Auftragsbestätigung

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Was ist eine Auftragsbestätigung? - Definition

Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Mitteilung über die Annahme eines zuvor erteilten Auftrags. Sie dokumentiert verbindlich, dass ein Unternehmen den Auftrag eines Kunden zu den vereinbarten Bedingungen ausführt. Meist folgt sie auf ein Angebot und dient dazu, die Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer eindeutig festzuhalten.

Zweck und Bedeutung

Der Hauptzweck einer Auftragsbestätigung liegt in der Vermeidung von Missverständnissen und der rechtlichen Absicherung beider Parteien. Sie schafft Klarheit über den genauen Leistungsumfang, Preise und Liefertermine und bestätigt mündliche oder geänderte Vereinbarungen schriftlich.

Eine Auftragsbestätigung ist vor allem bei größeren oder komplexen Aufträgen sinnvoll, da sie als Nachweis im Geschäftsverkehr und bei eventuellen Streitigkeiten dient.

Typische Gründe für eine Auftragsbestätigung:

• Eine Bestellung wurde ohne vorheriges Angebot erteilt.
• Das ursprüngliche Angebot wurde abgeändert oder verspätet angenommen.
• Ein freibleibendes Angebot wird bestätigt.
• Es soll auf Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) verwiesen werden.

Inhalt einer Auftragsbestätigung

Eine vollständige Auftragsbestätigung enthält üblicherweise folgende Angaben:

• Bezeichnung „Auftragsbestätigung“
• Namen und Anschriften von Auftraggeber und Auftragnehmer
• Datum der Auftragserteilung und ggf. Auftrags- oder Kundennummer
• Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen mit Menge und Preis
• Liefer- oder Leistungstermin
• Zahlungsbedingungen, Rabatte oder Abschlagsregelungen
• Hinweise zum Eigentumsvorbehalt und Gerichtsstand
• Verweis auf die AGB

Form und rechtliche Wirkung

Für die Form der Auftragsbestätigung gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Sie kann schriftlich, elektronisch (z. B. per E-Mail) oder in Ausnahmefällen auch mündlich erfolgen – die Schriftform ist jedoch empfehlenswert, da sie eine höhere Beweiskraft besitzt.

Mit dem Versand bzw. der Annahme der Auftragsbestätigung wird der Vertrag rechtlich bindend. Abweichungen vom ursprünglichen Angebot gelten als neues Vertragsangebot, das erst von der anderen Seite bestätigt werden muss.

Aufbewahrung der Auftragsbestätigung

Da die Auftragsbestätigung juristisch gesehen als Handelsbrief gilt, sollte sie gemäß den GoBD ordnungsgemäß archiviert werden. Sie dient als Beleg für den Geschäftsfall und kann im Rahmen einer Betriebsprüfung als Nachweis herangezogen werden.

Moderne Unternehmen setzen auf digitale Auftragsbestätigungen, die elektronisch übermittelt und archiviert werden. In Kombination mit einem strukturierten Dokumentenmanagement-System erfüllen sie die Anforderungen der GoBD und unterstützen eine effiziente, papierlose Verwaltung.

Abgrenzung zur Rechnung

Eine Auftragsbestätigung ist keine Rechnung. Sie kann zwar den Preis enthalten, löst aber keine Zahlungsverpflichtung aus. Erst die Rechnung dient der buchhalterischen Erfassung der Forderung (siehe Eingangsrechnung).

Fazit

Die Auftragsbestätigung ist ein zentrales Dokument der Auftragsabwicklung. Sie sorgt für Transparenz, Rechtssicherheit und Vertrauen zwischen Geschäftspartnern und sollte insbesondere bei neuen Kunden, größeren Aufträgen oder geänderten Vereinbarungen immer schriftlich erfolgen.

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