Geschäftsprozesse automatisieren: Strukturiert in 7 Schritten zum automatisierten Prozess

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein hoch priorisiertes Ziel in den Digitalisierungsstrategien zahlreicher Unternehmen und soll oft zeitnah realisiert werden. Sie ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz und zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Neben den Standardprozessen wie der Eingangsrechnungsverarbeitung oder Beschaffungsworkflows können auch ganz individuelle Geschäftsprozesse automatisiert werden, z. B. die Verwaltung von Zertifikaten und Produktspezifikationen von Lieferanten. Die Auswahl des Prozesses hängt oft von den Geschäftszielen und dem Bereich ab, in dem das größte Optimierungspotenzial erwartet wird. Dies kann ein gesamtes Geschäftsprozessmodell oder ein bestimmter Teilprozess sein, der problematisch ist oder Verbesserungspotenzial bietet. Die Optimierung von Geschäftsabläufen erfolgt in der Regel in mehreren strukturierten Schritten.

Prozess identifizieren, Ziele definieren

Der erste Schritt auf dem Weg zur Optimierung ist es, den Prozess zu identifizieren, der optimiert werden soll. Welcher Prozess in Ihrem Unternehmen läuft noch manuell ab, ist fehleranfällig oder zeitaufwendig? Indem Sie die einzelnen Geschäftsprozesse klar und strukturiert darstellen, legen Sie hier die Grundlage.

Sie entscheiden, welche Prozesse Sie untersuchen möchten. Analysieren Sie dann diese Prozesse sorgfältig, indem Sie alle Schritte, die der Prozess durchläuft, die beteiligten Abteilungen, die eingesetzten Tools sowie Informationswege definieren. So erhalten Sie ein genaues Bild der Abläufe und erkennen mögliche Schwächen oder Engpässe. Die Analyse können Sie durch Interviews und der Auswertung von Prozessdokumentationen ergänzt werden.

Setzen Sie klare Ziele, die Sie mit der Optimierung erreichen wollen. Möchten Sie Abläufe schneller machen, Fehler reduzieren oder die Zusammenarbeit verbessern? Genau formulierte Ziele helfen dabei, die Automatisierung auf die wichtigsten Aspekte zu fokussieren.

Beispiel: Sie möchten die Verwaltung von Zertifikaten optimieren. Im Prozess müssen die Zertifikate korrekt abgelegt und die Gültigkeiten regelmäßig überprüft werden, damit immer die aktuellen, gültigen Zitate vorliegen. Ziel einer Automatisierung soll sein, dass die Überprüfung weniger zeitaufwändig ist und keine Fristen mehr übersehen werden.

 

Datenquellen identifizieren (optional) 

Manche Prozesse erfordern eine umfangreiche Datenanalyse. Identifizieren Sie die relevanten internen oder externen Datenquellen, diese können unterschiedliche Formate haben – von Excel-Datenbanken bis hin zu Cloud-Anwendungen. Mit einer klaren Übersicht über die Datenquellen stellen Sie sicher, dass alle für die Automatisierung notwendigen Informationen bereitgestellt werden können.

Beispiel: Wenn Sie Ihr Unternehmensinventar digital verwalten wollen, müssen Sie zuerst klären, welche Datenquellen es gibt: Inventardatenbanken, Excel-Listen oder vielleicht sogar ERP-Systeme.

 

Plattform kennenlernen

Wählen Sie zusammen mit Ihrer IT-Abteilung die passende Technologie aus, die sich am besten für die Optimierung Ihrer individuellen Geschäftsprozesse eignet. Moderne Low-Code/No-Code-Plattformen und Workflow-Designer wie edoc automate erlauben es Prozesse digital abzubilden, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse zu haben.

Bevor Sie edoc automate einsetzen, machen Sie sich zuerst mit der Plattform vertraut. Eine Low-Code/No-Code-Plattform erlaubt es auf einfache Art, Workflows zu erstellen und Prozesse zu automatisieren. In benutzerfreundlichen Oberflächen modellieren Sie Ihre Prozesse und können sie schnell anpassen. 

Tipp: Schauen Sie sich die verschiedenen Funktionen an, die edoc automate bietet und erstellen Sie einen Testprozess, um die Plattform kennenzulernen.