ROMA

Weniger Papier, mehr digital.

Roma setzt auf die Digitalisierung von Prozessen. Mit edoc entscheidet sich der Sonnenschutzspezialist für eine ganzheitliche Betreuung in Sachen Digitalisierung im Infor COM Umfeld.

Um überflüssige Arbeitsschritte zu minimieren, stellen immer mehr Unternehmen ihre Prozesse um und bieten damit ihren Kunden aber auch den Mitarbeitenden intern eine enorme Zeitersparnis. Alle Dokumente werden durch ein zentrales Dokumentenmanagementsystem jederzeit abrufbar gemacht und führen zu einer klaren Transparenz auf beiden Seiten.  

Das Unternehmen

1980 gegründet, ist ROMA ansässig in Burgau in Bayrisch-Schwaben und blickt mit ca. 1.600 Mitarbeitenden verteilt auf 6 Standorte, auf mehr als 40 Jahre Unternehmensgeschichte zurück.

ROMA ist die führende Marke für Sonnenschutzsysteme mit höchstem Anspruch an Funktionalität, Ästhetik und Langlebigkeit. Als mittelständisches Unternehmen ist die wichtigste Erkenntnis in mehr als 40 Jahren Unternehmensgeschichte: Wohnen beginnt vor dem Fenster. Mit ROMA Rollladen, Raffstoren und Textilscreens haben Kunden die Möglichkeit ihr Raumklima, die Lichtstimmung und ihre Privatsphäre nach ihren Vorstellungen zu gestalten, denn kein anderes Element des Hauses hat darauf mehr Einfluss als der Sonnenschutz.

Projektinhalte und Projektziele

„Wir wollen kein Papier mehr ausdrucken“, so Alexander Egger, IT Leiter bei ROMA. Mit diesem Ziel packt ROMA die heute teils analogen und manuellen Prozesse an und bietet für Kunden eine digitale Lösung um die Aufträge zu verwalten.

Erfolgreich im Einsatz ist das Kundenportal, welches den Kunden ermöglicht alle Informationen, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen zu einer Bestellung online abzurufen und zu verwalten. Sämtliche Dokumente zum Auftrag werden aus d.velop documents zur Verfügung gestellt. Dadurch werden die internen Ressourcen geschont und die Dokumente sind zentral verfügbar.

Intern wird auch mit der digitalen Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung das Leben der Mitarbeitenden erleichtert. Das soll langfristig zu mehr Effizienz führen und den Fokus wieder auf die wichtigen Dinge legen. Das in Infor COM integrierte Modul ermöglicht das automatische Einlesen von Rechnungen, sodass die Abläufe im Infor ERP vereinfacht werden. Damit steht Anwendern eine Komplettlösung zur Verfügung, mit der sie die Rechnungsprüfung sowie die Schließung von offenen Bestellpositionen einfach, schnell und komfortabel in Infor COM vornehmen können.  

Digitale Workflows für den Änderungsantrag

Einen weiteren Baustein der Digitalisierung stellt der Änderungsantrag da. Beim Experten für Rollladen und Co. werden selbstredend Produkte und Produktion stetig weiterentwickelt. Damit einher geht auch die Optimierung der Prozesse. So haben die Mitarbeitenden, die mit einer Idee beispielsweise aus der technischen Entwicklung oder Instandhaltung kommen, die Möglichkeit einen Änderungsantrag zu stellen und den Prozess zu optimieren. Möglich macht das die digitale Lösung automate app von edoc. Die individuelle Zusammenstellung auf einem formularbasierenden Workflow greift an dieser Stelle absolut digital und automatisiert ein und startet den Vorgang innerhalb des Unternehmens. Alle relevanten Abteilungen werden für die Prüfung der Machbarkeit bis zur finalen Entscheidung eingebunden. Ist die Freigabe einmal erfolgt, startet automatisch der Änderungsmitteilungsworkflow, der die Umstellung im Unternehmen anstößt und durch Bestätigungen der Abteilungen nachverfolgt werden kann,

Auf eine gute Zusammenarbeit

Für ROMA ist eine ganzheitliche Betreuung das A und O. Nur so sieht das Unternehmen aus Bayern das Potenzial, diverse Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Mit edoc an ihrer Seite haben Sie einen Partner, der die gleiche Sprache spricht und durch die persönliche Betreuung und Verlässlichkeit punktet. Die gebotenen Standardlösungen haben neben dem jahrelangen Know-how und den Support-Möglichkeiten überzeugt.

Im nächsten Schritt denkt ROMA über die Einführung des digitalen Beschaffungsantrages und der digitalen Auftragsbestätigung nach. Step by step geht es so für das Unternehmen immer weiter Richtung Nachhaltigkeit und weg vom Papier und schont so die Ressourcen.

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