Regelkonforme Aufbewahrung von Personal­dokumenten

Dokumente im Personalwesen müssen vertraulich, sicher und rechtskonform aufbewahrt werden. Die Lösung d.velop personnel file for SAP ERP ermöglicht einen transparenten Überblick über die Abläufe Ihrer Personalprozesse und folgt dabei stets den Grundsätzen der Personalaktenführung: Transparenz, Richtigkeit, Zweckbindung und Vertraulichkeit.

Mithilfe unserer Lösung archivieren Sie alle Dokumente einer Personalakte, vom Vertrag bis hin zur Krankmeldung, strukturiert, revisionssicher und zentral im SAP HCM System, über die SAP Schnittstelle Archivelink. Darüber hinaus können die Dokumente hinsichtlich vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen verwaltet werden und stehen jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar im SAP System zur Verfügung.

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Transparentes und sicheres Dokumenten Management

Unsere Lösung d.velop personnel file for SAP ERP

Egal, ob Sie vorhandene Papierdokumente einscannen oder direkt aus Softwareanwendungen oder Ihrem SAP HCM System in die elektronische Personalakte abspeichern: Die digitale Personalakte der d.velop bildet exakt die Aktenstrukturen ab, die Sie von Ihren klassischen Aktenordnern im Büro gewohnt sind. Dank der individuell festgelegten Berechtigungsstruktur und der sicheren Verschlüsselung ist dafür gesorgt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Wobei hilft Ihnen unsere ECM Lösung?

  • Aufruf der Personalstammdatenverwaltung über SAP
  • Optimierte Auskunftsfähigkeit der Personalabteilung
  • Ablage von Dokumenten via Drag & Drop
  • Integration von Office-Vorlagen
  • Verwaltung von Personaldokumenten
  • Export von Dokumenten und Versand via E-Mail
  • Aktenübergreifender Report für Dokumentensuche

Digitale Personalakte 2.0: Mit unserer digitalen Lösung zum HR-Hero

Die Digitalisierungschancen von Personalabteilungen im Unternehmen sind enorm. Der Umstieg von analogem papiergebundenem Prozess auf den digitalen HR-Prozess steigert nicht nur abteilungsintern die Effizienz, Transparenz, Geschwindigkeit und die Kommunikation in der alltäglichen HR-Arbeit.

Die digitale Personalakte ersetzt die klassische Personalakte in Papierform. Hierbei werden die Daten und Dokumente Ihrer Mitarbeiter digital verwaltet und revisionssicher gespeichert. So werden beispielsweise Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag oder die Angaben der Sozialversicherungen mit höchster Sicherheit in die digitale Personalakte des Mitarbeiters einsortiert.

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Verständlicher und einfach definierter Aufbau

Die Personalakte hat einen sehr verständlichen und einfach definierten Aufbau. Sie untergliedert sich in sogenannte „Register“ und „Unterregister“, in welche die jeweiligen Personal-Dokumente eingeordnet werden. Mittels Customizing im SAP ERP können zudem die Registerstrukturen entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen angepasst und auch erweitert werden. Die Ablage der Dokumente selbst erfolgt über den SAP Archivelink. Dabei werden diese dem jeweiligen Register bzw. Unterregister zugeordnet.

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