BANF - Bestellanforderung

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Was ist eine BANF (Bestellanforderung)? - Definition:

Die BANF (Bestellanforderung) ist eine interne Aufforderung einer Abteilung an den Einkauf, bestimmte Materialien oder Dienstleistungen in definierter Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen. Sie stellt noch keine Bestellung dar, sondern initiiert den Beschaffungsprozess und dient als Grundlage für alle nachfolgenden Schritte innerhalb des sogenannten Purchase-to-Pay Prozesses – P2P.

Entstehung und Ablauf

Eine BANF entsteht, wenn eine Abteilung einen Bedarf feststellt und diesen im System dokumentiert. Die Inhalte orientieren sich an Artikelbezeichnung, Menge, Liefertermin, Lieferant und weiteren betriebswirtschaftlich relevanten Angaben. Die BANF wird anschließend an die Einkaufsabteilung weitergeleitet, wo sie geprüft, freigegeben und in eine Bestellung überführt wird.

Direkte und indirekte BANF

• Direkte BANF: Ein Mitarbeiter erfasst die Anforderung manuell im System und bestimmt dabei Mengen und Termine.
• Indirekte BANF: Wird automatisch ausgelöst, z. B. wenn der Lagerbestand eines Artikels eine definierte Mindestgrenze unterschreitet.

Digitaler BANF-Prozess mit SAP oder Microsoft Dynamics ERP

Moderne ERP-Systeme ermöglichen eine durchgängig digitale Abwicklung des BANF-Prozesses. Der digitale Beschaffungsprozess reduziert manuelle Aufwände, senkt Fehlerquellen und erhöht die Transparenz. Vordefinierte Workflows steuern den Ablauf vom Erfassen der BANF über sachliche Prüfung, Freigabe und Modifikation bis zur Bestellung.

Besondere Vorteile ergeben sich durch:

• Automatisches Erfassen von Bestelldaten
• Einhaltung von Unternehmensrichtlinien bei Prüfung und Freigabe
• Verarbeitung und Zusammenführung von Dokumenten
• Einbindung von Prozessverantwortlichen ohne ERP-Zugang
• Hohe Prozessautomatisierung

Formularstruktur

Ein typisches BANF-Formular umfasst Felder wie:

• Besteller, Abteilung, Kostenstelle, Projektnummer
• Artikelbezeichnung und -nummer
• Menge, Preis, Lieferant, Liefertermin
• Vorliegende Angebote

Bedeutung im Gesamtprozess

Die BANF bildet die Basis für alle nachfolgenden Abläufe im Purchase-to-Pay Prozess – P2P. Auf ihr bauen die Bestellung, der Wareneingang, die Rechnungsprüfung und der Zahlungsausgang auf. Ein durchdachter BANF-Prozess ist somit entscheidend für einen reibungslosen und wirtschaftlichen Einkauf.

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