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ECM – Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten. Es handelt sich nicht nur um eine einzelne Technologie oder einen spezifischen Prozess, sondern um eine Kombination aus Methoden, Werkzeugen und Strategien, die den gesamten Lebenszyklus von Informationen innerhalb eines Unternehmens unterstützen.

Definition und Grundlagen

ECM umfasst Strategien, Methoden, Prozesse und technische Werkzeuge, mit denen Inhalte und Dokumente, die mit Unternehmensprozessen verbunden sind, erfasst, verwaltet, gespeichert, archiviert und bereitgestellt werden. Als Architektur verbindet ECM Dokumente und Geschäftsinhalte miteinander und macht sie durchsuchbar, erkundbar, organisiert und letztendlich bedeutungsvoll.

Inhalte können in vielen verschiedenen Formen vorliegen, von traditionellen Papierdokumenten über digitale Dateien bis hin zu Multimedia-Inhalten wie Video und Audio. ECM-Systeme sind in der Lage, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte zu verarbeiten:

• Strukturierte Inhalte: Daten, die in festgelegten Formaten vorliegen, z. B. Datenbanken und Code-Repositories.
• Unstrukturierte Inhalte: Informationen ohne vordefiniertes Format, wie Office-Dokumente, PDFs und E-Mails.

Komponenten und Funktionen

Die fünf Hauptkomponenten von ECM, wie sie von der Association for Information and Image Management (AIIM) definiert wurden, sind:

1. Erfassen (Capture)
Die Erfassungskomponente wandelt Papierdokumente in digitale Formate um, sammelt elektronische Dateien und strukturiert Informationen für die weitere Verwaltung. Dazu gehören:

• Dokumentenerfassung durch Scannen
• Erstellung von Metadaten zur Beschreibung von Dokumenten
• Erkennungstechnologien wie OCR (Optical Character Recognition) und ICR (Intelligent Character Recognition)
• Formularverarbeitung
• Datenaggregation aus verschiedenen Quellen

2. Verwalten (Manage)
Die Verwaltungskomponente ermöglicht die Bearbeitung, Nutzung und Organisation von Informationen durch:

• Dokumentenmanagement (u.a. Suchen und Navigieren, Versionskontrolle)
• Kollaborationstools für die Zusammenarbeit
• Web-Content-Management
• Records Management
• Workflow und Geschäftsprozessmanagement (BPM)

3. Speichern (Store)
Die Speicherkomponente bewahrt Informationen temporär auf, die nicht für die langfristige Speicherung oder Archivierung gedacht sind. Dazu gehören:

• Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)
• Bibliotheksdienste (Informationsverwaltungsdienste für Repositories)
• Speichertechnologien (Festplatten, Magnetbänder, optische Medien, Cloud)

4. Archivieren (Preserve)
Die Archivierungskomponente sorgt für die langfristige, sichere Speicherung und Sicherung unveränderlicher Informationen. Dies beinhaltet:

• Records Management zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• WORM-Technologien (Write Once Read Many)
• Content-Adressed Storage mit Softwareschutz
• Langzeitarchivierungsstrategien

5. Bereitstellen (Deliver)
Diese Komponente dient der Bereitstellung der Informationen aus den Verwaltungs-, Speicher- und Archivierungskomponenten. Hierzu zählen:

• Transformationstechnologien (PDF, XML, Konverter)
• Sicherheitstechnologien (elektronische Signaturen, Zugriffskontrollen)
• Verteilungswege (Internet, Intranets, E-Mail, Mobile Geräte, Datenübermittlung mittels XML)

Nutzen und Vorteile

Unternehmen setzen ECM ein, um die Verwaltung ihrer Inhalte zu optimieren, die Informationskontrolle zu verbessern und die Gesamtkosten der Informationsverwaltung zu senken. Die wichtigsten Vorteile lassen sich in vier Kategorien unterteilen:

Die vier C des ECM

1. Compliance (Konformität): ECM sorgt dafür, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden, indem es konsistente Datensicherheit und automatische Archivierung nach Bedarf bietet.
2. Collaboration (Zusammenarbeit): ECM verbindet isolierte Systeme und ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss zwischen ihnen, was die Zusammenarbeit durch aktuelle Dokumente fördert und Probleme mit Duplikaten vermeidet.
3. Continuity (Kontinuität): ECM schafft eine Architektur, die Daten und Inhalte über verschiedene Systeme hinweg organisiert und verwaltet.
4. Cost (Kosten): ECM hilft, neue Einnahmequellen zu erschließen, kritische Daten zu bewahren und Wert im gesamten Content-Lebenszyklus zu schaffen.

Weitere Vorteile

• Minimierung von Compliance- und Regulierungsrisiken
• Schaffung einer einheitlichen Informationsquelle (Single Source of Truth)
• Kostenreduzierung durch Automatisierung manueller Prozesse
• Verbesserte Kundenzufriedenheit durch schnelleren Zugriff auf Informationen
• Geschäftskontinuität durch hohe Verfügbarkeit von Inhalten
• Gesteigerte Produktivität durch optimierten Zugriff und Prozesse
• Verbesserte Auffindbarkeit von Inhalten durch effektive Suchfunktionen

Implementierungsansätze

ECM kann auf verschiedene Arten implementiert werden:

Bereitstellungsmodelle

• On-Premises: Das Unternehmen implementiert, verwaltet und wartet die ECM-Software auf eigenen Netzwerkgeräten.
• Software as a Service (SaaS): Die ECM-Funktionen sind online auf Abruf zugänglich.
• Hybrid: Eine Kombination aus On-Premises- und SaaS-Lösungen.
• Infrastructure as a Service (IaaS): Online-Dienste, die den Nutzern die Details der Infrastruktur, wie physische Computerressourcen, abnehmen.

Implementierungsschritte

1. Einbeziehung wichtiger Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen
2. Definition klarer Ziele für die ECM-Implementierung
3. Planung, um diese Ziele zu erreichen
4. Aufbau, Test und Bereitstellung des Systems, idealerweise mit agilen Methoden
5. Kontinuierliche Iteration und Verbesserung des ECM-Systems

Anwendungsbereiche

ECM wird in verschiedenen Geschäftsbereichen eingesetzt:

• Vertragsmanagement: Digitale Zusammenarbeit und automatische Weiterleitung von Dokumenten, um eine rechtzeitige Prüfung, Bearbeitung und Genehmigung von Verträgen zu gewährleisten.
• HR-Automatisierung: Digitalisierung von Mitarbeiterakten, Verbesserung der Einstellungsprozesse und Sicherstellung der Compliance.
• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Genaue Abgleichung, Verteilung und Genehmigung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen.
• Automatisierung der Debitorenbuchhaltung: Sofortiger Zugriff auf Bestellungen, Rechnungen und unterschriebene Quittungen, um die Kundenzahlungen zu beschleunigen.

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