Digitales Vertragsmanagement
- Ganzheitliche Vertragsverwaltung
- Aufgaben- und Fristenmanagement für alle Vertragsdokumente
- Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion
Was ist digitales Vertragsmanagement?
Das effiziente und sichere Management von Verträgen ist von zentraler Bedeutung. Digitales Vertragsmanagement umfasst die ganzheitliche Verwaltung eines Vertrags – von der Erstellung und Verhandlung über die Genehmigung und Ausführung bis hin zur Archivierung und Analyse. Alle Vertragsakten sind jederzeit abrufbar, was die Überwachung und Kontrolle erleichtert.
Zur digitalen Vertragsverwaltung gehört auch das Aufgaben- und Fristenmanagement. Für alle Vertragsdokumente oder Anlagen zu Vertragsdokumenten können verschiedene Aufgaben, Fristen oder Erinnerungen angelegt werden, z.B. für Kündigungsfristen, Erinnerungen zu Garantien etc. Die digitale Lösung erinnert Sie dann rechtzeitig an laufende Verpflichtungen, Fristen und Termine.
Beim elektronischen Vertragsmanagement geht es nicht nur um Effizienz, Transparenz und Compliance, sondern auch darum, dass Sie sich anderen wertschöpfenden Tätigkeiten widmen können. Starten Sie jetzt den einfachen Weg zur Digitalisierung Ihrer Vertragsverwaltung. Mit der richtigen Taktik zum klugen Ergebnis. Und einem Partner, der alles kann.
Sie managen Verträge noch nicht digital? Worauf warten Sie?
| 10 % der Verträge sind nach Ablage nicht auffindbar. |
 | 40 % des Vertragswerts werden nicht realisiert. |
| 5.900 € kostet der Abschluss eines Vertrags. |
Welche Vorteile bietet die digitale Vertragsverwaltung?
Digitales Vertragsmanagement ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse optimieren und rechtliche Risiken minimieren möchten. Es bietet zahlreiche Vorteile, die ihre Vertragsprozesse effizienter und sicherer gestalten:
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Verträge digital verwalten und sofort finden
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Keine Fristen mehr verpassen
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Leichte und intuitive Bedienung sowie einfache Verwaltung von Verträgen
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Fristenverwaltung mit automatischer Wiedervorlagefunktion
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Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion
Buchen Sie jetzt ganz einfach Ihr kostenloses und unverbindliches Erstgespräch – individuell und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
Schritte einer effizienten Vertragsverwaltung
Vertragserstellung
Neue Verträge werden im eigenen Unternehmen erstellt oder Verträge, die von Vertragspartnern bereitgestellt wurden, müssen bewertet werden. Dabei werden die Vertragsinhalte sorgfältig analysiert und ggf. Anpassungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass der Vertrag alle relevanten rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen erfüllt. Ziel ist es, einen rechtlich einwandfreien und für beide Parteien akzeptablen Vertrag zu formulieren.
Überprüfung von Verträgen
Die vertraglichen Inhalte und Rahmenbedingungen werden nochmal gründlich geprüft. Dies umfasst die Analyse der Vertragsklauseln, die Bewertung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien sowie die Identifizierung potenzieller Risiken. Ziel ist es, sicherzustellen, dass der Vertrag keine nachteiligen Bestimmungen enthält und im besten Interesse des Unternehmens ist.
Aufgaben- und Fristenverwaltung
Aus den Kerninformationen der Verträge werden spezifische Aufgaben und Fristen abgeleitet. Diese Aufgaben können die Prüfung der Vertragsinhalte, die Finalisierung des Vertragsdokuments oder die Überwachung von Fristen umfassen. Ein effektives Management dieser Aufgaben und Fristen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen termingerecht erfüllt werden.
Archivierung
Die Vertragsdokumente werden im System abgelegt. Dies kann in verschiedenen Strukturen erfolgen, abhängig von den Anforderungen des Unternehmens. Eine ordnungsgemäße Archivierung ermöglicht eine schnelle und effiziente Suche sowie den Zugriff auf Vertragsdokumente und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Verwalten von Verträgen
Verträge müssen über ihre gesamte Laufzeit verwaltet werden. Ein effizientes Vertragsmanagementsystem stellt sicher, dass alle Verträge aktuell und ordnungsgemäß verwaltet werden, um rechtliche und geschäftliche Risiken zu minimieren.
Sie stehen vor großen Aufgaben. Wir sind dabei der erfahrene Partner an Ihrer Seite, der mit großem Wissen und viel Engagement persönlich zur besten Lösung berät, Sie auf dem gesamten Weg begleitet und auch noch Ihre Leute schult. Unser Ziel: Dass alle Spaß haben – und vom Ergebnis begeistert sind!
Die Software dahinter: edoc contract
Grundlage unseres digitalen Vertragsmanagements ist die Vertragsmanagement-Software edoc contract. In der effizienten Lösung steckt die geballte edoc-Erfahrung aus vielen erfolgreich umgesetzten Workflow-Projekten im Bereich Vertragsmanagement. In der Cloud, On-Premises oder hybrid. Entscheiden Sie sich jetzt für edoc contract – transparent, effizient und benutzerfreundlich!
Zur Vertragsmanagement-Software edoc contract
Häufig gestellte Fragen zum digitalen Vertragsmanagement
Es können alle Arten von Verträgen verwaltet werden, zum Beispiel Arbeitsverträge, Darlehensverträge, Dienstverträge, Kaufverträge, Leihverträge, Maklerverträge, Mietverträge, Mobilfunkverträge, Softwarepflegeverträge, Werksverträge uvm.
Die Überwachung von Vertragsfristen, Laufzeiten und Verlängerungen erfolgt in edoc contract mithilfe verschiedener Arten von Erinnerungen (Remindern). Die edoc contract Software verfügt über eine automatische Erinnerungsfunktion, d. h. sie versendet automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Einzelpersonen, mehrere Personen oder Gruppen, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten und rechtzeitig bearbeitet werden.
Außerdem können Benutzer Remindernotizen hinzufügen, Empfänger auswählen und bei Bedarf ändern. Es besteht auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erhalten, sobald ein Reminder erledigt wurde.
Über Ihre persönliche Startseite erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Verträge und Fristen (Fälligkeit Ihrer Reminder). Besonders wenn Sie zahlreiche Reminder verwalten und sich einen Überblick über anstehende sowie fällige Reminder verschaffen möchten, erweist sich das Dashboard – Ihre persönliche Startseite – als äußerst hilfreich.
Die Reminderübersicht bietet Ihnen einen vollständigen Überblick zu den Remindern mit verschiedenen Funktionen zum Verwalten und Sichten. In der Reminderübersicht können Sie mithilfe der vorhandenen Schaltflächen z. B. die Einträge nach offenen oder erledigten Remindern und nach Empfänger und Empfängergruppen filtern. Um sich selbst eine Prioritätenliste zu organisieren, können Sie pro Reminder eine Wichtigkeitsstufe festlegen. So können Sie die Reminderübersicht nach Priorität und z. B. nach Vertragsende oder einem beliebigen anderen Datum filtern und sortieren.
Ganz gleich, ob Sie lieber eine Benachrichtigung nach Ablauf des Reminderdatums oder eine präventive Erinnerung vor Ablauf des Reminderdatums erhalten möchten, bleiben wichtige Fristen nicht mehr unbeachtet.
Ja, im Gesamtprozess können digitale Signaturprozesse mit den ECM-Bordmitteln integriert werden.
Die Compliance sowie die Datenschutz- und Sicherheitszertifizierungen werden im Gesamtprozess des ECM-Systems gewährleistet. Dies stellt einen ganzheitlichen Prozess dar, der im Rahmen der Verfahrensdokumentation festgehalten und sichergestellt wird.
Wir sind persönlich für Sie da!