Nie wieder eine Frist verpassen – dank edoc
Die edoc contract app for d.velop documents schützt Sie vor unerwarteten Vertragsfälligkeiten. Das schöne ist, Sie müssen nie wieder seitenweise Verträge studieren. Über ein frei konfigurierbares Cockpit haben Sie alle wichtigen Vertragsinhalte im Blick. Zusätzlich erhalten Sie automatisiert Erinnerungen per E-Mail mit einer Beschreibung der anfallenden Aufgabe. In der Reminder-Übersicht sehen Sie alle anstehenden und erledigten Aufgaben und können bei Bedarf individuelle Änderungen vornehmen. Ein entsprechendes Berechtigungskonzept steuert die Funktionsmöglichkeiten sowie die Zugriffsberechtigungen der einzelnen Anwender:innen. Durch fest definierte Prozesse innerhalb des Vertragsmanagements werden bei neuen Vertragsdokumenten automatisch fallbezogene Zuordnungen durchgeführt. Die Anwender:innen müssen sich darum keine Gedanken machen.
Das bietet Ihnen die edoc contract zusätzlich:
- einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen
- sichere Speicherung in langzeitstabilen Formaten
- Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion am entsprechenden Reminder-Datum
- Rechtesteuerung für Reminder mit Lese- oder Schreibrechten
- leichte und intuitive Bedienung
- einfache Vertragssteuerung
- Verwaltung der Zugriffsrechte
- einfache Konfiguration und Anpassung
Die perfekte Erweiterung für d.velop documents
edoc contract hilft Ihnen dabei, wichtige Informationen zu Verträgen, Laufzeiten und Fristen in d.velop documents übersichtlicher zu gestalten. Mithilfe von barcodeorientierten Vertragsdeckblättern, verbunden mit einem darauf aufbauenden Scanszenario, können auch papiergebundene Originaldokumente effizient digitalisiert werden. Alle berechtigten Mitarbeiter:innen haben einen transparenten und standortunabhängigen Zugang zu den wichtigen Daten sowie den zugehörigen Dokumenten und Korrespondenzen. Da sich die edoc contract nahtlos in Ihre gewohnte d.velop-Anwendung integriert, können Sie alle d.velop-Funktionen wie gewohnt verwenden.
Abläufe analysieren und neu denken, Ideen einbringen, die passende Lösung entwickeln, implementieren und zum Fliegen bringen. Und dabei Ihren Prozess genau im Blick haben – das ist das, wofür wir brennen!
Individuelle oder standardisierte Erinnerungen – Sie haben die Wahl
In der edoc contract organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement, welche Erinnerungsfunktion per E-Mail an eine einzelne Person, mehrere Personen oder Gruppen verschickt wird. Es können auch Personen und Gruppen kombiniert werden.
Zu allen Vertrags- oder Vertragsanhangsdokumenten ist es möglich, verschiedene Reminder anzulegen. Diese können vertragsspezifisch ausgewählt werden - beispielsweise Kündigungsfristen, Reminder zu Garantien etc. - es können jedoch genauso gut allgemeine Erinnerungen zu Aufgaben oder Wiedervorlagen sein. Die jeweiligen Reminder werden den verantwortlichen Personen per E-Mail in ihre persönlichen Postfächer zugestellt. Aus dieser Nachricht heraus kann das zugehörige Vertragsdokument direkt aus d.velop documents aufgerufen werden.
Flexibilität in der Ablagestruktur
Die Vertragsablagestruktur kann bei Verwendung der edoc contract kundenspezifisch und bei Bedarf frei definiert werden. Dies kann sowohl einfache Szenarien mit nur einer Vertragsdokumentenart oder komplexere Aktenstrukturen für Einzelverträge und Rahmenverträge umfassen. Somit werden alle vertragsbezogenen Dokumente, Informationen sowie Aktivitäten zielführend zusammengefasst. Verträge können anhand von allgemeingültigen und kundenspezifischen Stammdaten verwaltet werden. Prüf- und Freigabeprozesse zu den Dokumenten werden durch die Standardfunktionen von d.velop documents unterstützt.
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