Warum Freigabeprozesse im Einkauf zum Kostentreiber werden

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Reihe von Dominosteinen, bei denen eine Hand die Kette blockiert - eine einzige ausstehende Freigabe verzögert den gesamten Prozess

Freigaben sollen Ausgaben kontrollieren, Risiken reduzieren und die Einhaltung interner Vorgaben sichern. Im Einkauf erfüllen sie deshalb eine wichtige Funktion.

In der Praxis entwickeln sich viele Freigabeprozesse jedoch zum Bremsklotz. Bedarfsanforderungen und Auftragsbestätigungen warten auf Genehmigungen, E-Mails bleiben unbeantwortet und Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt. Dadurch verlängern sich Durchlaufzeiten, der Abstimmungsaufwand steigt und Prozesskosten nehmen zu.

Besonders deutlich zeigt sich dieses Problem in wachsenden Unternehmen. Mit jeder neuen Abteilung, jedem weiteren Standort und jedem zusätzlichen Budgetverantwortlichen steigt die Komplexität. Freigaben sollen für Sicherheit sorgen, bremsen aber immer häufiger die Geschwindigkeit des Einkaufs. Neben Lieferengpässen fehlt oft die Nachvollziehbarkeit darüber, wer eine Entscheidung getroffen hat, warum ein Vorgang sich verzögert oder an welcher Stelle eine Freigabe aktuell feststeckt.

Die Herausforderung besteht deshalb nicht darin, Freigaben abzuschaffen. Unternehmen müssen sie so gestalten, dass Kontrolle erhalten bleibt, ohne den Beschaffungsprozess auszubremsen.

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Die häufigsten Kostentreiber auf einen Blick

Lange Durchlaufzeiten: Anträge warten auf Genehmigungen, statt bearbeitet zu werden.
Freigabekarussell: Vorgänge wandern zwischen mehreren Verantwortlichen hin und her.
Hoher administrativer Aufwand: Einkauf und Fachbereiche investieren Zeit in Nachverfolgung und Abstimmung.
Fehlende Transparenz: Unklarheiten über Status, Zuständigkeiten und Genehmigungen verursachen Rückfragen.
Medienbrüche: Informationen verteilen sich auf E-Mails, Excel-Listen und verschiedene Systeme.
Maverick Buying: Komplexe Prozesse fördern Bestellungen außerhalb definierter Einkaufsrichtlinien.
Hohe Prozesskosten bei kleinen Bestellungen: Der Genehmigungsaufwand steht oft nicht im Verhältnis zum Bestellwert.
Mangelnde Nachvollziehbarkeit: Fehlende Dokumentation erschwert Audits, Compliance-Prüfungen und Auswertungen.

Warum wir Freigaben im Einkauf brauchen

Ohne klare Freigabe- und Genehmigungsregeln verlieren Unternehmen schnell den Überblick über ihre Ausgaben und Verpflichtungen. Freigabeprozesse stellen sicher, dass entsprechend den internen Vorgaben eingekauft wird und die vorgegebenen Budgets eingehalten werden.

Ein Freigabeprozess beantwortet unter anderem folgende Fragen:

Ist die Beschaffung erforderlich?
Ist das Budget freigegeben?
Wurde der richtige Lieferant ausgewählt?
Entspricht die Bestellung den Compliance- und Governance-Vorgaben?
Muss eine weitere Stelle eingebunden werden?

Gerade in größeren Unternehmen lassen sich diese Fragen nicht informell klären. Klare Genehmigungswege schaffen Verbindlichkeit und reduzieren Risiken.

Das Problem entsteht erst dann, wenn Freigaben auf manuellen Abläufen basieren.

Wenn Kontrolle den Einkauf ausbremst

Manueller Freigabeprozess und digitaler Freigabeprozess im Einkauf

Oft sind Beschaffungs- und Freigabeworkflows historisch gewachsen. Dokumente durchlaufen mehrere Stationen, bevor der Einkauf tätig werden kann. Viele Unternehmen kennen das sogenannte Freigabekarussell. Anforderungen und Dokumente wandern zwischen verschiedenen Genehmigenden hin und her, weil Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind oder zusätzliche Freigaben erforderlich werden.

Je nach Vorgang prüfen Führungskraft, Budgetverantwortliche, Controlling oder Einkaufsleitung. Jeder einzelne Schritt wirkt zunächst nachvollziehbar. In der Summe steigen jedoch Durchlaufzeit und administrativer Aufwand.

Die eigentliche Freigabe dauert oft nur wenige Minuten. Die meiste Zeit verbringt ein Vorgang mit Warten zwischen den einzelnen Genehmigungsschritten. Eine Führungskraft befindet sich im Termin. Ein Budgetverantwortlicher ist im Urlaub. Rückfragen verzögern die Entscheidung. Der Einkauf erinnert per E-Mail an offene Vorgänge.

Das Ergebnis: Der Vorgang wartet länger, als er bearbeitet wird.

Die fünf versteckten Kosten schlechter Freigabeprozesse

1. Lange Durchlaufzeiten verzögern den gesamten Beschaffungsprozess

Jede Freigabe beeinflusst die Geschwindigkeit des Einkaufs. Verzögerungen wirken sich dabei nicht nur auf einzelne Vorgänge aus, sondern auf die gesamte Prozesskette. Mit jedem Genehmigungsschritt erhöht sich die Durchlaufzeit und damit die Wahrscheinlichkeit, dass Vorgänge ins Stocken geraten.

Die Auswirkungen sind oft weitreichender als erwartet:

Liefertermine verschieben sich,
Projekte starten später als geplant,
Fachabteilungen warten auf benötigte Waren und Dienstleistungen
und die Planungssicherheit nimmt ab.

Verzögerungen betreffen damit nicht nur den Einkauf. Sie wirken sich auf das gesamte Unternehmen aus.

2. Fachkräfte verlieren Zeit für administrative Aufgaben

Der Einkauf trägt besonders zum Unternehmenserfolg bei, wenn er Bedarfe bündelt, Lieferanten steuert und bessere Konditionen verhandelt. In der Praxis verbringen viele Teams jedoch einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben rund um Freigaben, Nachverfolgungen und Abstimmung.

Besonders bei Bestellungen mit geringem Warenwert wird das zum Problem. Der Aufwand steht häufig nicht im Verhältnis zum eigentlichen Einkaufsvolumen. Für einen kleinen Bedarf entstehen oft dieselben Prozessschritte wie für eine deutlich größere Investition. Dadurch steigen die Prozesskosten, ohne zusätzlichen Nutzen zu schaffen.

Typische administrative Aufgaben sind:

Status prüfen
Freigeber erinnern
Zuständigkeiten klären
Informationen zusammentragen

Zeit, die in solche Tätigkeiten fließt, fehlt für die eigentlichen Aufgaben des Einkaufs. Statt Lieferanten zu entwickeln, Ausgaben zu optimieren oder Einsparpotenziale zu identifizieren, beschäftigen sich Fachkräfte mit der Verwaltung von Prozessen. Genau deshalb geraten Freigabeprozesse immer stärker in den Fokus.

3. Fehlender Überblick erzeugt zusätzlichen Aufwand

In vielen Unternehmen lässt sich eine einfache Frage nur schwer beantworten:

Wo befindet sich die Anforderung aktuell?

Wer eine Antwort sucht, muss oft mehrere Systeme durchsuchen, E-Mails prüfen oder bei Beteiligten nachfragen. Informationen liegen verteilt vor und ein zentraler Überblick fehlt. Der Aufwand für Abstimmungen steigt, Rückfragen häufen sich und Entscheidungen verzögern sich.

Häufig liegen die Ursachen in Medienbrüchen. Informationen wechseln zwischen E-Mails, Excel-Listen, Formularen und ERP-Systemen. Jede manuelle Übergabe erhöht den Aufwand, schafft neue Fehlerquellen und erschwert die Nachvollziehbarkeit des Prozesses.

Gleichzeitig fehlt eine verlässliche Datengrundlage, um Engpässe zu erkennen, Durchlaufzeiten zu analysieren und Prozesse gezielt zu verbessern.

4. Komplexe Freigaben fördern Maverick Buying

Sind Genehmigungswege zu aufwendig oder dauern zu lange, suchen Mitarbeitende nach alternativen Wegen. Bestellungen erfolgen dann außerhalb definierter Einkaufsprozesse oder bestehender Rahmenverträge.

Dieses sogenannte Maverick Buying hat spürbare Folgen: Beschaffungskosten steigen, vereinbarte Konditionen werden nicht genutzt und die Transparenz über Ausgaben geht verloren. Entscheidungen sind nicht mehr nachvollziehbar und Compliance-Risiken nehmen zu.

So bewirkt ein übermäßig komplexer Freigabeprozess genau das Gegenteil dessen, was er eigentlich erreichen soll: Statt Kontrolle zu stärken, schwächt er die Steuerbarkeit des Einkaufs.

5. Entscheidungen erfolgen ohne ausreichenden Kontext

Eine Freigabe schafft nur dann Sicherheit, wenn alle relevanten Informationen vorliegen. Fehlen wichtige Angaben zu Budget, Lieferant oder bestehenden Vereinbarungen, sinkt die Qualität der Entscheidung.

Das Risiko entsteht dann nicht durch den Freigabeprozess selbst, sondern durch Entscheidungen auf unvollständiger Informationsbasis. Denn auch ein schnell freigegebener Vorgang kann Fehlkosten verursachen, wenn wichtige Informationen fehlen.

Das Problem nimmt mit dem Unternehmenswachstum zu

In kleineren Unternehmen funktionieren Freigaben häufig noch unkompliziert. Die Beteiligten kennen sich persönlich und Entscheidungen fallen schnell. Je weiter ein Unternehmen wächst, desto größer wird die Zahl der Bestellungen, Beteiligten und Regelwerke.

Neue Freigabeschritte kommen hinzu, bestehende bleiben erhalten und Ausnahmen werden dauerhaft integriert. Dadurch wächst die Komplexität kontinuierlich.

Viele Unternehmen erreichen irgendwann einen Punkt, an dem kaum noch nachvollziehbar ist, warum einzelne Genehmigungsstufen überhaupt existieren. Genau dann lohnt sich eine kritische Überprüfung des Prozesses.

Ein moderner Genehmigungsworkflow im Einkauf

Moderne Genehmigungsworkflows ersetzen keine Entscheidungen. Sie sorgen dafür, dass Entscheidungen schneller, fundierter und mit weniger Aufwand getroffen werden können. Statt Vorgänge manuell weiterzuleiten oder Zuständigkeiten zu klären, übernimmt das System viele organisatorische Aufgaben automatisch.

Je nach Bestellwert, Kostenstelle oder Warengruppe wird eine Anforderung direkt an die zuständige Person weitergeleitet. Vertretungsregelungen, Erinnerungen bei offenen Vorgängen und Eskalationen bei Fristüberschreitungen verhindern, dass Freigaben im Prozess stecken bleiben. Mobile Freigaben schaffen zusätzliche Flexibilität und beschleunigen Entscheidungen auch außerhalb des Büros.

Freigebende erhalten dabei alle relevanten Informationen auf einen Blick – von Kostenstelle und Budgetbezug bis hin zu früheren Bestellungen. Dadurch wird nicht nur schneller entschieden, sondern auch auf einer besseren Informationsgrundlage.

Ein digitaler Workflow schafft Transparenz über den gesamten Freigabeprozess. Unternehmen können jederzeit nachvollziehen, wer eine Bestellung geprüft, genehmigt oder abgelehnt hat und wann eine Entscheidung getroffen wurde. Das erleichtert interne Audits, unterstützt Compliance-Anforderungen und schafft eine belastbare Grundlage für Auswertungen und Prozessverbesserungen.

Wie Automatisierung den Beschaffungsprozess beschleunigt

Automatisierung beschleunigt den Beschaffungsprozess, indem sie unnötige Arbeitsschritte aus dem Weg räumt. Mitarbeitende müssen Anforderungen nicht mehr manuell weiterleiten, offenen Freigaben nachlaufen oder Informationen aus verschiedenen Systemen zusammentragen.

Sobald ein Mitarbeitender einen Bedarf erfasst, prüft das System automatisch die hinterlegten Regeln und leitet den Vorgang an die zuständige Person weiter. Freigaben, Zuständigkeiten und Prozessschritte greifen dabei nahtlos ineinander. Gleichzeitig dokumentiert das System alle Schritte im Hintergrund.

Der größte Nutzen entsteht jedoch, wenn Freigaben nicht isoliert betrachtet werden. Sie sind ein wichtiger Bestandteil innerhalb eines durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozesses. Erst wenn alle Prozessschritte ohne Medienbrüche zusammenarbeiten, entstehen wirklich effiziente Abläufe.

Alle Beteiligten greifen auf dieselben Informationen zu, Statusänderungen werden unmittelbar sichtbar und Informationen müssen nicht mehrfach erfasst werden.

Dadurch verkürzen sich nicht nur Freigabezeiten. Unternehmen gewinnen gleichzeitig Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess, schaffen eine belastbare Datengrundlage für Analysen und erkennen Engpässe frühzeitig. So wird aus einzelnen automatisierten Prozessschritten ein durchgängiger, optimierter Beschaffungsprozess, der schneller, nachvollziehbarer und einfacher zu steuern ist.

Welche Rolle spielen ERP-Systeme dabei

Ein durchgängiger Beschaffungsprozess setzt voraus, dass alle Beteiligten auf dieselbe Datenbasis zugreifen. ERP-Systeme liefern dafür eine wichtige Grundlage. Sie verwalten Informationen zu Lieferanten, Budgets, Kostenstellen, Bestellungen und Wareneingängen – also genau die Daten, die für fundierte Freigaben und Einkaufsentscheidungen benötigt werden.

Digitale Genehmigungsworkflows nutzen diese Daten direkt, statt sie in separaten Systemen oder Excel-Listen vorzuhalten. So vermeiden Unternehmen doppelte Dateneingaben und reduzieren Fehlerquellen. Budgetinformationen, Kostenstellen oder Bestelldaten stehen Freigebenden unmittelbar und im richtigen Moment zur Verfügung.

In ERP-Umgebungen wie SAP oder Microsoft Dynamics ERP lassen sich digitale Freigabeprozesse dadurch effizient in bestehende Einkaufsabläufe integrieren. Anforderungen, Freigaben und Bestellungen greifen nahtlos ineinander und bilden gemeinsam einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche.

Unternehmen erkennen schneller, an welchen Stellen Freigaben stocken, wo Durchlaufzeiten entstehen und welche Prozesse sich weiter optimieren lassen. So wird das ERP-System nicht nur zur Datenquelle, sondern zur Grundlage für einen effizienten und nachvollziehbaren Einkauf.

Fazit: Kontrolle ohne unnötige Reibungsverluste

Freigaben sind ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Einkaufsprozesse. Sie schaffen Kontrolle, sichern Budgets und helfen dabei, Compliance-Vorgaben einzuhalten. Zum Kostentreiber werden sie erst dann, wenn manuelle Abläufe, unklare Zuständigkeiten, Medienbrüche und lange Wartezeiten den Prozess verlangsamen.

Die Folgen reichen von steigenden Prozesskosten und längeren Durchlaufzeiten über Maverick Buying bis hin zu Entscheidungen, die ohne ausreichende Informationsgrundlage getroffen werden. Besonders kritisch wird es, wenn der Aufwand für Prüfung und Genehmigung in keinem Verhältnis mehr zum eigentlichen Bestellwert steht.

Moderne, digitale Freigabeprozesse leiten Vorgänge automatisch an die richtigen Personen weiter, stellen alle relevanten Informationen bereit und schaffen Transparenz über den gesamten Prozess. Wer Freigaben als Teil eines durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozesses versteht und konsequent digitalisiert, verbindet Kontrolle mit Effizienz.

Aus einem organisatorischen Engpass wird so ein Beschaffungsprozess, der schneller, transparenter und besser steuerbar ist.