Die edoc-Standard-Software zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- flexible Workflow-Steuerung mit frei definierbaren Betreffvorlagen für Rückfragen oder Weiterleitung der Rechnung
- Aktennotiz und Sendungsverfolgung zur Nachvollziehbarkeit
- intelligente Schnellerfassungsmaske für Rechnungen mit vielen Positionszeilen inklusive Splitting-Funktionalität
- Übergabe des ersten Workflow-Empfängers aus dem Scan- bzw. Erfassungsprozess
- Genehmigung und Freigabe – mehrstufige Freigabe nach individuellen Anforderungen
- Berechtigungssteuerung auf Gruppenbasis für Funktionalitäten, die den Workflow steuern
- Bereitstellung der Workflow-Daten in einer standardisierten Transferschnittstelle
Nutzen Sie edoc invoice app in etablierten Installationen On-Premises, in der Cloud oder für hybride Lösungen. Und profitieren Sie von modernsten Steuerungstechnologien, optimierter Performance, schnellen Ladezeiten und automatischen nächtlichen Hintergrund-Updates, die Sie an Ihre Abläufe anpassen können.
Die vielfältigen Funktionen der Standardlösung edoc invoice app decken den gesamten Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ab und sind jederzeit ohne größeren Aufwand erweiterbar. Lassen Sie sich beraten!
Mit edoc invoice app machen Sie Ihre digitale Rechnungseingangsverarbeitung gleichzeitig komplett mobil nutzbar. Anwender:innen können von jedem Standort aus per App im ECM-System suchen, Dokumente und Akten anzeigen lassen, sowie vollumfänglich an den Workflow-Prozessen arbeiten.
Standardlösung edoc invoice app
Der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung liegt bei edoc die Standardsoftware edoc invoice app zugrunde. Sie läuft wahlweise On-Premises, in der Cloud oder hybrid und integriert sich nahtlos in jedes ECM. Als Standardlösung umfasst sie:
- die sachliche Eingangsrechnungsprüfung inklusive Vorkontierung
- wertabhängige Freigabestufen
- die Buchungsübergabe an ein beliebiges FIBU-System
- standardisierte Funktionen wie Duplikatsprüfung, Zusatzdokumente etc.
Alles aus einer Hand: Diese Zusatzkomponenten sind bereits in der edoc-Lösung enthalten
Automatisierter Rechnungseingang
Mit einfacher Scan-Lösung für Papierrechnungen – auch über Multifunktionsgeräte –, die sie direkt in den Workflow weiterleitet, sowie Überwachung und automatischer Übernahme von Rechnungen per E-Mail oder Datei (ZUGFeRD, XML, XRechnungen) über ein Funktionspostfach.
Automatisiertes Auslesen
Automatische Extraktion spezifischer Rechnungseigenschaften wie Analyse und Erkennung von Kreditor, Kopf- und Fuß- sowie von Bestell- und Positionsdaten inklusive automatischer Validierung mit ERP-Daten. Optional besteht die Möglichkeit eines automatischen Trainings zur Belegerkennung.
Schnittstelle zu führenden Systemen
Über einsatzbereit integrierte Konnektoren verbindet sich Ihre digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit verschiedensten Systemen.
Export an jedes beliebige ERP-System
edoc invoice app bietet eine Exportschnittstelle zur Unterstützung aller ERP-Systeme zur Datenübernahme und -übergabe, sofern diese über einen Datenimport/-export oder eine Online-Datenbank-Schnittstelle verfügen. Ein Workflow-Protokoll wird automatisch erstellt und als Abschluss des Workflows inklusive einer detaillierten Auflistung aller verfügbaren Informationen in Ihrem ECM-System archiviert. Der Zugriff aus dem ERP-System auf die Workflow-Daten ist jederzeit möglich.
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Revisionssichere Archivierung in jedem ECM-System
Alle Dokumente werden über edoc invoice app gemeinsam mit dem kompletten Workflow-Protokoll zu jeder Eingangsrechnung revisionssicher und rechtskonform in Ihrem ECM-System archiviert. Die Rechnungen sind bereits kurz nach dem Scan voll verschlagwortet und inklusive aller relevanten Zusatzinformationen wie Skontofälligkeiten, Beträge und aktuellem Workflow-Status optimal im ECM-System recherchierbar. Zusätzlich werden strukturierte ECM-Aktenpläne unterstützt.
Schon nach dem ersten Workshop mit den Beratern von edoc hatten wir das Gefühl, dass unsere Anforderungen verstanden werden. In der Umsetzung unserer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auf der Basis von edoc invoice app wurden wir in dieser Einschätzung bestätigt.
Daniel Oswald, Projektleiter bei Stadler Rail AG
Power-Analyse im edoc invoice app monitor
Auf Basis der optional integrierbaren Komponente edoc invoice app monitor erhalten Sie ein umfassendes Rechnungscockpit mit umfangreichen Funktionen. Dazu gehören ein Eingangsrechnungsbuch out-of-the-box, die Überwachung von Skontofristen, Durchlaufzeiten und Rechnungsvolumen sowie die beliebige Erweiterbarkeit durch frei einstellbare persönliche Gruppierungs- und Pivot-Ansichten mit zahlreichen Aggregationsfunktionalitäten. Darüber hinaus können Sie praktische Funktionen wie den Ein-Klick-Export der jeweiligen Auswertung nach Excel/CSV oder den direkten Zugriff auf Echtzeitdaten eines ECM-Workflows (aktive sowie bereits abgeschlossene Rechnungen) nutzen. Ihr Vorteil: Sie benötigen keine eigene Workflow-Datenverwaltung mehr und sparen eine zusätzliche Datenschnittstelle, z. B. für einen externen Rechnungsmonitor.
