Wehner GROMA

Wehner Lebensmittel GmbH & Co. KG und edoc denken gemeinsam größer!

Wehner Lebensmittel GmbH & Co. KG (Wehner GROMA) setzt auf die edoc solutions ag (edoc) als strategischen ECM Partner im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie. Der Fokus liegt in diesem Projekt dabei auf der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems sowie der Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen inklusive workflowbasierende Prozesse.

Das Unternehmen

Wehner Lebensmittel GmbH & Co. KG ist ein familiengeführtes Unternehmen des Lebensmittelgroßhandels für regionale Partner der Gastronomie, Hotellerie und Gemeinschaftsverpflegung. Mit drei modernen Zustelllagern und angeschlossenen C&C Frischezentren in Fulda, Bad Neustadt und Schweinfurt werden über 4.000 Kunden aus dem Außer-Haus-Verzehr bedient.

Die Marke GROMA steht dabei für ein Höchstmaß an Kundenorientierung, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität. Gemeinsam mit den über 200 engagierten Mitarbeitern handelt GROMA im Auftrag seiner Kunden und ist heute Marktführer in der Region.

Wehner Lebensmittel GmbH & Co. KG

"Mit der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems und dem digitalen Workflow für Eingangsrechnungen schaffen wir Transparenz, senken Durchlaufzeiten und steigern unsere Effektivität. edoc bietet hier mit seiner Schnittstelle zu unserer vorhandenen SHCWare Finanzbuchhaltung die ideale Voraussetzung.“

Alexander Tischer, Wehner Lebensmittel GmbH & Co. KG

Projektinhalte und Projektziele

Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) bedeutet für viele Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. Auch GROMA hat den Trend sowie den Mehrwert der Digitalisierung erkannt und befindet sich inmitten der digitalen Transformation. Wehner GROMA arbeitet bereits seit über 30 Jahren mit der Warenwirtschafts-System-Lösung „POS-WWS“. Diese Lösung wird seit einigen Jahren von GROMA Mitarbeitern individualisiert und weiterentwickelt. Mittlerweile wird dieses Warenwirtschafts-System bei bereits 12 weiteren Lebensmittel-Großhändlern eingesetzt.

In der ersten Projektphase wird das d.3ecm in das bestehende WWS integriert. Das DMS ist das Herzstück und die technologische Basis der nachfolgenden Lösungen. Damit kann Wehner GROMA alle Dokumente und Informationen in Ihrem Unternehmen erfassen, organisieren, archivieren und versionieren. Unabhängig von der Herkunft der Dokumente finden die Mitarbeiter alle relevanten Informationen zentralisiert an einem Speicherort. Im weiteren Projektverlauf werden die Ausgangsbelege aus dem Warenwirtschafts-System „POS-WWS“ im d.3ecm archiviert. Dort gelangen die Dokumente in strukturierte digitale Akten, sodass physische Papierordner bald der Vergangenheit angehören.

Ein wichtiger Baustein innerhalb des Projektes ist die Digitalisierung von Eingangsrechnungen. Hierbei setzt edoc auf einen vorgefertigten, standardisierten aber dennoch frei konfigurierbaren, ganzheitlichen Workflow zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen. Die von edoc selbstentwickelte Best Practice Workflowlösung „edoc invoice app“ liefert die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

So werden alle Eingangsrechnungen (bei Wehner GROMA sind es ungefähr 20.000 Warenrechnungen und ca. 8.000 Kostenrechnungen pro Jahr) mittels OCR-Erkennung automatisiert erfasst, in Standardformate konvertiert, klassifiziert und rechtssicher archiviert. Alle Rechnungsdaten stehen anschließend zum Abruf und zur weiteren Verarbeitung im POS-WWS zur Verfügung. Dadurch gelingt es den Mitarbeitern von Wehner GROMA alle Eingangsrechnungen zu überwachen und Skontofristen einzuhalten. Außerdem wird der Rechnungsdurchlauf durch Prüfungs- und Freigabeszenarien merkbar beschleunigt. Die Einführung der „edoc invoice app“ verteilt sich über die drei Niederlassungen der Wehner GROMA in Fulda, Schweinfurt und Bad Neustadt an der Saale.

In naher Zukunft erhält darüber hinaus die Personalakte ein Upgrade. Mit „edoc personnel file for d.3ecm“ wird die Personalakte zu 100 % digital innerhalb vom Dokumentenmanagementsystem abgebildet. Mit dieser Lösung kann GROMA sämtliche Personalprozesse im Unternehmen automatisieren. Vom Arbeitsvertrag bis hin zur Krankmeldung: Alle Dokumente werden zentral archiviert und stehen der Personalabteilung unmittelbar zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung.

Die Mitarbeiter von Wehner GROMA profitieren dank der Prozessumstellung von einem transparenten und effizienten Arbeitsfluss. Die digitale Lösung entlastet die Fachbereiche spürbar und hilft, den Fokus konsequent auf die wertschöpfenden Tätigkeiten zu richten. Dies führt für die Mitarbeiter zu einer schnellen Akzeptanz der Lösung und wirkt sich schlussendlich positiv auf die gesamte Kostenstruktur des Unternehmens aus.

Download der Erfolgsgeschichte als pdf-Datei