Die 5 Phasen des Beschaffungsprozesses

Der Prozess kurz erklärt

Der Beschaffungsprozess (oder Purchase-to-Pay Prozess / Procure-to-Pay Prozess) umfasst die strategische Planung und den Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Ziel ist es, dass die wirtschaftliche und bedarfsgerechte Versorgung sichergestellt ist. Die Waren müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein und auch in der richtigen Menge sowie Qualität verfügbar sein. Eine effiziente und klare Beschaffungsstrategie ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend.

Die Phasen des Beschaffungsprozesses

Der Beschaffungsprozess läuft abhängig von der Unternehmensgröße, dem Gewerbe oder den individuellen Präferenzen eines Unternehmens unterschiedlich ab. Grundsätzlich umfasst der Prozess der Beschaffung aber folgende fünf Phasen: Bedarfsidentifikation, Lieferanten- und Angebotsauswahl, Bestellung, Wareneingang und Zahlungsabwicklung.

Bedarfsidentifikation

Der genaue Bedarf an Waren, Materialien und Dienstleistungen wird ermittelt. Dies umfasst die Analyse von Produktionsplänen, Bestandskontrollen und die Abstimmung mit internen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die benötigten Ressourcen rechtzeitig erkannt und dokumentiert werden. Ein Bedarf kann zum Beispiel durch einen Kundenauftrag ausgelöst werden, für den noch Materialien oder Produkte fehlen. Oder Waren, die in regelmäßigen Abständen benötigt werden, unterschreiten die Lagermenge und müssen zeitnah bestellt werden.

Nach der Bedarfsermittlung wird ein Beschaffungsantrag oder eine Bestellanforderung (BANF) ausgefüllt. Dort werden alle für eine Bestellung benötigten Daten wie Produkt/Dienstleistung, Menge und Liefertermin hinterlegt.

Lieferanten- und Angebotsauswahl

Basierend auf dem identifizierten Bedarf werden potenzielle Lieferanten recherchiert und mehrere Angebote eingeholt. Diese Angebote werden hinsichtlich des Preises, der Qualität, Lieferzeit, Zuverlässigkeit und Zahlungsbedingungen verglichen, um den besten Lieferanten für den Auftrag auszuwählen. Eine Angebotsanfrage an Lieferanten kann allgemein gehalten sein, wenn nur unverbindlich Informationen über Produkt und Preis angefordert werden. Oder sie kann konkret formuliert sein, wenn ein akuter Bedarf vorliegt. Dann sind im Lieferantenangebot direkt alle wichtigen Daten wie die Warenbezeichnung, die benötigte Menge, die Eigenschaften der Ware sowie die Lieferbedingungen enthalten.

Verhandlungen und Vertragsabschlüsse sind ebenfalls Teil der Angebotsphase. Durch effektive Verhandlungen können die besten Angebote und Rabatte ausgehandelt werden.

Bestellung

Nachdem der geeignete Lieferant ausgewählt wurde, erfolgt die offizielle Bestellung. Dies beinhaltet die Erstellung und Übermittlung von Bestellaufträgen, die alle relevanten Details wie Artikelnummern, Beschreibungen der Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Preise, Lieferadressen, gewünschte Liefertermine und spezielle Anweisungen oder Anforderungen enthalten. Die fertige Bestellung wird dem ausgewählten Lieferanten zugestellt. Dies kann auf verschiedenen Wegen geschehen, unter anderem per E-Mail, Fax, elektronischem Beschaffungssystem (E-Procurement) oder über ein Online-Portal des Lieferanten.

Der Lieferant prüft die eingegangene Bestellung und sendet eine Auftragsbestätigung zurück. Diese Bestätigung enthält wichtige Informationen wie die Annahme der Bestellung, eventuelle Abweichungen, den voraussichtlichen Liefertermin und weitere relevante Details. Die Auftragsbestätigung dient als verbindliche Vereinbarung zwischen dem Käufer und dem Lieferanten.

Alle Dokumente, einschließlich der Bestellung und der Auftragsbestätigung, werden systematisch erfasst und gespeichert. Dies vereinfacht die Nachverfolgung und Verwaltung der Bestellung.

Wareneingang

Nach der Ankunft der bestellten Waren wird diese auf Vollständigkeit, Qualität und Übereinstimmung mit der Bestellung geprüft. Eventuelle Abweichungen oder Schäden werden dokumentiert und mit dem Lieferanten geklärt. Nach der erfolgreichen Prüfung und Erfassung des Wareneingangs wird die zuständige Abteilung (z.B. Lager, Produktion) informiert, dass die Materialien verfügbar sind. Dies stellt sicher, dass die internen Prozesse reibungslos weiterlaufen können. Durch diesen umfassenden und systematischen Prozess im Wareneingang wird sichergestellt, dass nur einwandfreie und den Anforderungen entsprechende Waren in den Betrieb gelangen.

Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung ist die letzte Phase im Beschaffungsprozess, in der die finanziellen Verpflichtungen für erhaltene Waren oder Dienstleistungen erfüllt werden. So wird nach der erfolgreichen Prüfung und Annahme der gelieferten Waren oder Dienstleistungen der Rechnungsprozess eingeleitet. Die Rechnungen werden auf Richtigkeit überprüft und entsprechend den vereinbarten Zahlungsbedingungen beglichen.

Nach der Durchführung der Zahlung wird die Transaktion dokumentiert. Alle relevanten Unterlagen, einschließlich der Rechnung, Zahlungsbelege und Korrespondenz, werden systematisch (digital) archiviert. Dies gewährleistet Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Zahlungsvorgänge.

Ablauf des Beschaffungsprozesses in einer Software

Bedarfsidentifikation

Mit einer E-Procurement Software können Bedarfe aus den verschiedenen Abteilungen automatisch erfasst werden. So können Waren, Materialien und Dienstleistungen direkt in die Software eingegeben werden. Dies beschleunigt den Prozess der Bedarfsermittlung und reduziert Fehler. Durch das regelmäßige Analysieren der Beschaffungsanträge und der historischen Daten, können Bedarfsprognosen erstellt werden. Dadurch wird die gesamte Bedarfsplanung und der Bestand optimiert.

Lieferanten- und Angebotsauswahl

Sobald die Lieferanten in einem zentralen Lieferantenverzeichnis angelegt sind, können diese ganz einfach im System gesucht und ausgewählt werden. Anfragen können dann schnell und effizient an einen ausgewählten oder mehrere Lieferanten gesendet werden, um automatische Preis und Lieferzeit zu vergleichen.

Bestellung

Bestellungen werden direkt aus der Software heraus generiert und an den ausgewählten Lieferanten gesendet. Der Lieferant kann nach Erhalt der Bestellung diese bestätigen und automatisiert eine Auftragsbestätigung übermitteln. Auch ist es möglich den Status einer jeden Bestellung in Echtzeit zu tracken. Durch automatisierte Bestellungen wird das Fehlerrisiko minimiert, das in manuellen Prozessen sehr hoch ist. Und ein elektronisches Tracking des Bestellstatus erhöht die Transparenz und gewährleistet eine frühzeitige Reaktion auf Verzögerungen.

Wareneingang

Der Eingang von Waren wird digital in der Procurement-Software erfasst und kann im System mit der verknüpften Bestellung abgeglichen werden. Dadurch kann ganz einfach direkt nach Wareneingang die gelieferte Menge und Qualität der Ware kontrolliert werden und ggf. schnell auf eine fehlerhafte Lieferung reagiert werden.

Zahlungsabwicklung

Die eingegangenen Rechnungen werden in der Software erfasst, elektronisch verarbeitet, geprüft und freigegeben. Der automatische Abgleich mit Bestellung und Lieferung reduziert den manuellen Aufwand und mögliche Fehler. Freigabeworkflows beschleunigen den Genehmigungsprozess und gewährleisten die pünktliche Zahlung der Bestellung.