Die MAFI Transport-Systeme GmbH hat sich auf die Entwicklung und Herstellung von Schwerlastfahrzeugen zum Umsetzen von Containern, Sattelaufliegern, Cargo-/Rolltrailern und speziellen Containerchassis, in Häfen und Industrien, spezialisiert. Die Terminal Zugmaschinen von MAFI sind tagtäglich 24 Stunden auf internationalen Hochleistungs-Containerterminals im Einsatz. Dieser anspruchsvolle Betrieb verlangt schnelle und effektive Unterstützung durch MAFI, um Unterbrechungen im operativen Geschäft zu vermeiden und maximale Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten. Hersteller, Lieferanten und Logistikdienstleister der Automobil-, Stahl-, Aluminium- und Papierindustrie sowie Logistikzentren, internationale Seehäfen und Flughäfen gehören zu MAFI's Kunden.

Als einer der führenden Hersteller von Zugmaschinen für den innerbetrieblichen Transport in Seehäfen, Industrie, Logistik- und Distributionszentren ist es selbstverständlich, dass bei der MAFI Transport-Systeme GmbH täglich viel Verwaltungsarbeit anfällt. Das bedeutete in der Vergangenheit vor allem: Papier. Viele Rechnungen und andere Dokumente gehen zur Bearbeitung in der zentralen Buchhaltung des Unternehmens ein.

Die Fachabteilung hat jährlich ca. 50.000 Eingangsrechnungen im Durchlauf.  Fehlende Informationen, längere Liegezeiten und schleppende Freigabeprozesse führten zu Verzögerungen im Rahmen der Bearbeitung und zu Skontoausfällen.

Der Trend geht zwar eindeutig in Richtung Digitalisierung, doch auch im Jahr 2020 nutzen Unternehmen noch häufig Papier. Rund jedes fünfte Unternehmen gibt an, zu circa 75 Prozent papierbasiert zu arbeiten. Das ergab eine Befragung des Branchenverbandes der Informations- und Telekommunikationsbranche (Bitkom) aus dem Jahr 2019.

Die MAFI Transport-Systeme GmbH wollte dies verändern und entschied sich im Zuge der ausgerufenen Digitalisierungsstrategie dazu, den bisherigen papiergebundenen Rechnungsprozess transparenter und wirtschaftlicher zu gestalten. So beauftragte das Unternehmen nach einer intensiven Anbieterauswahl edoc mit der nahtlosen Integration der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in das vorhandene Infor COM ERP System.

Bei der Realisierung überzeugte die integrative Lösung edoc invoice manager for infor com in Kombination mit der webbasierten edoc invoice app, auch dank einer schnellen und reibungslosen Implementierung in das bestehende System. Im nun digitalisierten Prozess ist der d.3 Workflow das führende System. Die ausgelesenen Daten der Rechnungen mit Bestellbezug werden mit dem edoc invoice manager for infor com automatisch in Infor COM geladen und können hier geprüft werden. Die Eingangsrechnungen ohne Infor COM Bezug werden mit der edoc invoice app in der Workflowmaske bearbeitet und entsprechend kontiert. Anschließend erfolgt über eine integrierte Schnittstelle die automatische Datenübergabe an die Finanzbuchhaltungssoftware „Diamant“ des Kunden. Durch die Einführung des digitalen Eingangsrechnungsworkflows zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen ist MAFI in der Lage, zukünftig alle Eingangsrechnungen bequem zu digitalisieren, zu archivieren und effizient zu verwalten.

Ergebnis: Die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung profitieren dank der Prozessumstellung von einem transparenten und effizienten Arbeitsfluss. Die digitale Lösung entlastet den Fachbereich spürbar und hilft somit, den Fokus konsequent auf die wertschöpfenden Tätigkeiten zu richten. Dies führt für die Endanwender zu einer schnellen Akzeptanz der Lösung und wirkt sich schlussendlich positiv auf die gesamte Kostenstruktur des Unternehmens aus.