24. Oktober 2024 | Beschaffung & Einkauf
Die elektronische Bedarfsanforderung (eBANF) und ihre Vorteile
Inhalte:
Was ist eine eBANF?
Die elektronische Bedarfsanforderung, kurz eBANF, ist ein zentraler Bestandteil des modernen, digitalisierten Einkaufsprozesses. Mit ihr werden interne Anfragen für Waren und Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens formell erfasst und verwaltet, um so einen koordinierten und effizienten Einkauf zu gewährleisten.
In einem Unternehmen tritt der Bedarf an Materialien, Dienstleistungen oder anderen Ressourcen an unterschiedlichen Stellen und in allen Abteilungen auf. Durch das Ausfüllen eines elektronischen Antrags erhält die Einkaufsabteilung die Bedarfsmeldungen vollständig digital und unabhängig von ihrem Standort.
Dabei werden die gleichen Informationen wie bei einer papierbasierten Bedarfsanforderung (BANF) erfasst. Nur dass die Mitarbeitenden die Kostenstelle, Artikelnummer, Menge, Preis und weitere relevante Daten ganz einfach direkt online in das System eingeben. Der digitale Beschaffungsprozess startet in dem Moment, in dem die Bedarfsanforderung abgesendet wird. Der Antrag wird zur Überprüfung und Genehmigung an die verantwortlichen Stellen weitergeleitet. Er durchläuft vordefinierte Genehmigungsstufen, was den Prozess erheblich beschleunigt. Die gesamte Kommunikation ist transparent und nachvollziehbar, da jede Änderung oder Freigabe im System protokolliert wird. Erst nach der Prüfung und Freigabe durch die Einkaufsabteilung wird die eigentliche Bestellung ausgelöst.
Unternehmen können so nicht nur den Einkauf effizienter gestalten, sondern auch ungewolltes Maverick-Buying (eigenmächtiges Einkaufen ohne Einbeziehen der Einkaufsabteilung) verhindern, da Bedarfe zentral erfasst und durch die Einkaufsabteilung kontrolliert werden.
Die elektronische Bedarfsanforderung als Teilprozess des P2P Prozesses
Die Bedarfsanforderung ist ein wichtiger Teilprozess des Purchase-to-Pay (P2P) Prozesses. Als erster entscheidender Schritt des P2P-Ablaufs spielt sie eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung des gesamten Prozesses. Der P2P-Prozess beschreibt den gesamten Ablauf von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis hin zur Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen. Innerhalb dieses Prozesses ist die eBANF der Startpunkt für jede Beschaffung, da sie den internen Bedarf eines Unternehmens offiziell und strukturiert an die Einkaufsabteilung kommuniziert.
In papierbasierten Verfahren ist eine Bedarfsanforderung oft mit Verzögerungen und Fehleranfälligkeiten verbunden. Anfragen gehen verloren, sind unvollständig ausgefüllt oder hängen in den manuellen Prüfungen durch unterschiedliche Zuständige fest. Die digitale Bedarfsanforderung erleichtert sowohl die Verwaltung der Anträge als auch die Nachverfolgbarkeit und Transparenz des Bearbeitungsstatus.
Durch die Integration der eBANF in das bestehende ERP-System können die Mitarbeitende eine Bedarfsanforderung unkompliziert erstellen, selbst wenn nicht alle benötigten Informationen – wie genaue Preise oder Lieferanten – vorliegen. Das System ergänzt dann alle fehlenden Daten aus dem ERP und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen vor der Weiterleitung an die Einkaufsabteilung bereitgestellt werden.
Darüber hinaus ermöglicht die eBANF eine nahtlose Integration in den automatisierten Beschaffungsworkflow. Nachdem der Bedarf im System erfasst wurde, wird er automatisch an die relevanten Prüfungs- und Freigabestellen weitergeleitet. Dies können direkte Vorgesetzte, Kostenstellenverantwortliche oder andere autorisierte Abteilungen sein. So können durch definierte Genehmigungsschritte Freigaben deutlich schneller erteilt werden, was den gesamten Beschaffungsprozess beschleunigt.
Jeder Schritt des Prozesses wird dabei systematisch dokumentiert. So wird der Einkauf nicht nur digital gesteuert und Maverick-Buying minimiert, sondern der Beschaffungsprozess auch durchgängig transparent und regelkonform durchgeführt.
Die Vorteile der digitalen Bedarfsanforderung
Unternehmen, die auf eBANF setzen, profitieren von einer Vielzahl an Vorteilen, die sowohl das Einkaufmanagement, die interne Zusammenarbeit als auch die externen Lieferketten betreffen.
Die vollständige Digitalisierung des Beschaffungsprozesses erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Alle beteiligten Personen haben zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, den aktuellen Status einer Bedarfsanforderung einzusehen. Vom Moment der Bedarfsmeldung bis hin zur finalen Bestellung ist jeder Schritt klar nachvollziehbar. Dies verbessert sowohl die interne Kontrolle als auch die Kommunikation zwischen den Abteilungen. Es wird nicht nur die Fehlerquote reduziert, sondern es entsteht auch eine höhere Transparenz gegenüber der Geschäftsführung und anderen Stakeholdern, die regelmäßig über den Status von Bedarfsanforderungen informiert werden möchten.
Mitarbeitende können Bedarfsanforderungen von jedem Standort aus – sei es im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – erstellen und bearbeiten. Diese Flexibilität erleichtert die standortübergreifende Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass keine Bedarfsanforderung im Prozess stecken bleibt, selbst wenn zuständige Personen aufgrund von Urlaub oder Krankheit abwesend sind. Der standortunabhängige Zugriff auf die Bedarfsmeldungen, ermöglicht eine noch schnellere Reaktionszeit.
Leistungsfähige, automatisierte Workflows, begleiten und optimieren den gesamten Bestellprozess. Regelbasierte Workflows leiten den Benutzer durch den Prozess, während die automatische Übergabe von Bedarfsanforderungen an die relevanten Abteilungen sicherstellt, dass keine Anfrage verloren geht oder unnötig verzögert wird. Darüber hinaus ermöglichen Vertreterfunktionen eine nahtlose Weiterbearbeitung von Anfragen, wenn zuständige Personen abwesend sind.
Durch festgelegte, regelbasierte Workflows und automatisierte Freigabeprozesse wird gewährleistet, dass interne Richtlinien und rechtliche Vorgaben jederzeit eingehalten werden. Zudem wird jede Aktion im System protokolliert, was die Auditierbarkeit des gesamten Beschaffungsprozesses sicherstellt. Dies ist besonders wichtig in Branchen, die strengen Regulierungen unterliegen, und sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit auf Prüfungen vorbereitet sind.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Bestellprozessen sinken die Kosten für manuelle Tätigkeiten, wie das Nachverfolgen von Bestellungen oder das Erstellen von Berichten. Zudem entfällt der Aufwand für die physische Archivierung der Dokumente. Die optimierte Prozessqualität und die Beschleunigung der Abläufe tragen zu einer verbesserten Effizienz im gesamten Unternehmen bei.
Unternehmen können Daten in Echtzeit abrufen und analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Eine detaillierte Kontrolle über alle Bestellvorgänge eröffnet neue Möglichkeiten, Kostenstrukturen zu optimieren und strategische Partnerschaften mit Lieferanten zu stärken.
Der Einsatz der eBANF in Unternehmen
Elektronische Bedarfsanforderungen machen die Meldung eines Bedarfs an die Einkaufsabteilung einfacher und effizienter als je zuvor. Wenn ein Mitarbeitender etwas braucht, sei es Büromaterial, IT-Ausstattung oder eine Dienstleistung, kann er diesen Bedarf ganz bequem über eine webbasierte Software melden. Dabei ist es egal, ob er im Büro, im Homeoffice oder unterwegs ist – die meisten Anwendungen laufen direkt im Browser und funktionieren auf jedem Gerät, sogar auf dem Smartphone oder Tablet. Eine Installation ist nicht nötig, und der Zugriff ist jederzeit von überall möglich.
Der Vorgang beginnt damit, dass der Mitarbeitende ein digitales Formular ausfüllt, in dem er angibt, was benötigt wird. Die Formulare sind so gestaltet, dass sie einfach auszufüllen sind. Häufig benötigte Waren oder Dienstleistungen sind bereits im System hinterlegt, sodass der Mitarbeitende einfach auswählen kann. Sobald die Bedarfsmeldung abgeschickt wird, gelangt sie automatisch zur richtigen Person oder Abteilung, die für die Bearbeitung zuständig ist. Das System kann sogar erkennen, welche Abteilung oder welcher Verantwortliche sich um welche Art von Bedarf kümmern muss, sodass die Anforderung immer sofort bei der richtigen Stelle landet.
Während die Bedarfsmeldung im System aktiv ist, können alle Beteiligten den aktuellen Status einsehen. So ist jederzeit klar, ob die Anforderung gerade geprüft wird, schon genehmigt ist oder ob die Bestellung bereits aufgegeben wurde. Das bedeutet, dass niemand mehr lange nach dem Verbleib einer Anfrage suchen muss. Das System informiert automatisch über jeden Fortschritt, sodass Nachfragen in der Einkaufsabteilung überflüssig werden.
Die elektronische Bedarfsmeldung ist somit nicht nur ein praktisches Werkzeug für die Mitarbeitenden, sondern auch ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen, digitalisierten, zukunftssicheren Einkaufsstrategie, die Zeit spart, Kosten senkt und für reibungslose Abläufe sorgt.
Vermeidung von Maverick-Buying und Kostenkontrolle
Das sogenannte Maverick-Buying ist für den Einkauf, insbesondere in größeren Unternehmen, eine Herausforderung. Unter Maverick Buying versteht man unautorisierte Einkäufe außerhalb des formellen Prozesses, also Einkäufe, die ohne das Wissen der Einkaufsabteilung erfolgen. Durch den Einsatz der eBANF wird dieser "wilde Einkauf" weitgehend verhindert, da sämtliche Bedarfsanforderungen durch das System erfasst und geprüft werden, bevor sie in Bestellungen übergehen. Die Einkaufsabteilung hat so die zentrale Kontrolle und sorgt dafür, dass die unternehmensinternen Einkaufsrichtlinien eingehalten werden können. Gleichzeitig trägt die eBANF zur Kostenkontrolle bei, indem Budgetgrenzen und Ausgaben automatisiert überwacht werden.
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Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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Alexandra
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