JOHANNES KRAFT

Im Trend der Digitalisierung - damals wie heute

Die Digitalisierung ist schon länger kein Trend mehr, sondern vielmehr ein Muss, um in der Arbeitswelt bestehen zu können. Der Anteil an analogen Prozessen schwindet allmählich und macht Platz für effizientes und transparentes Arbeiten durch die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. 
Für den Elektrogroßhandel Johannes Kraft war es daher wichtig, nicht nur für seine Kunden stets auf dem aktuellen Stand der Technik zu sein, sondern auch unternehmensintern mit der Zeit zu gehen. Die Digitalisierung diverser Prozesse stand daher schon 2015 für das Unternehmen an.

Das Unternehmen

JOHANNES KRAFT ist ein mittelständischer elektrotechnischer Großhandel in Familienbesitz. Für ihre Kunden aus Elektrohandwerk, Industrie und Kommunen sind sie seit Gründungsjahr 1900 leistungsstarker und zuverlässiger Partner. Johannes Kraft verfügt seit jeher stets über die aktuellsten Produkte und Dienstleistungen, die zur jeweiligen Zeit verfügbar sind.

„Warum edoc? Weil Digitalisierung mit edoc vorbildlich umgesetzt wird.“

Hannes Leuthner, Geschäftsführer, Johannes Kraft GmbH

Projektinhalte und Projektziele

Begonnen hat die Zusammenarbeit zwischen Johannes Kraft und edoc bereits im Jahr 2015. Seinerzeit wurde das bestehende Altsystem abgelöst und das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents, seinerzeit noch bekannt als d.3ecm, eingeführt. Das DMS wurde in das ERP System SHCware® integriert, dadurch konnten alle Informationen zentral verwaltet und revisionssicher archiviert werden.
Ergänzend zu dem bereits eingeführten DMS, folgte eine digitale Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung. Neben der Archivierung von Dokumenten bildet diese einen zentralen Aufgabenbereich im Unternehmen dar. 
Unsere digitale Lösung bietet einen schnelleren Rechnungsdurchlauf im Vergleich zu analog bearbeiteten Rechnungen. Durch das workflow-basierte Arbeiten und die tiefe Integration in die SHCware® werden die manuellen Prozesse automatisiert, von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Freigabe. Über fertige Schnittstellen zur SHCware® können anhand der ausgelesenen Felder sowohl der Kreditor als auch die Lieferscheine zur Eingangsrechnung validiert und zudem weitere Stammdaten aus dem ERP System angereichert werden.

Unter die Archivierung fällt auch die der E-Mails über das Journaling. Dabei werden alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform archiviert.

Um die Menge an Daten ordnungsgemäß abzulegen, wird zur Entlastung des d.3 Server Speichers die Silent Brick Lösung von Fast LTA genutzt. 

Um die Vorteile der Digitalisierung vollends zu nutzen, setzte der Elektrogroßhandel auch auf die Implementierung der digitalen Personalakte. Durch die Ablösung des Papierformats werden die Daten und Dokumente der Mitarbeitenden digital verwaltet und revisionssicher archiviert. So werden beispielsweise Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag oder die Angaben der Sozialversicherungen mit höchster Sicherheit in die digitale Personalakte des Mitarbeiters einsortiert.
Die Lösung stellt somit eine enorme Bereicherung für das gesamte Personalmanagement dar.

Durch die über die Jahre implementierten digitalen Prozesse konnte sich der Elektrogroßhandel in diversen Abteilungen digital aufstellen und somit stets auf dem aktuellen Stand der Entwicklung bleiben. Mit edoc haben sie seit über 7 Jahren einen leistungsstarken Partner an ihrer Seite, der mit dem Best Practice Ansatz Lösungen aus einer Hand liefert und so zu einer hohen Zufriedenheit zwischen Kunde und Dienstleister punktet.

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