Digitale Rechnungsprüfung

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Jede eingegangene Rechnung muss auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Die Rechnungsprüfung ist eine der zentralen Aufgaben in der Buchhaltung, die viel Zeit und Ressourcen beansprucht. Doch auch hier sind digitale Prozesse in vielen Unternehmen schon angekommen. Was früher manuell, papierlastig und zeitaufwendig war, lässt sich heute mit modernen Softwarelösungen deutlich schneller und präziser erledigen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die digitale Rechnungsprüfung, erklären, welche Prüfarten es gibt und wie Künstliche Intelligenz den Prozess optimieren kann. Sie erfahren, warum digitale Lösung nicht nur den Arbeitsaufwand reduzieren, sondern auch die Genauigkeit erhöhen und die Compliance sicherstellen.

Rechnungsprüfung kurz erklärt

Die Rechnungsprüfung ist eine zentrale Aufgabe der Buchhaltung. Sie stellt sicher, dass eine Rechnung alle formalen und sachlichen Anforderungen erfüllt, bevor eine Zahlung freigegeben wird. Die Prüfung einer Rechnung erfolgt unmittelbar nach der Rechnungserfassung. Nach der Kontierung und Buchung einer Eingangsrechnung endet der Prüfprozess mit der Rechnungsfreigabe.

Formale Prüfung nach §14 UStG

Wenn eine Eingangsrechnung im Unternehmen ankommt, wird diese Rechnung zuerst formal geprüft. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die gesetzlichen Vorgaben, wie sie in §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) festgelegt sind, eingehalten wurden. Erforderliche Angaben auf der Rechnung sind unter anderem die korrekte Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, die Steuernummer des Rechnungsstellers und der Leistungszeitraum. Nur formell korrekte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Formal fehlerhafte Eingangsrechnungen müssen rechtzeitig aus der weiteren Bearbeitung gezogen und ggf. neu angefordert werden.

Sachliche Prüfung (durch den Fachbereich)

Im Rahmen der sachlichen Prüfung wird kontrolliert, ob die erbrachte Leistung oder Lieferung tatsächlich mit den vertraglich vereinbarten Bedingungen übereinstimmt. Meist überprüft die Abteilung oder Person, die den Bestellvorgang ausgelöst hat, den Leistungsumfang, die korrekte Menge sowie die Übereinstimmung von Preis und Konditionen.

Subprüfung

Gelegentlich werden weitere involvierte Personen zur Klärung spezifischer Details einer Rechnung hinzugezogen, etwa bei Rabatten, Skonti oder Steuervergünstigungen. Auch die korrekte Zuordnung von Kostenpositionen zu den entsprechenden Budgets oder Kostenstellen fällt in diesen Bereich.

Freigabe und Zahlung

Sobald die Rechnung vollständig geprüft wurde, folgt die Freigabe zur Zahlung durch die budgetverantwortliche Person. Nur Rechnungen, die korrekt geprüft und autorisiert sind, werden zur Zahlung angewiesen.

Was muss eine Rechnung enthalten?

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss bestimmte relevante Informationen enthalten, um den Anforderungen des §14 UStG gerecht zu werden. Zu den wichtigsten Angaben gehören:

Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr.
Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
Ausstellungsdatum
Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
Rechnungsbetrag samt Umsatzsteuer

Alles über die Pflichtangaben auf einer Rechnung sowie Dokumentationspflichten und Informationen zur E-Rechnung erfahren Sie in unserem Blogartikel „Pflichtangaben einer Rechnung: Was müssen ordnungsgemäße Rechnungen enthalten?“

Was passiert, wenn Pflichtangaben auf einer Rechnung fehlen?

Fehlen auf einer Rechnung verpflichtende Angaben ganz oder sind diese unvollständig, kann das weitreichende steuerliche und rechtliche Folgen nach sich ziehen. Beispielsweise kann die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs nicht mehr gegeben sein, da das Finanzamt eine ordnungsgemäße Rechnung als Nachweis benötigt. Dies kann spätestens bei einer Steuerprüfung durch die Finanzbehörden zu Problemen führen, da unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen oder ungerechtfertigte Vorsteuerabzüge im schlimmsten Fall zu Nachforderungen oder Strafen führen können. Oder der Empfänger der Rechnung beanstandet diese und verlangt eine Korrektur, wodurch sich die Bezahlung verzögert.

Wer prüft Rechnungen?

In der Regel sind die Mitarbeiter der Buchhaltung für die Prüfung von Rechnungen zuständig. Abhängig von der Unternehmensstruktur können auch andere Abteilungen wie Einkauf oder Controlling in den Prüfprozess involviert werden, insbesondere in Bezug auf die sachliche Prüfung der Rechnungen.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Der digitale Rechnungsprüfungsprozess kann mit einer spezialisierten Softwarelösung ganz einfach abgebildet werden. Die automatisierte Prüfung von Eingangsrechnungen reduziert den manuellen Aufwand und schließt Fehlerquellen aus. Dies geschieht, indem Stammdaten mit dem System abgeglichen und abweichende Informationen oder fehlende Pflichtangaben auf den Rechnungen automatisch erkannt werden. Falls bei einer Eingangsrechnung fehlerhafte Angaben erkannt wurden, kann die Rechnung abgelehnt und direkt eine neue, formal korrekte Rechnung beim Dienstleister oder Lieferanten angefordert werden.

Die digitale Rechnungsprüfung mittels Software und der Unterstützung durch Künstlicher Intelligenz bringt zahlreiche Vorteile für den Rechnungsprüfungsprozess:

Die automatisierte Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Digitale Rechnungen sind im System innerhalb weniger Sekunden, jederzeit abrufbar. Dokumente können auch in anderen Systemen im Unternehmen, wie im ERP-System, oder zur Analyse weiterverwendet werden.

KI-gestützte und digitale Systeme erkennen Unstimmigkeiten und Fehler in Rechnungen, wodurch fehlerhafte Zahlungen verhindert werden.

Alle Prüfungen und Genehmigungen sind jederzeit nachvollziehbar und können bei Bedarf überprüft werden. Genehmigungsengpässe oder Verzögerungen bei der Überprüfung infolge von Urlaub oder Krankheit lassen sich schnell beheben. Der Status der Rechnungsprüfung ist jederzeit für alle Beteiligten und Vertretungen einsehbar.

Durch die Automatisierung können Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeitet und freigegeben werden. Skonti und Gutschriften werden besser genutzt und Mahngebühren vermieden.

Softwarelösungen stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, wodurch das Risiko von Bußgeldern sinkt. Alle Dokumente werden rechtskonform archiviert und sind vor Verlust geschützt.

Ablauf der digitalen Rechnungsprüfung

Der digitale Rechnungsprüfungsprozess läuft in der Regel in mehreren klaren Schritten ab:

Die Rechnung wird elektronisch empfangen, beispielsweise per E-Mail, über ein Portal oder direkt aus einem Lieferantensystem. In der Regel kommt die Rechnung in einem digitalen Format an, wie PDF oder XML, das für die automatische Rechnungsverarbeitung geeignet ist. Häufig sind schon bei der Bestellung die Kostenstellen und Konten definiert.
Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) oder KI-gesteuerte Verfahren extrahieren die relevanten Daten aus der Rechnung. Hierbei werden wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Leistungszeitraum und Umsatzsteuer-ID automatisch erfasst. Durch eine entsprechende Verschlagwortung der Dokumente werden die Rechnungen später einfacher wiedergefunden.
Die Rechnung wird auf ihre formalen Anforderungen geprüft. Alle gesetzlichen Pflichtangaben gemäß §14 UStG müssen auf der Rechnung vorhanden sind, wie die korrekte Rechnungsnummer, der Ausstellungszeitraum und die Steuernummer des Lieferanten. Fehlen diese Informationen oder sind sie unvollständig, wird die Rechnung zur Nachbearbeitung markiert und ein Korrekturhinweis generiert.
Anschließend wird die Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen. Hierbei prüft das System, ob die angegebenen Mengen, Preise und Produkte mit den vertraglich vereinbarten Konditionen übereinstimmen. Diese Prüfung stellt sicher, dass alle berechneten Posten korrekt sind und keine Abweichungen vorliegen.
Nach der erfolgreichen formalen und sachlichen Prüfung erfolgt die Freigabe. Dieser Schritt kann durch Workflow-Mechanismen automatisiert werden, die die Rechnung nach der erfolgreichen Prüfung direkt zur Zahlung freigeben. In manchen Fällen leitet der Workflow sie auch an den zuständigen Verantwortlichen weiter, falls eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.
Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch digital archiviert. Die Archivierung erfolgt in einem systemkonformen Format, das eine rechtssichere Aufbewahrung der Dokumente ermöglicht. So sind alle relevanten Unterlagen jederzeit verfügbar und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt.

KI in der digitalen Rechnungsprüfung

Künstliche Intelligenz (KI) kann in der digitalen Rechnungsprüfung einen erheblichen Mehrwert bringen. Insgesamt sorgt KI für eine schnellere Verarbeitung von Rechnungen, indem sie Prozesse automatisiert, den Prüfaufwand minimiert und Fehler vermeidet. Hier sind einige Möglichkeiten, wie KI in der Rechnungsprüfung unterstützend eingesetzt wird:

Automatisierte Datenerfassung und -validierung

KI-basierte Systeme nutzen Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) und maschinelles Lernen, um Daten aus eingehenden Rechnungen automatisch zu extrahieren. Das bedeutet, dass u.a. Rechnungsnummer, Betrag, Umsatzsteuer-ID und Leistungszeitraum ohne manuelle Eingabe erfasst werden. Anschließend prüfen KI-Algorithmen diese Informationen auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit, indem sie sie mit den vordefinierten Kriterien des Unternehmens abgleichen.

Abgleich von Bestellungen und Rechnungen

KI kann Rechnungen mit den zugrunde liegenden Bestellungen, Lieferscheinen oder Verträgen abgleichen. Dabei prüft das System automatisch, ob die in der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen den vertraglich vereinbarten Konditionen entsprechen – etwa in Bezug auf Menge, Preis oder Lieferbedingungen. Bei Abweichungen kann das System automatisch eine Warnung ausgeben oder den Prüfprozess an einen Mitarbeiter weiterleiten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und korrigiert werden.

Fehlererkennung und Mustererkennung

Durch maschinelles Lernen ist KI in der Lage, Fehler und Unregelmäßigkeiten in den Rechnungsdaten zu erkennen. Das System lernt mit der Zeit, welche Muster in den Rechnungen üblich sind, und kann so automatisch potenzielle Fehler oder Auffälligkeiten identifizieren, die für menschliche Prüfer schwer erkennbar wären. Zum Beispiel kann KI ungewöhnliche Preissteigerungen, wiederholte Fehler in der Rechnungsstellung oder fehlerhafte Steuerberechnungen erkennen und sofort entsprechende Warnhinweise geben.

Automatisierte Genehmigungsprozesse

KI kann auch im Freigabeprozess für Rechnungen unterstützen. Sobald eine Rechnung erfolgreich geprüft wurde, kann das System anhand vordefinierter Kriterien die Rechnung automatisch zur Zahlung freigeben. In komplexeren Fällen wird die Rechnung an den zuständigen Verantwortlichen zur weiteren Überprüfung weitergeleitet. Dieser automatisierte Workflow sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen.

Lernfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung

Mit der Zeit lernt das KI-System, sich an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens anzupassen. Es wird immer besser darin, Fehler zu erkennen, Abweichungen zu identifizieren und Prozesse zu optimieren. Dies sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung des Prüfprozesses und reduziert den manuellen Aufwand langfristig.