliche Rechte und Pflichten betroffen sind.

Für welche Dokumente das gilt, unterscheidet sich von Land zu Land. Dokumente, die in Deutschland nicht digital unterschrieben werden dürfen, umfassen:

Kündigungsschreiben
Testamente
Aufhebungsverträge
Arbeitszeugnisse
Sozialpläne
Betriebsvereinbarungen

Diese Dokumente erfordern aufgrund ihrer speziellen rechtlichen Bedeutung oder der Notwendigkeit einer persönlichen Bestätigung durch die unterzeichnende Person eine handschriftliche Unterschrift.

Fazit

Die qualifizierte elektronische Unterschrift ist genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift – abgesehen von wenigen Ausnahmen. Mit der eIDAS-Verordnung wurde sichergestellt, dass digitale Signaturen EU-weit anerkannt werden und rechtsgültig sind. Elektronische Signaturen und Siegel von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern garantieren ein hohes Maß an Sicherheit und Authentizität. Signaturlösungen sind inzwischen eine sehr benutzerfreundliche und rechtlich zulässige Option für die digitale Vertragsunterzeichnung. Auch die Anwendungsmöglichkeiten haben sich über die letzten Jahre stark weiterentwickelt.