Wolf ButterBack modernisiert Archivierung und Rechnungsverarbeitung mit edoc

Wenn Erfolg an Grenzen stößt

Seit der Gründung im Jahr 1991 ist die Wolf ButterBack KG auf Wachstumskurs. Was als regionales Unternehmen begann, entwickelte sich in nur wenigen Jahrzehnten zu einem europaweit führenden Produzenten tiefgekühlter Premium-Backwaren. Heute entstehen im fränkischen Fürth jährlich über 420 Millionen Teiglinge – ein beeindruckender Beleg für Innovationskraft, Qualität und Kundennähe.

Doch das kontinuierliche Wachstum brachte auch Herausforderungen mit sich. Gerade die internen Verwaltungsprozesse konnten mit der Dynamik des Unternehmens nicht Schritt halten. Besonders problematisch: die Archivierung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Über Jahre hinweg setzte Wolf ButterBack auf ein rein papierbasiertes System. Eingehende Rechnungen wurden ausgedruckt, manuell mit Freigabezetteln versehen und anschließend von Hand zwischen Abteilungen weitergereicht. Jeder dieser Schritte war zeitaufwendig, fehleranfällig und wenig transparent. Wer den Bearbeitungsstatus einer Rechnung nachvollziehen wollte, musste sich oft durch mehrere Büros oder volle Aktenordner kämpfen.

Mit jeder weiteren Wachstumsstufe wurde deutlicher: Papierprozesse waren zu einem echten Bremsklotz geworden.

Der Wunsch nach Veränderung

Die Papierprozesse waren gleich in mehrfacher Hinsicht problematisch:

• Zeitintensiv: Der Weg einer Rechnung durch verschiedene Abteilungen konnte Tage, in Ausnahmefällen sogar Wochen, dauern.
• Ressourcenintensiv: Druckkosten, Papierverbrauch, Archivfläche – all das summierte sich zu erheblichen Kosten.
• Intransparent: Wer suchte, wo sich eine Rechnung gerade befand, musste sich aufwendig durchfragen.
• Fehleranfällig: Manuelle Eingaben und unklare Freigaberegeln führten immer wieder zu Missverständnissen.

Das Ziel war deshalb klar formuliert: Weg vom Papier, hin zu einem digitalen, transparenten und effizienten Prozess.

Warum edoc?

Auf der Suche nach einem geeigneten Partner war Wolf ButterBack von Anfang an wichtig, dass die Lösung nahtlos mit dem vorhandenen ERP-System Microsoft Navision (On-Premises) zusammenspielt.

Bei der Marktrecherche zeigte sich schnell: edoc bot die mit Abstand leistungsstärkste Schnittstelle zu Navision. Während andere Anbieter Kompromisse machten, punktete edoc mit einer Lösung, die reibungslos funktionierte und dabei auch die Skalierbarkeit für die Zukunft sicherte.

Doch es war nicht nur die Technik, die überzeugte. Ebenso wichtig war der menschliche Faktor.

Die Lösung – Digitalisierung in zwei Schritten

Wolf ButterBack setzt heute auf diese Lösungen:

1. d.velop documents und den edoc archiv.link für die automatische und revisionssichere Archivierung sämtlicher Belege. Ob Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen: alles wird strukturiert, zentral und jederzeit auffindbar abgelegt.
2. edoc invoice für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Eingehende Rechnungen werden automatisch aus einem überwachten E-Mail-Postfach importiert, elektronisch geprüft, im Vier-Augen-Prinzip freigegeben und direkt ins ERP-System übertragen. Auch E-Rechnungen lassen sich mühelos verarbeiten.

Das bedeutet: keine Papierberge, keine Umlaufmappen, kein Suchen. Stattdessen transparente Workflows, schnellere Bearbeitungszeiten und eine durchgängige Nachvollziehbarkeit.

Der Projektverlauf – Zusammenarbeit, die trägt

Die Einführung der neuen Lösungen verlief praxisnah und zielgerichtet. Gemeinsam mit edoc wurden alle Herausforderungen Schritt für Schritt angegangen:

• Kommunikation: Den Fachabteilungen wurde klar vermittelt, dass es sich nicht nur um ein IT-Projekt handelt, sondern dass sie selbst die größten Profiteure sind – insbesondere die Finanzbuchhaltung.
• Technik: Themen wie die präzise Kreditorenerkennung wurden gelöst, sodass die Software zuverlässig arbeitet.
• Regeln statt Gewohnheiten: Informelle Freigaberegeln wurden durch verbindliche Workflows ersetzt. Wertgrenzen für das Vier-Augen-Prinzip sind nun klar definiert.

Das Ergebnis: Ein reibungsloser Übergang, bei dem die Mitarbeitenden aktiv eingebunden waren und schnell die Vorteile der neuen Lösung spürten.

Empfehlung – aus Überzeugung

Auf die Frage, ob Wolf ButterBack die Lösungen von edoc weiterempfehlen würde, fällt die Antwort eindeutig aus: Ja.

Besonders hervorgehoben wird die Navision-Schnittstelle, die einen echten Wettbewerbsvorteil darstellt. Doch auch die Art der Zusammenarbeit bleibt positiv in Erinnerung: professionelle Kommunikation, lösungsorientiertes Handeln und ein partnerschaftlicher Umgang.

Ein zusätzlicher Vorteil: Durch die Nutzung von Standardprodukten in Kombination mit gezielter Beratung wurde unnötiges Customizing vermieden. Das macht die Lösungen langfristig wartbar und updatefähig – ein wichtiger Punkt für die Zukunftssicherheit.

Fazit – vom Papier zur digitalen Effizienz in neuer Dimension

Wolf ButterBack hat den Sprung von papierbasierten, veralteten Abläufen hin zu modernen, digitalen Prozessen geschafft. Das Unternehmen spart nicht nur Zeit und Geld, sondern steigert gleichzeitig Transparenz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Zusammenarbeit mit edoc hat gezeigt: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein echter Gewinn für den Alltag – und ein entscheidender Schritt, um auch in Zukunft erfolgreich zu bleiben.