Dunkelbuchung

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Was ist eine Dunkelbuchung?

Die Dunkelbuchung ist ein vollständig automatisierter Prozess der Rechnungsverarbeitung im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung. Ziel ist es, Eingangsrechnungen ohne manuelle Eingriffe vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung zu bearbeiten. Dieser Prozess läuft in einer sogenannten Hintergrundverarbeitung ab. Erst bei Unstimmigkeiten wird ein Mitarbeiter hinzugezogen.

Ablauf der Dunkelbuchung

1. Rechnungseingang

Rechnungen treffen in strukturierter Form (z. B. ZUGFeRD, XRechnung, EDI) oder unstrukturierter Form (PDF, Papier) ein. Bei unstrukturierten Rechnungen kommt OCR-Technologie zum Einsatz, um die Inhalte maschinenlesbar zu machen.

2. Datenextraktion und Belegerfassung

Die relevanten Rechnungsdaten werden automatisiert extrahiert und strukturiert abgelegt. Bei Bedarf erfolgt eine Validierung durch Mitarbeitende, bei einer echten Dunkelbuchung entfällt dies.

3. Rechnungsprüfung

Das System prüft:

• formale Richtigkeit (z. B. UStG-konforme Angaben),
• Übereinstimmung mit Bestellbestätigungen, Wareneingängen oder Lieferscheinen (Two-/Three-Way-Match),
• Dubletten und Plausibilität.
• Nur bei Abweichungen erfolgt eine manuelle Prüfung.

4. Rechnungsfreigabe

Dieser Schritt entfällt bei der Dunkelbuchung für Rechnungen unterhalb eines festgelegten Betrags (z. B. 500 €). Bei höheren Beträgen kann eine manuelle Rechnungsfreigabe erforderlich sein.

5. Verbuchung und Archivierung

Besteht eine Rechnung alle Prüfschritte, wird sie direkt ins ERP- oder Buchhaltungssystem gebucht und anschließend GoBD-konform archiviert.

Voraussetzungen

Für die Umsetzung braucht es:

• eine digitale Infrastruktur für den Rechnungseingang,
• ein automatisierbares Rechnungsverarbeitungssystem,
• integrierte OCR- und ERP-Anbindung,
• definierte Schwellenwerte und Prüfregeln für die Dunkelbuchung.

Vorteile der Dunkelbuchung

Effizienz und Automatisierung

• Prozesse in der Finanzabteilung werden beschleunigt.
• Buchhaltungsteams werden entlastet.
• Kosten der Rechnungsbearbeitung sinken.
• Fristen werden eingehalten, Skonti und Rabatte genutzt.

Skalierbarkeit

Auch große Mengen an Eingangsrechnungen lassen sich ohne zusätzlichen personellen Aufwand bewältigen.

Fehlervermeidung

Der automatisierte Abgleich mit vorhandenen Daten erhöht die Qualität der Rechnungsprüfung.

Herausforderungen

Kontrollverlust

Ohne manuelle Kontrolle kann das Vertrauen in die Technik fehlen. Fehlbuchungen sind nicht auszuschließen, auch wenn Systeme strukturiert prüfen.

Komplexe Umstellung

Die Einführung erfordert:

• eine Digitalisierung bestehender Prozesse,
• die technische Integration in vorhandene Systeme wie SAP oder andere ERP-Lösungen,
• Schulungen der Mitarbeitenden.

Nicht für alle Rechnungen geeignet

Rechnungen mit Sonderfällen oder unklaren Angaben müssen weiterhin manuell geprüft werden. Die Dunkelbuchungsquote ist bei strukturierten Formaten höher.

Wege zur Qualitätssicherung

Stichproben und Schwellenwerte

• Betragsgrenzen sorgen für Risikosteuerung.
• Stichproben gewährleisten die Rechnungsqualität.
• „Human in the Loop“-Konzepte ermöglichen gezielte Eingriffe.

Fazit

Die Dunkelbuchung ist ein zentraler Baustein zur Automatisierung der Buchhaltungsprozesse. Richtig umgesetzt, bietet sie Unternehmen eine effektive Möglichkeit, Abläufe zu optimieren und den Anforderungen moderner Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden.

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