PRÜM Türenwerk GmbH

PRÜM Türenwerk GmbH (PRÜM) erhält von der edoc solutions ag (edoc) den passenden Schlüssel für die Welt des digitalen Bestelleingangsprozesses und erreicht nun mehr Transparenz und Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von eingehenden Bestellungen.  

Der Bestelleingang ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Von ihm hängt es ab, wie zügig und zuverlässig Kunden ihre bestellte Ware erhalten. Die Geschwindigkeit dieser Bearbeitung beeinflusst die Kundenzufriedenheit enorm. Und obwohl dieser Prozess einen solchen Einfluss auf das Unternehmen ausübt, gelangt der Prozess durch manuelle Schritte immer wieder ins Stocken. Zudem birgt der händische Ablauf einige Fehlerquellen in sich, welche den gesamten Prozess ausbremsen.  

Das Unternehmen

Eingebettet in eine der schönsten Regionen Deutschlands, die Eifel, wurde PRÜM 1970 im Industriegebiet Weinsheim gegründet. Umgeben von einer einzigartigen Natur arbeiten 720 Mitarbeiter bei PRÜM.  

Mittlerweile liefern Sie täglich bis zu 4.500 Türen und 4.000 Zargen an Ihre Kundschaft aus. Jährlich treffen über 100.000 Bestellungen, überwiegend per E-Mail, ein und warten darauf von einem Ihrer 30 Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst bearbeitet zu werden.  

Bisher wurden die eingehenden Bestellungen manuell überprüft, teilweise ausgedruckt und mit Bemerkungen versehen. Sind die Anmerkungen geklärt, wird händisch ein Auftrag im Infor COM ERP System angelegt. Dabei wird die ausgedruckte Bestellung wieder eingescannt und im d.3ecm gespeichert.  

„Durch die Digitalisierung des Bestelleingangsverfahrens erreichen wir mehr Transparenz und Geschwindigkeit. Der Vertriebsinnendienst kann sich nun auf die fachgerechte Bearbeitung der eingehenden Bestellungen konzentrieren, da das Dokumentenhandling auf ein Minimum reduziert wurde.“

Edgar Simon, IT-Leiter, PRÜM Türenwerk GmbH

Projektinhalte und Projektziele

Ziel der Digitalisierung des Bestelleingangsprozesses ist es, die Bearbeitung von eingehenden Bestellungen mit Hilfe von d.3ecm und Infor COM ERP sowohl zu optimieren als auch transparenter zu gestalten. Mit der Einführung der neuen Lösung können die Kosten des Auftragsverarbeitungsprozesses deutlich gesenkt werden. Die Reduzierung des Papieraufwands ermöglicht gleichzeitig eine Erhöhung von Automatismen, wodurch eine effiziente und schnelle Bearbeitung der Bestellungen vorprogrammiert ist.  

Alle Eingangskanäle sollen harmonisiert, die Dokumente digitalisiert, maschinell ausgelesen und im zentralen Dokumentenmanagementsystem d.3ecm abgelegt werden. Zudem sollen nach der sachlichen Prüfung autark die entsprechenden Aufträge im ERP System erstellt werden. 

Nach der Implementierung der edoc Lösung leiten die Sachbearbeiter von PRÜM die eingehende Bestellung an ein zentrales E-Mail Postfach weiter. Im Hintergrund überwacht ein Server die eingehenden E-Mails, die automatisiert und digital in das bestehende d.3ecm abgelegt werden, unter der Dokumentenart ‘Bestell-E-Mail'.  Nachgelagert wird aus der E-Mail inklusive aller Anhänge eine PDF-Datei generiert. Diese Datei wird exportiert und über den Document Reader (Belegleser) automatisiert verschlagwortet, um dann als Dokumentart ‘Bestellung’ wieder zurück in das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm abgelegt zu werden. Was erstmal kompliziert klingt, ist für die Sachbearbeiter von PRÜM lediglich ein Klick. Sie leiten ausschließlich die E-Mail an das Postfach weiter, der Rest passiert serverseitig vollkommen selbstständig im Hintergrund.  

Nach diesen Schritten erhält die Bestellung im d.3ecm den Status ‘neu’. Nun kann die Sachbearbeitung die Bestellung als HTML-Seite öffnen, in welcher der Auftrag bearbeitet werden kann. Nach der sachgemäßen Prüfung wird der Status in d.3ecm aktualisiert. Dieser Schritt veranlasst das ECM System dazu, selbstständig einen Kundenauftrag im Infor COM System ERP anzulegen. Ist der Auftrag erstmal im ERP System angelegt, kann die nächste Bearbeitung der Bestellung direkt dort vorgenommen werden. Die Belege, die durch die nächsten Arbeitsschritte in Infor COM ERP entstehen, werden digital erfasst und vervollständigen die Auftragsakte im d.3ecm.   

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