ZUGFeRD
Was ist ZUGFeRD? (Definition)
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert. Die XML-Datei enthält dieselben Rechnungsinformationen wie die PDF-Darstellung in strukturierter Form und ist in das PDF/A-3-Dokument eingebettet. Dadurch lassen sich Rechnungen sowohl visuell prüfen als auch automatisiert verarbeiten. ZUGFeRD zählt zu den in Deutschland etablierten Formaten für elektronische Rechnungen.
Wofür steht die Abkürzung ZUGFeRD?
Das Wort ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu standardisieren.
Wie funktioniert eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung wird als PDF/A-3-Dokument bereitgestellt, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Während das PDF der Darstellung dient, ermöglicht die XML-Struktur die maschinelle Weiterverarbeitung der enthaltenen Daten. Die XML-Daten basieren auf einer standardisierten Struktur gemäß EN 16931 und können automatisiert von ERP-, Finanz- und Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Dadurch lassen sich Rechnungsinformationen ohne manuelle Erfassung in digitale Geschäftsprozesse übernehmen.
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, der Prozessautomatisierung oder Dunkelbuchung bildet ZUGFeRD die Grundlage für effiziente und weitgehend automatisierte Abläufe.
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?
Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
- Kombination aus menschenlesbarer und maschinenlesbarer Rechnung
- Unterstützung der automatisierten Verarbeitung von Rechnungsdaten
- Standardisierte Datenstruktur für den elektronischen Rechnungsaustausch
- Geeignet für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anwendungsfälle
- Einfache Integration in bestehende digitale Rechnungsprozesse
Welche Profile des ZUGFeRD-Formats gibt es?
ZUGFeRD definiert verschiedene Profile mit unterschiedlichem Informationsumfang. Dazu gehören unter anderem BASIC, EN 16931 und EXTENDED sowie weitere Profile für spezielle Anwendungsfälle. Je nach Einsatzszenario können dadurch einfache oder komplexere Rechnungsdaten standardisiert übertragen werden.
Wofür wird ZUGFeRD eingesetzt?
Das Format dient dem elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen sowie mit öffentlichen Auftraggebern. Dabei sollen Rechnungsprozesse vereinfacht und eine automatische Verarbeitung strukturierter Daten ermöglicht werden. Für die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von ZUGFeRD-Rechnungen werden in der Regel geeignete Softwarelösungen eingesetzt.
Im Umfeld elektronischer Rechnungen wird ZUGFeRD häufig gemeinsam mit Standards wie XRechnung betrachtet. ZUGFeRD und XRechnung basieren beide auf dem europäischen Standard EN 16931 und zählen zu den in Deutschland etablierten Formaten für elektronische Rechnungen. Auch die revisionssichere Ablage in einem digitalen Archiv oder die Einbindung in ein DMS können Bestandteil entsprechender Prozesse sein.
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