Rechnungsprüfung: Definition, formal, sachlich

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Was ist eine Rechnungsprüfung?

Die Rechnungsprüfung ist ein zentraler Bestandteil bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Dabei wird überprüft, ob eine Rechnung sowohl den formalen gesetzlichen Anforderungen als auch den inhaltlichen (sachlichen) Vereinbarungen entspricht. Erst nach einer vollständigen Prüfung und Freigabe kann die Rechnung weiterverarbeitet und bezahlt werden. Die Rechnungsprüfung dient dazu, fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass nur korrekt abgerechnete Leistungen bezahlt werden.

Im Zuge der Digitalisierung setzen viele Unternehmen dabei auf die digitale Rechnungsprüfung, um Prüfabläufe effizienter und transparenter zu gestalten.

Inhalte der Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten. Gemeinsam stellen sie sicher, dass eine Rechnung vollständig, korrekt und zur Zahlung freigegeben werden kann. Je nach Unternehmen können einzelne Prüfschritte unterschiedlich organisiert sein, der grundsätzliche Ablauf bleibt jedoch gleich.

Formale Prüfung nach § 14 Abs. 4 UStG

Im ersten Schritt wird geprüft, ob die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Dazu gehören unter anderem Angaben zu den beteiligten Parteien, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie steuerliche Informationen.

Fehlen Pflichtangaben oder sind sie fehlerhaft, sollte die Rechnung nicht weiterbearbeitet werden. Stattdessen kann sie zur Korrektur zurückgegeben werden. Eine ordnungsgemäße Rechnung ist eine wesentliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Für Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Anforderungen.

Sachliche Prüfung

Nach der formalen Kontrolle folgt die sachliche Prüfung. Hier wird überprüft, ob die berechneten Leistungen oder Lieferungen tatsächlich erbracht wurden und mit den vereinbarten Konditionen, der Bestellung, dem Lieferschein oder anderen Belegen übereinstimmen. Bei bestellbezogenen Rechnungen erfolgt die sachliche Prüfung häufig im Rahmen eines Three-Way-Match, bei dem Bestellung, Wareneingang beziehungsweise Lieferschein und Rechnung miteinander abgeglichen werden.

Typische Prüfpunkte sind unter anderem:

• Stimmen Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen?
• Wurden die vereinbarten Preise berechnet?
• Sind Rabatte, Skonti oder weitere Vereinbarungen berücksichtigt?
• Ist der Rechnungsbetrag korrekt?
• Entsprechen Lieferung und Rechnung den vereinbarten Konditionen?

In vielen Unternehmen übernimmt diese Prüfung die Person oder Fachabteilung, die die Bestellung ausgelöst beziehungsweise die Leistung verantwortet.

Zusätzliche Klärungen und fachliche Rückfragen

Sind bei einer Rechnung weitere Abstimmungen notwendig, werden die zuständigen Personen oder Fachbereiche in den Prüfprozess einbezogen. Offene Fragen, fehlende Informationen oder Abweichungen zwischen Rechnung, Bestellung und weiteren Belegen können so geklärt werden.

Das kann beispielsweise erforderlich sein, wenn einzelne Rechnungspositionen erläutert werden müssen, Liefer- oder Leistungsnachweise fehlen oder zusätzliche Informationen für die Prüfung fehlen. Erst nach Abschluss dieser Klärungen kann der Vorgang fortgesetzt werden.

Rechnungsfreigabe

Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Rechnungsfreigabe. Mit ihr wird bestätigt, dass die Rechnung formal und sachlich korrekt ist und bezahlt werden kann.

In vielen Unternehmen erfolgt die Freigabe durch eine verantwortliche oder budgetverantwortliche Person. Erst danach kann die Rechnung zur weiteren Verarbeitung, Verbuchung und Zahlung freigegeben werden.

Wichtigkeit der Rechnungsprüfung

Eine sorgfältige Rechnungsprüfung schützt Unternehmen vor fehlerhaften Zahlungen und sorgt dafür, dass Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Gleichzeitig bildet sie die Grundlage für eine ordnungsgemäße Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.

Werden Fehler früh erkannt, können Rechnungen vor der Zahlung korrigiert oder neu angefordert werden. Dadurch lassen sich unnötige Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen vermeiden. Außerdem trägt eine strukturierte Rechnungsprüfung dazu bei, dass der gesamte Bearbeitungsprozess nachvollziehbar und effizient abläuft.

Werden Rechnungen digital verarbeitet, können formale Prüfschritte sowie Teile der sachlichen Prüfung automatisiert unterstützt werden. Dadurch lassen sich Bearbeitungszeiten verkürzen, Fehler reduzieren und Freigabeprozesse transparenter gestalten. Themen wie Three-Way-Match oder Dunkelbuchung stehen dabei in engem Zusammenhang mit der digitalen Rechnungsverarbeitung.

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