Digitalisierung des Beschaffungsprozesses
Die Prozessdigitalisierung ist mittlerweile für Unternehmen jeder Branche ein entscheidender Erfolgsfaktor. Gerade die Digitalisierung zeitaufwändiger Beschaffungsprozesse ist keine Modeerscheinung, sondern eine Notwendigkeit, um effizient und wettbewerbsfähig zu sein. Fehleranfällige, manuelle Prozesse in Einkauf und Beschaffung sind ein großes Problem vieler Unternehmen. Das reicht von papierbasierten Bestellformularen bis hin zu langwierigen, unübersichtlichen Genehmigungsabläufen.
Die Digitalisierung dieser Prozesse ermöglicht es Unternehmen, ihre Beschaffungsabläufe zu automatisieren, zu optimieren und zu vereinfachen. Durch den Einsatz von E-Procurement Lösungen können gesamte Beschaffungszyklen digital verwaltet werden, von der Bedarfsanforderung bis zur Warenannahme und Bezahlung. Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihres Beschaffungsprozesses.
Welche Vorteile bieten digitale Beschaffungsworkflows
Ein ganzheitlicher digitaler Beschaffungsprozess schafft einen neuen Standard für Ihr Unternehmen, ganz ohne Doppelerfassungen oder Medienbrüche. Sie senken Ihre Kosten, steigern die Effizienz im gesamten Unternehmen und erhalten einen besseren Einblick in Ihre Lieferketten. Eine digitale Lösung bietet viele Vorteile, durch die Sie in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt wettbewerbsfähig bleiben.
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Alle wichtigen Informationen und Daten auf einen Blick
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Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
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Klare Zuständigkeiten und Bearbeitungsstatus
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Schnelles Hinzufügen von begleitenden Dokumenten
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Klare Regelung von Zuständigkeiten
Herausforderungen im manuellen Beschaffungsprozess
Durch die fehlende Transparenz der manuellen Prozesse sind oft die Zuständigkeit sowie der Bearbeitungsstatus einer Bestellung unklar. Dies erschwert sowohl eine schnelle Bearbeitung als auch die Nachverfolgung der Bestellung.
Die manuelle Bearbeitung von Bedarfsanforderungen und Bestellungen ist zeitaufwendig und sehr fehleranfällig. Die händische Verwaltung von Papierdokumenten, Auftragsbestätigungen etc. kann zu Verzögerungen und Produktivitätsverlusten führen.
Manuelle Beschaffungsprozesse erfordern zusätzliche Ressourcen und haben ein erhöhtes Fehlerrisiko. Dadurch können hohe Ausgaben und Mehrkosten entstehen.
Sie stehen vor großen Aufgaben. Wir sind dabei der erfahrene Partner an Ihrer Seite, der mit großem Wissen und viel Engagement persönlich zur besten Lösung berät, Sie auf dem gesamten Weg begleitet und auch noch Ihre Leute schult. Unser Ziel: Dass alle Spaß haben – und vom Ergebnis begeistert sind!
Workflows im Einkaufsprozess
Digitale Workflows sind elektronische Arbeitsprozesse, die Arbeitsabläufe im Beschaffungsprozess abbilden. Viele dieser Arbeitsabläufe, aus denen sich der gesamte Einkaufsvorgang im Unternehmen zusammensetzt, können automatisiert werden. Durch Workflows gestaltet sich der Einkaufsprozess effektiver und es kann viel Zeit bei Routineabläufen gespart werden, zum Beispiel bei Bedarfsanforderungen, Freigabeprozessen, Auftragsbestätigungen und dem Wareneingang.
Für folgende Prozesse lassen sich optimal automatisierte Workflows erstellen:
- Bedarf definieren über digitale Bestellanforderungen
- Freigabeprozesse inkl. E-Mail-Benachrichtigungen
- Bestellung
- Auftragsbestätigung
- Wareneingang
- Übersicht und Monitoring
Anwendungsbeispiele
Bestellanforderungen
Bestellanforderungen werden in einem digitalen Beschaffungsprozess ganz einfach erstellt. Bestehende Lieferanten und regelmäßig bestellte Produkte sind im System angelegt. Dadurch kann schnell auf die Daten wie Lieferant, Ware, Preis, Menge, etc. zugegriffen werden. Eine Bedarfsanforderung ist so mit nur wenigen Klicks und ohne zeitaufwändige manuelle Eingaben erstellt.
Die Bedarfsanforderung durchläuft dann automatisiert alle Schritte des Bedarfsprozesses. Sie wird mehrfach geprüft und freigegeben, wenn bestimmte Bedingungen greifen. Sollten die für eine Freigabe festgelegten Bedingungen nicht erfüllt werden, wird die Bedarfsanforderung automatisch gestoppt und der Anwender wird direkt über den Grund informiert.
Sobald die freigegebene Bedarfsanforderung den Einkauf erreicht, können die Daten daraus direkt übernommen werden und eine Bestellung ausgelöst werden.
Prüfungs- und Freigabeprozesse
Freigabeprozesse sind innerhalb des Beschaffungsmanagements die zeitintensivsten Abläufe. Je nach Bedarfsmeldung ändert sich oft auch die Zuständigkeit. So können Bedarfsanforderungen die Genehmigung von einem Vorgesetzen, Controlling, Einkauf oder direkt von der Geschäftsführung erfordern. In einem digitalen Workflow wird jede Bedarfsmeldung automatisiert genau der Person zur Freigabe weitergeleitet, die im konkreten Fall für die Genehmigung zuständig ist. Je nach Art der Bestellung oder Bestellwert können unterschiedliche Freigeber klar definiert und festgelegt werden. Die Prüfungs- und Freigabeprozesse können so gestaltet werden, wie sie für das Unternehmen optimal sind. Digitale Freigabe-Workflows steigern sowohl die Transparenz im Bestellprozess als auch die Effizienz des gesamten Prozesses.
Wareneingang
Digitalisierte Lieferscheine werden direkt vom System geprüft und stehen dann für den weiteren Prozess zur Verfügung. Die Wareneingänge werden auf Basis des Lieferscheins automatisiert gebucht und die Daten wie Lieferant, Bestellnummer, Liefermenge, etc. werden über einen Workflow an die zuvor definierten Mitarbeitenden übergeben. Die digitalisierten Lieferscheine werden begleitend an die Bestellung angehängt und gleichzeitig revisionssicher über das Dokumentenmanagement archiviert. So sind nur wenige Schritte nötig, um den Wareneingang schnell zu erfassen und einzubuchen. Da schon die Bestellung digital angelegt wurde, besteht sofort eine Verknüpfung zur Warenlieferung und man erkennt direkt, ob die Bestellung vollständig geliefert wurde.
Die Software dahinter: edoc procurement
Die Funktionen decken den kompletten Beschaffungsprozess ab. Von der initialen Bedarfsanmeldung bis zur Bestätigung des Warenerhalts können Sie den Status eines Prozesses live verfolgen. Das Herzstück ist das flexible Workflow-Management, mit dem sich auch unternehmensspezifische Workflows im Handumdrehen abbilden können.
Digitaler Beschaffungsworkflow mit xSuite für SAP
Mit xSuite Procurement lassen sich ganzheitliche P2P-Arbeitsabläufe direkt innerhalb des SAP-Systems durchführen. Die Lösung sorgt dafür, dass dokumentenbasierte Prozesse durchgängig automatisiert in SAP abgebildet werden. Damit beschleunigen und vereinfachen sich Vorgänge, die Arbeitsergebnisse verbessern sich und gesteckte Zielvorgaben werden leichter erreicht.
Wir freuen uns gemeinsam mit dem Team von edoc wieder einen Teil unserer digitalen Roadmap abgearbeitet zu haben. Mit einer gelungenen Automatisierung für den Einkauf und dem Einsatz von KI in der IT, wurde das Know-how auf ein zeitgemäßes Level angehoben. Von der Theorie bis zur Praxis hat edoc Kompetenzen in d.velop documents und Infor und stets alle Themen im Blick!
Peter Herzog, Projektleitung Fertigungsorganisation, ESCHA Gruppe
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