Einkauf 4.0 - Einkaufsprozesse digitalisieren

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Digitale Prozesse haben fast alle Geschäftsbereiche erreicht und sind auch im Einkauf nicht mehr wegzudenken. Einkaufsprozesse können effizienter gestaltet werden und die Unternehmen werden den steigenden Anforderungen besser gerecht. Die traditionellen Beschaffungsmethoden und den klassischen operativen Einkauf wird es schon bald so nicht mehr geben. Verzögerungen bei Bestellungen, ungenaue Bedarfsprognosen, undurchsichtige Lieferketten und letztendlich verpasste Chancen für Kosteneinsparungen gehören dann der Vergangenheit an.

Was ist Einkauf 4.0?

Einkauf 4.0 ist eine andere Bezeichnung für den digitalen Einkauf. Es werden moderne, digitale Technologien und digitale Lösungen in den Beschaffungsprozess integriert und dadurch der strategische Einkauf optimiert. Lernfähige Automatisierung und entscheidungsfähige Workflows für die wichtigsten Prozesse sind hierbei eine bedeutende technische Unterstützung. Einkauf 4.0 verschiebt den Fokus vom reinen operativen Einkauf hin zu strategischen Überlegungen. In diesem Artikel werden wir die Entwicklung des Einkaufs kurz beleuchten, beschreiben welche Vorteile digitale Einkaufsprozesse mit sich bringen und wie Sie bereit für den Einkauf 4.0 werden.

Entwicklung des Einkaufs

Kernaufgaben Einkauf

Der Einkauf hat sich im Laufe der Zeit verändert und mit ihm auch seine Aufgaben. Früher war der Einkauf nur für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zuständig. Heute ist das Zuständigkeitsfeld weitaus komplexer und umfasst eine Vielzahl weiterer Aufgaben:

Bedarfsmanagement
Bedarfsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Einkaufsprozesses. Es stellt sicher, dass Unternehmen nur das bestellen, was wirklich benötigt wird. Der Bedarf an Waren und Dienstleistungen wird im Vorfeld ermittelt und geplant.
Beschaffungsmarktforschung
Es werden Informationen über die aktuellen und potenziellen Beschaffungsmärkte gesammelt, ausgewertet und aufbereitet. Dadurch kann besser über die Beschaffungsmethoden entschieden werden.
Vertragsvereinbarungen
Der Einkauf ist für die Verträge in Einkauf und Beschaffung zuständig, vor allem für Einzelverträge und Rahmenverträge mit Lieferanten.
Bestellmanagement
Verwaltung und Koordination von Bestellungen und Aktualisierung von Bestellinformationen
Lieferantenmanagement
Zusammenarbeit mit Lieferanten also die systematische Steuerung der Beziehung zwischen Unternehmen und Lieferanten.

Transformation zur Digitalisierung

Technologie spielt im Einkauf von heute eine zentrale Rolle. Traditionelle Beschaffungsmethoden, die auf manuellen Prozessen beruhten, werden nach und nach von digitalisierten Einkaufsprozessen abgelöst. Die veralteten Systeme werden durch neue, innovative Lösungen ersetzt und unübersichtliche Berge von Papierdokumenten werden transparent und strukturiert in E-Procurement Softwares dargestellt. Von der Automatisierung von Bestellvorgängen bis hin zur Implementierung von KI-gestützten Analysetools bieten digitale Lösungen eine Fülle von Möglichkeiten, um den Einkauf zu optimieren und zu automatisieren.

Wo vor dreißig Jahren die digitale Transformation des Einkaufs mit der Nutzung von Computern für die Planung und Kommunikation und der Anbindung der Lieferanten über das Internet begonnen hat, können heute Prozesse vollständig in E-Procurement Software abgebildet werden. Bestellabläufe können intelligent von der Software durchgeführt werden und die Lieferanten werden via Cloud in die Systeme integriert.

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Status Quo

Der digitale Einkauf ist für viele Unternehmen in der Form schon Realität. Trotzdem gibt es noch zahlreiche Unternehmen, die noch nicht so weit sind. Dort werden weiterhin veraltete Technologien genutzt, die Digitalisierung des Einkaufs wird nicht vorangetrieben und Informationen in Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten festgehalten. Diese Daten können nicht für automatische oder smarte Prozesse genutzt werden. Doch gerade hier liegt das große Potenzial des digitalen Einkaufs. Denn er liefert Unmengen an bereits bestehenden Daten, Informationen und Verbindungen, die für zukünftige datengetriebene Unternehmensentscheidungen von Bedeutung sein können. Insbesondere Daten und Verbindungen zu den Lieferanten und Stakeholdern eines Unternehmens sowie zur gesamten Lieferkette.

Automatisierung im Einkauf 4.0

Ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung von Einkaufsprozessen ist die Automatisierung dieser Prozesse. Durch die Implementierung von Softwarelösungen und die Einbindung von Workflows können Unternehmen alltägliche, repetitive Aufgaben automatisieren. Bestellungen können schneller bearbeitet werden, die Lieferantenkommunikation wird vereinfacht und Engpässe können frühzeitig erkannt und behoben werden. Ziel der Prozessautomatisierung ist es Zeit einzusparen und Fehler zu reduzieren, die bei manuellen Prozessen auftreten können. Lernfähige Automatisierung kann im gesamten Purchase-to-Pay Prozess von der Bedarfsermittlung bis hin zur Bezahlung der Bestellung eingesetzt werden und dadurch der Einkauf effizienter gestaltet werden.

KI im digitalen Einkauf

Auch künstliche Intelligenz hält immer mehr Einzug in die Prozesse des digitalen Einkaufs und eröffnet ganz neue Möglichkeiten. KI-gestützte Tools wie maschinelles Lernen (engl.: Machine Learning, kurz: ML) oder Predictive Analytics können die Entscheidungsfindung im Unternehmen unterstützen. Durch die Analyse großer Datenmengen erkennen Unternehmen Trends schneller, erstellen genauere Bedarfsprognosen und treffen fundierte strategische Entscheidungen. Unstrukturierte Daten wie Ausgaben, Kosten, Lieferanten und Verträge werden durch Mustererkennung schnell strukturiert und analysiert. Echtzeitdaten ermöglichen eine bessere Kontrolle über den gesamten Beschaffungsprozess.
Technologien im Bereich Cognitive Computing, vor allem intelligente Chatbots, können den Verwaltungsaufwand im Einkauf reduzieren und die Kommunikation verbessern.

Welche Vorteile bieten digitale Einkaufsprozesse

Mehr Effizienz und weniger Zeitaufwand

Durch die Automatisierung zeitaufwändiger, sich wiederholender Aufgaben werden Einkaufsprozesse beschleunigt und die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden reduziert. Zum Beispiel können durch ein automatisiertes Bestellsystem Bestellungen schneller bearbeitet werden oder auf vordefinierten Regeln ausgelöst werden, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.

Verbesserte Transparenz und Prozesssicherheit

Durch digitale Beschaffungsprozesse wird der Einkauf transparenter und weniger fehleranfällig. Einkaufsdaten werden umfassend erfasst und in Echtzeit analysiert. Alle Arbeitsschritte und der Status einer jeden Bestellung können klar nachvollzogen werden. Dadurch erhalten Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Bestellabläufe, Ausgaben und Lieferantenleistungen. Zum Beispiel kann mithilfe von Analysetools erkannt werden, welche Lieferanten die besten Konditionen bieten oder wo Lieferengpässe auftreten könnten.

Auch können Beschaffungsprozesse überwacht und gesteuert werden, um Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Lieferanten die für sie geltende Vorschriften beachten und vertrauenswürdig sind.

Weniger Kosten

Automatisierte Bestellprozesse und eine daraus resultierende bessere Planbarkeit, können Ihren Lagerbestand optimieren und die Lagerkosten reduzieren. Wenn Sie nur das bestellen, was wirklich benötigt wird, nutzen Sie weniger Lagerfläche und die Kosten für die Lagerung von Waren sinken.

Höhere Flexibilität

Einkaufsprozesse können mithilfe digitaler Lösungen schnell an sich ändernde Anforderungen angepasst werden. Durch cloudbasierte Einkaufslösungen können Sie überall auf Ihre Einkaufsaktivitäten zugreifen und Ihre Beschaffungsdaten verwalten.

Einführung Einkauf 4.0 im Unternehmen

Sind Sie und Ihr Unternehmen schon bereit für den Einkauf 4.0? Die Einführung digitaler Einkaufsprozesse muss sorgfältig geplant und vorbereitet werden, damit die Vorteile der Digitalisierung voll ausgeschöpft werden können. Folgende Punkte helfen Ihnen dabei Ihre 4.0 Readiness zu bewerten und sich auf die Einführung digitaler Einkaufsprozesse vorzubereiten.

Aktuelle Einkaufsprozesse analysieren
Vor der Implementierung digitaler Einkaufsprozesse sollten Sie Ihre aktuellen Einkaufsprozesse gründlich analysieren. Identifizieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe, Engpässe und Bereiche, in denen eine Automatisierung den größten Mehrwert bieten könnte.
Vorhandene Technologieinfrastruktur
Bewerten Sie Ihre vorhandene Technologieinfrastruktur. Die Einführung digitaler Lösungen erfordert eine solide technologische Grundlage. Lassen Sie Ihre IT-Systeme, Datenbanken und Netzwerkinfrastruktur überprüfen, ob diese den Anforderungen digitaler Einkaufslösungen entsprechen.
Schulungen und Weiterbildung
Die Umstellung auf digitale Einkaufsprozesse erfordert oft ein Umdenken der Mitarbeitenden in Bezug auf die Arbeitsweise und neue Technologien. Bieten Sie Schulungen und Weiterbildungen an, um den Übergang zu digitalen Lösungen zu erleichtern
Klare Ziele und Kennzahlen
Legen Sie klare Ziele fest und definieren Sie Kennzahlen, anhand derer Sie den Erfolg der Umstellung auf digitale Lösungen messen können. Dies kann die Steigerung der Effizienz, Senkung von Kosten oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit sein. So können Sie sicherstellen, dass die Einführung digitales Einkaufsprozesse den erwarteten Nutzen bringt.